Todos los que trabajan en un proyecto tienen un papel que desempeñar, y esto incluye al gerente del proyecto. Si bien es cierto que todos los empleados son esenciales hasta cierto punto, el gerente de proyectos suele ser el más esencial.
Si usted es un gerente de proyectos, su trabajo es liderar y guiar al equipo a lo largo de la tarea. Debe poder asistir en la coordinación de todo, y esto significa trabajar en estrecha colaboración con los miembros del equipo involucrados.
Debido a que los empleados suelen estar en la primera línea de batalla, tendrán mucha información y conocimientos sobre el proyecto y cómo se debe realizar. Con esto en mente, usted debe hacer ciertas preguntas a su equipo para ayudarlos a comprender completamente el alcance del trabajo. A continuación, se muestran algunos ejemplos de preguntas que puede hacer el gerente del proyecto.
1. ¿Tienen alguna sugerencia?
Es probable que algunos de sus empleados hayan tenido experiencia previa trabajando en proyectos similares. Es una buena idea pedirle al equipo que comparta cualquier sugerencia que pueda tener sobre cómo asegurarse de que el proyecto sea exitoso.
Involucre a todo el equipo para que los diferentes empleados puedan compartir sus ideas entre sí y con usted. Utilice una plataforma de videoconferencia si es necesario para involucrar a la mayor cantidad de personas posible. Los miembros del equipo menos experimentados también deben ser incluidos, incluso si no tienen ninguna sugerencia que ofrecer. Esto les ayudará a comprender mejor los procesos y a comprender mejor su función en el proyecto.
2. ¿Qué necesitan de mí?
El gerente de proyectos suele ser la única persona del equipo que puede gestionar hacia arriba y obtener permisos y recursos de las personas a cargo. ¿Se necesitan videoconferencias? ¿Ayudaría la señalización digital con la gestión de proyectos? ¿Se necesita transporte? ¿Hay suficiente gente trabajando en el proyecto? Estos y otros son asuntos que usted debe conocer para que su equipo tenga lo que necesita y se puedan eliminar las barreras.
Si su equipo no tiene todo lo que necesita, la productividad puede verse afectada negativamente y los proyectos pueden incluso paralizarse por completo.
3. ¿Cuánto tiempo tomarán las tareas?
Todo proyecto tiene fechas límite y, a menudo, cumplirlas es imperativo. Además de la fecha límite general de finalización, también es necesario que haya fechas límite para las distintas etapas del proyecto. En muchos casos, algunas tareas dependerán de la finalización de otras, y puede que la demora en uno de los procesos haga que todo lo demás se paralice.
También es bueno preguntar si las fechas límite fijadas son realistas. De lo contrario, podría terminar sometiendo a sus empleados a una gran cantidad de estrés sin tener la culpa de ello. Si los plazos no son realistas, tal vez deba considerar reasignar personal de una tarea a otra o incluso contratar personal nuevo.
No olvide utilizar un software de gestión de proyectos para ayudarlo a planificar y organizar con elementos visuales, como diagramas de Gantt, ya que estos ayudan a comprender mejor los períodos de tiempo.
4. ¿Quién es responsable de qué tareas?
Como gerente del proyectos, debe determinar en qué trabaja cada uno. Esto es importante para asegurarse de que haya alguien trabajando en cada tarea y que las personas correctas están trabajando en las tareas que mejor se adecúan a sus habilidades.
Saber quién es responsable de cada tarea también facilita la rendición de cuentas. No se trata de buscar a quién culpar si algo sale mal, sino de saber a quién abordar cuando ocurre algún problema, para averiguar qué salió mal y cómo solucionarlo, así como para comprender los procesos a fondo y garantizar que se desarrollen de la mejor manera posible.
5. ¿Quiénes son los líderes del equipo?
Un gerente de proyectos no puede estar en todas partes, por lo que el resto del equipo deberá pasar mucho tiempo trabajando sin usted. Sin embargo, es probable que haya líderes dentro del equipo que puedan ayudar a que todo vaya sobre ruedas.
Idealmente, un líder debería ser alguien que tenga experiencia en proyectos similares porque es más probable que sepa qué hacer si algo sale mal. Cuando haya identificado a los líderes, puede delegarles responsabilidades para que usted pueda concentrarse en otras tareas. Asegúrese de consultar con ellos con regularidad para asegurarse de que todo esté funcionando como debería.
6. ¿Qué podría salir mal?
A veces, las cosas salen mal, incluso para los equipos mejor preparados. En muchos casos dependerá de influencias externas sobre las que el equipo no tiene control. En otros casos, dependerá de problemas internos que fueron fáciles de evitar.
Como tropas de primera línea de batalla, algunos de sus empleados habrán visto cómo las cosas a veces pueden salir mal. Aproveche al máximo su conocimiento y experiencia para intentar implementar planes de contingencia en caso de que las cosas no salgan según lo planeado. Esto le ayudará a mantener todo encaminado en la dirección correcta.
Conclusión
Como gerente de proyectos, si no le hace preguntas a su equipo, podría estar perdiendo uno de los recursos más valiosos que tiene: la experiencia. Aunque es probable que un gerente de proyecto tenga experiencia, puede aprender mucho de otras personas a su alrededor. Aprovechar esta experiencia y conocimiento puede ayudar a garantizar que cualquier proyecto que gestione se ejecute de la mejor manera posible.
