Durante un día normal en el trabajo (o trabajando desde casa), usted tiene llamadas y correos electrónicos que responder y reuniones en persona o virtuales a las que asistir. Mientras realiza todo esto, puede que se le acumulen tareas «menos» importantes. Y decidir qué es lo que merece su atención puede rápidamente volverse abrumador. Al implementar estrategias de priorización, seguramente podrá cambiar el curso de su jornada laboral y aprovechar al máximo su tiempo en la oficina. Hoy aprenderá sobre dos métodos que lo ayudarán a administrar la priorización de tareas.
En primer lugar, tenga en cuenta que las tareas a menudo se priorizan de acuerdo con las necesidades de los demás o la inmediatez de los plazos.
Según el diccionario, priorizar significa organizar las cosas para que lo más importante se haga o se trate primero. A veces, esto implica clasificar las tareas de acuerdo con diferentes factores que incluyen, entre otros, cuán crítica es la tarea, si es urgente o no y cuánto tiempo lleva completar cada una.
Por ello, en este artículo aprenderá a categorizar las tareas y de qué se trata el método MoScoW.
¿Qué significa priorizar?
Dar prioridad a las tareas de manera efectiva de acuerdo con los objetivos futuros lo ayudará a garantizar que cada tarea en la que trabaje tenga valor y evitará que las tareas sin importancia abarroten su lista de tareas pendientes. Tenga siempre presente el progreso de su proyecto.
Al tratar de priorizar cada tarea, puede hacerse estas dos preguntas orientadas a los objetivos: ¿Qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final? ¿Qué puedo hacer para mejorar el progreso hacia mis metas?
El objetivo principal al priorizar es asegurarse de estar trabajando en lo que realmente importa y no perder tiempo y tal vez dinero con tareas de menor importancia que pueden posponerse sin dificultad.
Ejemplo: Su tarea es desarrollar una nueva aplicación de gestión de cuentas para un banco y todos están de acuerdo en que el sistema de identificación de usuarios es muy importante para el producto final. Para ello, tendrá que colocar el desarrollo del acceso por identificación de usuario como prioridad, ya que esta tarea tendrá un efecto dominó en el resto del trabajo.
Establezca objetivos claros
Para establecer objetivos claros en sus proyectos, usted necesita poder asignar una descripción precisa a cada tarea. También debe asignar a las tareas un grado de complejidad y una lista de requisitos previos y dependencias. Cada tarea debe ser clara para saber en qué consiste exactamente y qué aportará al proyecto.
Además, se debe establecer un recorrido rectilíneo que sirva como guía para la realización general del proyecto. Es importante tener un objetivo general y poder definir claramente el objetivo de cada una de las tareas mencionadas.
Evalúe los recursos necesarios
Es necesario un perfecto conocimiento de los recursos destinados al proyecto, en términos de:
- Presupuesto
- Tiempo
- Recursos humanos
Cada tarea debe ser confirmada para saber qué recursos serán necesarios en sus proyectos. Al evaluar los recursos que se requieren, evitará sorpresas e imprevistos. Puede que los recursos necesarios cambien durante el proyecto en función de la complejidad de las tareas por realizar y su posible paralelización.
Recuerde siempre que el tiempo no es prorrogable, y si un logro se retrasa y otras tareas dependen de él, es posible que también se retrase todo el cronograma del proyecto.
1- Priorice las tareas mediante la categorización
Una forma de priorizar es categorizar las tareas definiendo un cierto número de criterios y asignándoles puntuaciones del 1 al 5, por ejemplo. Luego, se deben sumar los puntajes asignados a los distintos criterios para obtener una puntuación general para cada tarea y así categorizarlas según su prioridad.
A continuación, brindamos seis criterios que lo ayudarán a priorizar sus tareas mediante la categorización.
Criticidad
¿Es la tarea crítica para la finalización del proyecto, y qué pasará si no se realiza? Una tarea que tenga menos impacto en los resultados finales de sus proyectos tendrá un puntaje bajo, mientras que una tarea que afecta la finalización del proyecto en caso de no completarse en su totalidad recibirá un puntaje más alto.
Ejemplo: Utilizando el ejemplo de aplicación bancaria, podremos dar un puntaje de 1 a una tarea que consiste en alinear perfectamente el nuevo diseño con la plantilla proporcionada. Sin embargo, la tarea de registrar una transacción bancaria de forma segura recibirá una calificación de 5 porque es el núcleo de la nueva aplicación.
Realización inmediata
¿Se puede realizar la tarea de inmediato o necesita requisitos previos? Las tareas denominadas unitarias tienen pocas dependencias y, por lo tanto, reciben una puntuación más alta. Si una tarea requiere que se realicen varias acciones antes de que llegue a término, no se le dará prioridad y, por ende, recibirá un puntaje más bajo.
Resultados esperados
¿La realización de esta tarea permitirá que el proyecto avance realmente? ¿Es la tarea un requisito previo para otras tareas? Si se trata de una característica aislada, la tarea recibirá un puntaje más alto.
Ejemplo: La función de pantalla del usuario, aunque importante, no aportará mucho al proyecto y puede tener una puntuación de 1. Por otro lado, el módulo de acceso a la base de datos —que luego será utilizado por todos los desarrolladores— tendrá una puntuación de 5 porque su impacto es particularmente importante en el avance del proyecto.
Riesgo
El riesgo representa la posibilidad de que una determinada tarea tenga impactos negativos en el proyecto si se realiza de manera deficiente. Si la tarea toma mucho tiempo y requiere mucho dinero y recursos humanos para realizarse, el puntaje será más alto que el de una tarea que no cuesta nada.
Ejemplo: La realización de una pantalla de consulta de la cuenta tendrá una puntuación baja, ya que normalmente requiere pocos recursos. Por otro lado, el desarrollo de intercambios seguros entre varios sistemas requerirá más personas y tendrá mucho más impacto en el proyecto. Por tanto, esta tarea tendrá una puntuación más alta.
Impacto
El impacto permite determinar qué efectos tendrá la realización o no realización de una tarea para lograr el objetivo principal.
Ejemplo: En nuestro ejemplo del desarrollo de la aplicación, escribir la documentación del usuario, aunque es importante y obligatorio, no tendrá ningún impacto en el rendimiento de la aplicación y recibirá una puntuación baja. La pueden realizar personas ajenas al equipo de desarrollo una vez finalizada la aplicación o simultáneamente.
Conocimiento de la tarea
El último criterio de nuestra lista es el conocimiento de la tarea. Si el objetivo de la tarea es perfectamente claro y comprensible, la puntuación será más alta que en una tarea donde el objetivo necesita ser aclarado.
Cuando todas las tareas hayan recibido una puntuación para cada uno de los criterios, simplemente sume el puntaje de cada tarea para obtener una puntuación general. La priorización de las tareas se puede realizar en función de estos resultados. Las tareas con una puntuación alta deben realizarse con prioridad sobre aquellas con una puntuación más baja.
2- Priorice las acciones utilizando el método MoSCoW
El método MoSCoW es una técnica de priorización utilizada en la gestión, el análisis empresarial, la gestión de proyectos y el desarrollo de software para llegar a un entendimiento común con las partes interesadas sobre la importancia que dan a la entrega de cada requisito; también se lo conoce como priorización MoSCoW o análisis MoSCoW.
A diferencia de los métodos clásicos de priorización de tareas, el método MoScoW no es aplicado a todo el proyecto, sino a cada acción. Por lo tanto, la priorización de las acciones es redefinida en cada nueva iteración.
El término MoSCoW en sí es un acrónimo derivado de la primera letra de cada una de las cuatro categorías de priorización:
M (Must have – Debe tener): las tareas etiquetadas como Must have son críticas para el plazo de entrega actual y para que la entrega sea un éxito. Si no se incluye ni una tarea Must have, la entrega del proyecto deberá considerarse como un fracaso. El término MUST también puede considerarse un acrónimo que significa Subconjunto mínimo utilizable (Minimum Usable Subset, por sus siglas en inglés).
S (Should have – Debería tener): las tareas etiquetadas como Should have son importantes, pero no necesariamente para la entrega dentro del plazo. Si bien las tareas Should have pueden ser tan importantes como las Must have, a menudo no son tan urgentes. El éxito del proyecto no depende de las tareas categorizadas como Should have.
C (Could have – Podría tener): las tareas etiquetadas como Could have son deseables pero no necesarias y normalmente se incluirán si el tiempo y los recursos lo permiten.
W (Won’t have but would like – No tendré): Las tareas etiquetadas como Won’t have han sido acordadas por las partes interesadas como las menos críticas o no apropiadas en ese momento. Las tareas Won’t have se descartan o se consideran para su inclusión en un momento posterior.
Su equipo de proyecto debe apuntar a cumplir con la mayor cantidad posible de requisitos casi imprescindibles (Should have). Es bueno tener requisitos posibles y deseables ya que estos no afectan el éxito general del proyecto. Los requisitos posibles (Could have) son los primeros en descartarse si el cronograma del proyecto o el presupuesto se ven bajo presión.
En conclusión, la priorización de tareas es lo que permitirá determinar el mejor camino a seguir en un proyecto, su presupuesto y los recursos humanos implicados. Es imperativo distinguir entre lo importante y lo urgente, y de este modo priorizar lo realmente importante para tener un fuerte impacto en el avance del proyecto.
