Un proyecto exitoso requiere una buena organización, así como también una división eficiente de las tareas del equipo. Definir los roles de cada participante de forma clara y precisa es fundamental para garantizar la finalización del proyecto dentro de los plazos establecidos. Es con esto en mente que la matriz RACI le asegurará el éxito en la gestión de sus proyectos.
Utilizar una matriz RACI brinda a todos los miembros de un equipo una descripción general de las tareas en cuestión. Es una herramienta esencial para tener éxito en su rol como gerente de proyectos. Esta matriz proporciona una descripción general de quiénes están trabajando en el proyecto y de cómo participan en la tarea.
¿Qué es una matriz RACI?
RACI es una sigla que significa Responsable, Aprobador, Consultor e Informado (del inglés Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Es una herramienta de comunicación que optimiza la gestión de proyectos. Para facilitar la ejecución de un proyecto, esta es la herramienta ideal para saber quién hace qué. Por ello, en esta tabla las tareas están claramente asignadas a los miembros de un equipo.
La letra R designa a la persona que realiza la tarea, es decir, el responsable de que esta se lleve a cabo.
La letra A designa quién será el encargado de aprobar el trabajo realizado. Esta es la persona a la que se le asignará la responsabilidad del éxito o el fracaso de una tarea, ya que será el responsable de garantizar su finalización.
La C designa a la persona a la que se debe consultar —en caso de ser necesario—, ya sea para pedir consejo o ayuda con una tarea. Aunque no siempre se llama a esta persona, es igualmente importante identificar al consultor para evitar perder tiempo en caso de que se presente alguna dificultad.
Por último, la I representa el final de la tarea y designa a la persona que no intervendrá en ella, pero que aun así debe ser informada del progreso del proyecto. Esta persona suele ser el gerente del proyecto o la persona responsable de la próxima tarea.
Con la matriz RACI también es posible identificar quién será el responsable de las operaciones de apoyo (S). De ahí viene la matriz alternativa de la que tal vez haya oído hablar: RASCI.
Para cada paso, se deben identificar a las personas responsables. Puede parecer una tarea abrumadora, pero este primer paso en la comprensión de sus proyectos le ahorrará un tiempo valioso. Una vez que su equipo esté familiarizado con esta nueva herramienta, el desempeño como equipo mejorará. A continuación, se presentan cinco errores que se pueden evitar gracias a la matriz RACI.
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Largas cadenas de correo electrónico con colaboradores y clientes:
Cuando varios miembros están involucrados en un proyecto, la buena comunicación es fundamental para garantizar una buena continuidad de las operaciones. Las cadenas de correo electrónico no son efectivas cuando se trata de llegar a varias personas. Con la matriz RACI, puede saber en tiempo real lo que se ha completado y no quedan correos electrónicos olvidados.
Evite largos intercambios de correos electrónicos y utilice una herramienta precisa.
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Plazos de entrega:
Es fácil perderse en los diferentes pasos de un proyecto cuando las tareas se dividen entre varios empleados. Un simple revés o contratiempo por parte de un miembro del equipo podría afectar los demás pasos de su proyecto. Por ello, si utiliza la matriz RACI, la comunicación estará asegurada y las tareas se podrán ajustar de acuerdo con las dificultades que vayan surgiendo en tiempo real.
Es importante distribuir las tareas entre los empleados para garantizar que los plazos sean alcanzables, y hacer esto debe ser una prioridad.
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Duplicado de tareas:
Cuando una hoja de tareas no está claramente establecida, es normal encontrar comunicaciones. Pero recuerde que el tiempo que tiene para completar un proyecto es muy valioso. Por lo tanto, debe evitar a toda costa la duplicación de tareas y asignaciones. La distribución clara y concisa es esencial para el éxito de la gestión de su proyecto; por ello, todo el equipo debe tener acceso a la tabla RACI.
Utilice una matriz RACI para no desperdiciar horas de trabajo. Asiente el trabajo por adelantado y asegúrese de que la división de este sea clara.
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El olvido de ciertas tareas:
Si bien es posible realizar tareas duplicadas, también es posible olvidarse de algunas. De hecho, algunos proyectos son complejos y tardan mucho tiempo en completarse. Por ello, es importante identificar las tareas por realizar y planificar de forma clara y realista, aunque también es posible que uno se olvide de ciertas tareas mientras se realiza un proyecto.
Para no olvidarse de nada, desde el comienzo de su proyecto, debe enumerar todas las tareas por realizar e identificar claramente quién es responsable de llevarlas a cabo.
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Malentendidos dentro del equipo:
El desarrollo de una matriz RACI deberá realizarse en conjunto con su equipo, lo que permitirá la asignación de roles y responsabilidades para todos. La división del trabajo se hará entonces de manera clara y transparente. Los pasos estarán bien definidos y todos sabrán cuál es su papel en la realización del trabajo.
Todas las tareas y roles son importantes. Todos los miembros de su equipo deben saber qué hacer para completar el proyecto.
Utilice la matriz RACI, sin importar el tamaño de su equipo.
Mucha gente piensa que la matriz RACI solo funciona en equipos grandes. Pero recuerde que la gestión de proyectos se realiza incluso dentro de equipos de menos de cinco personas. En efecto, si bien es conveniente tener acceso a una herramienta como esta en un equipo grande, los equipos pequeños también pueden beneficiarse del uso de una matriz RACI.
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