Identificar los factores del éxito de gestión puede ser un tanto difícil con tantas tareas realizándose de manera simultánea durante el ciclo de vida de un proyecto. Obviamente, ciertas tareas de seguro influenciarán a otras para que den fruto, pero otras también serán necesarias para la ejecución general del proyecto. Debido a esto, hacer que los miembros del equipo se enfoquen en las áreas de resultados clave (KRA, sigla en inglés) de un proyecto puede a veces ser abrumador. Las KRA se pueden también definir como los factores críticos del éxito en la gestión de proyectos.
Para arrojar más luz sobre este asunto, examinamos a continuación dos conceptos más de cerca: los criterios del éxito y luego los factores críticos del éxito.
Criterios del éxito y factores críticos del éxito en la gestión de proyectos
Los factores del éxito son componentes del proyecto que necesitan colocarse en su lugar para asegurar la realización del proyecto. Dicho llanamente, éstos crean en primer lugar un ambiente propicio para que el proyecto exista. En este caso, hablamos de las métricas para medir el éxito del proyecto al final de su ciclo de vida.
En 1979, John F. Rockart definió los factores críticos de éxito como “áreas clave en las que los resultados satisfactorios aseguran el desempeño competitivo exitoso para la empresa.” También definió los CSF (factores críticos del éxito, por su sigla en inglés) como “…las áreas clave donde las cosas van bien para que el negocio prospere.”
Habiendo desglosado estos términos, vayamos a…
Las principales razones por las que fracasa un proyecto
Para identificar claramente los factores del éxito en la gestión de proyectos, debemos comenzar identificando las 5 razones principales por las que fracasa un proyecto.
- El proyecto fracasa cuando no hay apoyo o compromiso desde la gestión de nivel más alto, quien se supone que brinda las funciones de supervisión al equipo de trabajo.
- El proyecto también fracasa cuando se ignoran la identificación de riesgo y la gestión de riesgo. En un artículo anterior sobre la evaluación de la gestión de riesgo en un proyecto, se identificó la necesidad de una evaluación apropiada de riesgo como un pre requisito para reducir las probabilidades de que ocurra un incidente negativo y para ayudar a minimizar la escala en la que ocurre. La incertidumbre marca cada fase de la gestión de proyectos pero un buen plan de gestión de riesgo puede ayudar a amortiguar los efectos de un resultado negativo.
- La ausencia de un plan de trabajo y un ambiente de proyecto pobremente definido. El ambiente es la descripción técnica del trabajo a llevarse a cabo, abarcando los temas principales como el desarrollo, el control de calidad, y el mantenimiento. No crear un ambiente definido de manera adecuada pudiera conducir a discrepancias en los resultados del proyecto.
- La ausencia de compromiso y participación por parte de los miembros del equipo; la necesidad de una atmosfera colaborativa en la gestión del proyecto. Una gestión colaborativa enfatiza la planificación sistemática, la coordinación, y la supervisión de proyectos complejos con una visión que promueve la sinergia y la colaboración entre los miembros del equipo. Donde no hay participación en las tareas, se puede decir que el gerente de proyectos practica un estilo de gestión “directivo” en vez de ser un facilitador.
- Horarios imprácticos y presupuestos no factibles. A veces los gerentes de proyectos se ven forzados a trabajar con presupuestos y plazos irrealistas, quizá como resultado de no considerar los informes financieros de proyectos similares realizados en el pasado.
Principales factores del éxito en la gestión de proyectos
En esta segunda parte de definición de los CSF, Rockhart también propuso que se le de “atención constante y cuidadosa desde la gestión” a las áreas de actividad identificadas como cruciales para el éxito del proyecto. Generalmente es mejor si un equipo de proyecto identifica no más de cinco (5) áreas clave para asegurar la máxima atención posible. Estos factores críticos normalmente varían de proyecto a proyecto. Por ejemplo, un factor crítico para el desarrollo software de computadora pudiera ser un personal capacitado, mientras que para un proyecto que tiene un alto número de miembros dispersados geográficamente un factor crítico pudiera ser la comunicación y el uso de herramientas colaborativas.
8 factores críticos del éxito en la gestión de proyectos
- Un gerente de proyectos debe esforzarse por provocar el espíritu de compromiso entre los miembros del equipo, clientes y asociados. El apoyo ejecutivo en un proyecto es clave por que aquellos en la gestión de nivel más alto son los que deciden las estrategias de organización y de proyecto, así como también son los que realizan las funciones de meta establecidas dentro de la organización.
- Un gerente de proyectos debe asegurarse de que las metas y los plazos del proyecto sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y sujetos a un plazo (SMART, sigla en inglés).
- Debe existir un proceso acordado para una identificación rápida y resolución de conflictos.
- Se debe establecer un buen liderazgo de proyecto
- Se deben aplicar las mejores prácticas en cada fase del proyecto
- Se deben establecer políticas adecuadas de gestión de riesgo desde el principio.
- Tener una Planificación apropiada del proyecto. No planear es planear para el fracaso. La planificación es lo que nos mantiene organizados, por lo tanto un buen plan de proyecto es el primer paso para una ejecución exitosa de éste. Aprenda más sobre la correcta planificación de proyecto haciendo clic aquí.
- La comunicación. Esto juega un papel importante en cada proyecto. Un gerente de proyectos eficiente debe ser un comunicador eficiente. La comunicación es la única manera de asignar tareas y supervisarlas. Gracias a la comunicación se escalan los problemas de proyecto y es el medio por el cual se transmiten las metas, el desempeño y el feedback.
¿Cuáles son los pasos para identificar los factores críticos del éxito?
- Reunirse para acordar las metas del proyecto. Debe haber un consenso entre las partes interesadas, los clientes y el equipo de proyecto.
- El siguiente paso es realizar un contra interrogatorio de sus metas individuales del proyecto; el propósito de esto es permitirle identificar qué metas son realmente cruciales para el proyecto y cuáles cumplen un rol de “apoyo”.
- Podar la lista de las metas nominadas hasta alcanzar las cinco más críticas.
- Decidir qué métricas usar para medir el progreso de las metas críticas y cómo serían supervisadas.
- Asegurarse de comunicar esto a todos los miembros e interesados del proyecto para garantizar que todos están en sintonía y saben qué tareas tienen prioridad.
- Finalmente, se apuntan y documentan los factores críticos del éxito para cada proyecto para que sirvan como referencia en proyectos similares subsecuentes. Esto ayudará al gerente de proyectos posterior a identificar fácilmente los CFS en proyectos en ese momento.
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