Los visitantes frecuentes de este blog deben haber visto términos como Prince2, Scrum, Agile…circulando por allí muy despreocupadamente. Estos son solo algunos de los métodos de gestión de proyectos o procedimientos establecidos para la ejecución exitosa de un proyecto.
Puede que algunos de ustedes estén bien familiarizados con estas metodologías de gestión de proyectos. Pero puede que otros todavía intenten navegar el complejo pero emocionante mundo de la gestión de proyectos, por lo que estas terminologías le pueden sonar un tanto extranjeras. A no preocuparse, porque el propósito de este post es sumergirlo totalmente en las metodologías de la gestión de proyectos en las que los gerentes de proyectos se han apoyado tanto por décadas. Para aquel gerente experimentado, he aquí otra oportunidad para recordar algunas de las mejores técnicas y metodologías que han dado a luz algunos de los mejores productos del mundo.
¿Por qué hablamos de métodos de gestión de proyectos?
La respuesta es, ¿por qué no? ¿No le pasó en algún momento haber colocado una orden para algún equipo o herramienta con muchas partes desconectadas que no pueden ser ensambladas sin la ayuda de un manual de instrucciones? Lo mismo sucede en la gestión de proyectos. Existen muchas tareas interconectadas e independientes, ergo la necesidad de un conjunto de instrucciones generalmente aceptadas que sirvan como guía para gestionar las actividades de un proyecto.
12 metodologías comunes en la gestión de proyectos
1. Agile
El proceso de gestión de proyectos Agile es un método de gestión de valor concentrado que permite procesar los proyectos en pequeñas fases o ciclos. La metodología es extremadamente flexible. Aquellos proyectos que se benefician de este proceso son los que exhiben características dinámicas, los gerentes de proyectos que trabajan en este entorno tratan los hitos como “sprints”, siendo la meta adaptarse continuamente a los cambios abruptos de las reacciones de los clientes. Agile está mejor adaptado para proyectos de software pequeños compuesto de un equipo altamente colaborativo o un proyecto que requiere de una iteración frecuente.
2.Waterfall
Por otra parte, la metodología Waterfall es un enfoque tradicional a la gestión de proyectos y más comúnmente utilizada en los sectores de manufacturación o construcción. Muchos expertos creen que éste fue el primer modelo en ser adoptado en la ingeniería del software. El modelo toma un enfoque lineal hacia la gestión desglosando el proyecto en secuencias con el inicio de una fase dependiendo de la finalización de la anterior.
Este método primeramente consiste de 5 etapas:
Ingeniería de ideas – Diseño de sistema – Implementación – Prueba & Validación – Mantenimiento
3. Scrum
El método Waterfall tradicional revela un proceso más largo donde la planificación en si pudiera tomar un par de meses antes de seguir con la siguiente etapa, el diseño. La fase de diseño pudiera también tomar unos meses; esto pudiera conducir al lanzamiento de un producto quizá calificado como obsoleto en el mercado actual.
No obstante, con Scrum, la planificación es la suficiente para iniciar el proyecto ya que se basa en la estructura Agile de la que hablamos anteriormente. Es un manera excelente de prevenir retrasos en el lanzamiento del producto debido a que el proceso entero se concentra en la colaboración del equipo. El Scrum master facilita las sesiones scrum (sprints) que ocurren dentro de un marco de tiempo de entre 1 y 3 semanas. El resultado es un proceso iterativo que le ahorra a la empresa mucho tiempo y dinero de manera significativa.
4. PRINCE2
PRINCE2 es un acrónimo para Proyectos en Ambientes Controlados (Projects in Controlled Environments, por su sigla en inglés). Se originó en el Reino Unido y ha llegado a ser aceptado allí como la mejor práctica para la gestión de proyectos gracias a su naturaleza flexible. Con Prince2 las entradas están claramente definidas y hay una justificación de negocio para cada proyecto.
Este método de gestión también se caracteriza por productos que se entregan a tiempo y bien dentro de la estimación de costos. Los roles se predeterminan antes del inicio del proyecto y cada miembro sabe bien cuáles son sus responsabilidades para lograr una ejecución exitosa del proyecto.
5. PERT
PERT significa Técnica de Evaluación y Revisión de Proyecto (Project Evaluation Review Technique, por sus siglas en inglés). En un artículo anterior, dijimos que a menudo es combinado con el Método de la ruta crítica. Este método de gestión de proyectos es el favorito de muchas empresas de manufactura ya que tiene en cuenta el tiempo que toma completar una tarea. El tiempo es un factor importante en la gestión del proyecto ya que determina el presupuesto del mismo.
6. Adaptive Project Framework
Robert K. Wysocki es una autoridad en el Adaptive Project Management Framework y en su libro Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty, él habla sobre el descubrimiento de nuevas aplicaciones para las que el enfoque lineal tradicional no es adecuado. Yendo más allá, identifica “…la dificultad de especificar requisitos completos al comienzo del proyecto” como la razón principal de por qué los proyectos de hoy en día no satisfacen los requisitos del Enfoque de gestión de proyectos tradicional.
La solución a este dilema recae en el marco de proyecto flexible (Adaptive Project Framework); un proceso que fue creado por la necesidad de adaptación a las continuas fases cambiantes de un proyecto.
7. Extreme Programming (XP)
Esta metodología que también tiene sus raíces en la estructura agile fue desarrollada en los años 90 por Kent Black. Es un método de ciclo de vida corta que tiene como principal objetivo la mejora de la calidad de producto y la satisfacción del cliente. Sus características y principios suponen un equipo de gestión que aspira a la excelencia en el proceso de desarrollo. En su libro Extreme Programming Explained, Kent explica que la metodología se está volviendo algo prominente porque “…XP está particularmente bien equipado para ayudar al equipo de desarrollo de software pequeño a tener éxito.”
8. Kanban
El proceso de gestión de proyectos Kanban elimina los sprints y los hitos atribuidos a los métodos de gestión Scrum y tradicionales respectivamente. Lo que sí encontramos es un enfoque más visual de la gestión del tiempo, la dimensión del proyecto y el presupuesto; estos 3 factores determinan el éxito de todo proyecto.
Kanban, un método de planificación de proyectos que fue desarrollado por la corporación japonesa Toyota en la década de 1940. La idea detrás de Kanban es una entrega continua, especialmente al combinarse con la metodología Scrum. Utiliza un sistema de pistas visuales que le hacen saber al equipo de proyecto lo que se espera de las tareas dentro del proyecto en relación a cantidad y calidad, así como también cuándo se espera que se realicen las tareas.
¿Cómo escoger el método adecuado de gestión de proyectos?
Los métodos de gestión de proyectos descritos anteriormente de ninguna son exhaustivos. Existen muchas ramificaciones e híbridos de estos métodos que han producido resultados fantásticos. No obstante, el problema radica en la identificación de un enfoque adecuado para la gestión de sus proyectos porque estos enfoques solo sirven como puntos de partida, y el enfoque utilizado puede hacer la diferencia entre el fracaso o el éxito del proyecto. Por ello, aquí presentamos algunos puntos que pueden servir de guía:
- Averigüe entre los miembros del equipo qué es lo que funcionó en el pasado. Esto ayudará a reducir las elecciones.
- De manera clara, defina las necesidades o expectativas de sus clientes. Tenga en cuenta el hecho de que los requisitos pueden ser fijos o dinámicos.
- Trace metas de organización, teniendo en mente los costos del proyecto también.
- Considere la estructura del equipo. ¿Son virtuales o físicas? ¿Se externaliza algo del trabajo?
- Por último, usted no necesita decidir en un enfoque de tipo genérico. Tenga en cuenta que es perfectamente aceptable escoger varios elementos positivos de todas las metodologías individuales para crear un proceso que pudiera funcionar de manera extraordinaria para su equipo.
