Las funciones del gerente de proyectos son diversas, pero su éxito se basa en una habilidad clave: la comunicación eficaz. Es el elemento vital de todos los equipos de gestión de proyectos y sustenta todas las aptitudes que se necesitan para entregar proyectos exitosos.
Para que la comunicación sea eficaz, debe ser clara, transparente y diversa.
¿Por qué la comunicación es tan crucial para la gestión de proyectos?
La comunicación incide de gran manera en la gestión exitosa de proyectos. Si no hay comunicación, los equipos de gestión de proyectos pueden desmoronarse: tal vez se pierdan elementos en la traducción, se olviden de plazos y hasta pasen por alto aspectos importantes del proyecto.
Dado que el trabajo colaborativo es fundamental para la gestión de proyectos, la comunicación ineficaz puede provocar conflictos y una entrega fallida. La finalización del proyecto puede terminar pareciendo mucho peor que su concepción si no se tiene cuidado.
De hecho, un informe del PMI (Project Management Institute) en 2013 reveló que, por cada USD 1.000.000.000 que se gastan en proyectos, se ponen en riesgo hasta USD 135.000.000, y el 56 % de ese riesgo se debe a una comunicación ineficaz.
Esto se puede evitar con una comunicación más clara. Para sacarle partido a los beneficios de la comunicación, debe ser consciente de cómo se transmite la información y de qué canales se utilizan para ello. Al enfocarse en la comunicación como un punto clave para la gestión de proyectos, comenzará a ver lo útil que es para coordinar y delegar tareas a los grupos adecuados.
El primer paso para comunicarse más claramente es entender los diferentes tipos de comunicación que existen en el ámbito empresarial:
La comunicación ascendente y descendente
La principal diferencia entre la comunicación ascendente y descendente radica en la jerarquía. Mientras que la comunicación ascendente fluye desde los empleados hacia la gerencia de nivel superior, la comunicación descendente fluye desde la gerencia de nivel superior hacia el personal.
Cada caso tendrá un estilo de comunicación diferente, pero lo importante es el papel que esta juega en la gestión de proyectos. Los gerentes de proyectos no deben pensar que compartir su visión es suficiente; también deben tener habilidades de liderazgo impulsadas por ciertos valores. Ser capaz de escuchar y aceptar comentarios (comunicación ascendente) es tan importante para el éxito de un proyecto como delegar tareas (comunicación descendente).
La comunicación interna y externa
La comunicación interna se centra en el flujo de información entre las personas que trabajan actualmente en un proyecto. Esto puede aplicarse tanto a las actualizaciones que comparten miembros del equipo a través de una herramienta de software colaborativa como a las tareas que delega el gerente de proyectos.
Por el contrario, la comunicación externa se centra en el flujo de información entre quienes trabajan en el proyecto y las partes interesadas que no están directamente involucradas en su ejecución.
Ambas formas de comunicación son parte integral del proceso de gestión de proyectos, desde su concepción hasta su entrega. Los gerentes deben fomentar un entorno de colaboración para que los miembros del proyecto compartan información (comunicación interna), pero la comunicación externa es igualmente importante.
Los grupos de interés se definen como aquellos interesados en el negocio, particularmente, en el proyecto que se está llevando a cabo. Estas personas interesadas pueden ser desde miembros de la junta ejecutiva, la prensa o hasta incluso el público (los clientes). Sin una comunicación eficaz con ellas, los equipos sufrirán, ya que no tendrán acceso a la información que hace que su proyecto sea atractivo para los agentes externos.
Esta información puede variar desde comentarios de clientes internos y externos sobre un proyecto en curso hasta las ideas presentadas ante la junta ejecutiva. Utilizar la comunicación externa también puede ayudar a las empresas a crecer en otras áreas y mejorar la experiencia del cliente (CX) con los comentarios del público.
Anime a las partes interesadas externas (sus clientes) a compartir comentarios tanto sobre el éxito de su comunicación como la entrega del proyecto mediante el software de centro de llamadas en la nube o cualquier foro que permita compartir comentarios.
¿Cómo utilizar y mejorar la comunicación en todos los ámbitos para garantizar una entrega exitosa del proyecto?
Como gerente de proyectos, hay muchas cosas que puede hacer para mejorar la comunicación y garantizar el éxito:
Establezca una estrategia de comunicación
Antes de siquiera comenzar con el proyecto, establezca una estrategia de comunicación clara para los miembros de su equipo. El propósito es describir cómo se generará la información y en qué áreas. Piense si ciertas comunicaciones serán ascendentes y descendentes o externas e internas, y adapte su estrategia en función de ello.
Piense en qué información se transmitirá a los miembros del equipo en cada paso del camino y asegúrese de que todos estén informados.
Algunas preguntas importantes para considerar son:
– ¿Cuáles son los objetivos del proyecto?
– ¿Quiénes son los participantes clave?
– ¿Qué miembros del equipo se centran en qué aspecto del proyecto?
– ¿Cuáles son los plazos?
– ¿Cuáles son los posibles riesgos y cómo se pueden atenuar?
Una vez que haya respondido a estas preguntas y establecido su estrategia de comunicación, puede comenzar el proceso de delegación por etapas. Deje en claro quién trabajará en qué y las expectativas que deben cumplirse.
Utilice una variedad de canales y herramientas
A medida que el trabajo remoto se convierte en la norma, la digitalización del lugar de trabajo se vuelve aún más importante que antes para las comunicaciones. Ya no es suficiente contar con solo una forma de comunicación o de tecnología para transmitir un mensaje. Como gerente de proyectos, debe ser consciente de cuál es su público (las partes interesadas, los miembros del equipo, la junta ejecutiva) y de qué canales y formas de comunicación se adecúan mejor a este.
Piense en todos los canales disponibles (reuniones en persona y comunicación remota, no verbal y escrita) y compárelos. Aunque uno de estos canales no necesariamente sea mejor que el otro, algunos serán más efectivos para transmitir información dependiendo de con quién se esté comunicando.
Al adaptar su enfoque de comunicación y utilizar una variedad de canales, le será más fácil transmitir el mensaje con claridad. Considere usar una variedad de herramientas: aplicaciones de mensajería de texto, software de trabajo colaborativo y ACD (distribuidor automático de llamadas) en combinación con comunicaciones escritas y reuniones en persona.
Sea empático y comprenda a su equipo
Ser gerente de proyectos no solo implica delegar tareas, sino también comprender y conocer bien a los miembros de su equipo. Sea consciente de las barreras culturales o idiomáticas y adapte sus comunicaciones en consecuencia.
Considere la importancia de la comunicación ascendente y esté preparado para recibir comentarios y escuchar a su equipo. Esto ayudará a fomentar un entorno colaborativo saludable de respeto y transparencia.
En la gestión de proyectos, escuchar atentamente es tan importante como la comunicación y hacerlo contribuirá en gran medida a ganarse el respeto de su equipo. Fomente la crítica constructiva y considere la posibilidad de establecer una herramienta de software colaborativa donde todos puedan expresar sus comentarios sobre el proyecto en curso.
De esta manera, no solo mejorará la entrega de su proyecto, sino también su rol como gerente de proyectos. Incluya los comentarios que ha recibido sobre los proyectos y sus habilidades de comunicación en su PDP (plan de desarrollo profesional).
Cuanto más se desarrolle y crezca como gerente de proyectos, más posibilidades de crecimiento habrá en sus proyectos.
Proporcione actualizaciones periódicas
Asegúrese de que las fuentes internas y externas estén al tanto sobre el progreso del proyecto. El uso de una herramienta de software colaborativo puede ayudar a compartir documentos y comentarios o cambios continuos que deban realizarse.
Mantener a todos informados lo ayudará a ser flexible si se necesitan cambios y a generar confianza dentro de su equipo. Al informar y proporcionar actualizaciones, es fundamental que tenga en cuenta a su público.
¿Está actualizando a un grupo de partes interesadas sobre el progreso del proyecto o a los miembros de su equipo? Ciertos grupos pueden responder mejor a diferentes formas de comunicación (las partes interesadas pueden preferir gráficos y diagramas, mientras que su equipo puede preferir una reunión del método Scrum).
Enviar actualizaciones semanales sobre el avance del proyecto ayudará a mantener a todos informados y a trabajar hacia un objetivo común, lo que potenciará su WFO («optimización de la fuerza de trabajo», por sus siglas en inglés).
Analice y controle su estrategia de comunicación
Una vez que ha comenzado a poner a prueba su estrategia de comunicación, asegúrese de controlarla regularmente. Los proyectos cambian, al igual que las necesidades y el enfoque de su equipo; su estrategia de comunicación debe reflejar estos cambios.
Solicite comentarios para mejorar su estrategia de comunicación y asegúrese de que satisfaga las necesidades de todos los miembros de su equipo (tanto internos como externos). Si lo hace con suficiente antelación, es posible que descubra áreas de riesgo a las que debe prestar atención. Al enfocarse en estas desde el principio, podrá mitigar el riesgo y así evitar conflictos en el futuro.
Comuníquese una vez finalizado el proyecto
No es suficiente comunicarse antes y durante un proyecto; también debe comunicarse con su equipo una vez entregado el producto. Celebrar juntos los éxitos y los fracasos es una parte importante para ganarse el respeto de su equipo y para señalar áreas futuras en las que trabajar.
Siempre hay margen de mejora y crecimiento. Por ello, dedicar tiempo a repasar estas áreas una vez finalizado el proyecto lo preparará para el futuro. Además, es importante hablar de lo que salió bien, así como también otorgar reconocimiento a todos los que trabajaron en el proyecto.
El objetivo es fomentar un espacio de colaboración saludable en la gestión de proyectos donde las ideas se escuchen y los miembros de su equipo se sientan valorados.
La importancia de la comunicación en la gestión de proyectos no debe pasarse por alto. La comunicación eficaz es fundamental para tanto el desarrollo exitoso de un proyecto como para su ejecución. La gestión de proyectos es un esfuerzo colaborativo, lo que significa que la comunicación clara y eficaz es esencial en cada etapa.
Al centrarse en la forma en que se brinda y recibe la comunicación, los equipos de gestión de proyectos verán que sus proyectos se ejecutan sin problemas y de manera más eficiente.
