La automatización implica básicamente utilizar máquinas para reducir la intervención humana en ciertas tareas. Un ejemplo simple podría ser el uso de una olla de cocción lenta para preparar una comida: se colocan los ingredientes, se elige el programa, pero la máquina hace el resto, e incluso lo hace sin la necesidad de que usted supervise todo el proceso.
¿Cómo se puede aplicar el principio a la productividad de su equipo?
Las ventajas de la automatización
Reducción de las tareas repetitivas
Imagínese que trabaja en una empresa pequeña que busca crecer mediante conseguir nuevos clientes. Gracias a un nuevo sitio web y a una campaña agresiva de marketing por las redes sociales, usted logra atraer a un buen número de clientes. Sin embargo, esta nueva clientela hace siempre las mismas preguntas, lo cual le quita tiempo que usted debe dedicar a otras tareas.
Principalmente, la automatización disminuye las tareas repetitivas. Con este fin, tener instalada en el sitio web un servicio de chatbot para responder a las preguntas frecuentes de sus clientes, le dará el tiempo suficiente para ocuparse de tareas más importantes.
Valorización de las tareas de alto valor agregado
Sin lugar a duda, en algún momento usted se hizo alguna de estas preguntas:
¿Por qué acepté ser gerente? ¿Por qué decidí convertirme en líder del equipo? Es muy probable que su objetivo haya sido asumir nuevos desafíos, desarrollar el potencial de sus compañeros de equipo o hasta quizá convertirse en un líder motivador, pero no repetir las mismas tareas todos los días de la semana.
Al permitir que la automatización reduzca las tareas repetitivas, usted tendrá más tiempo para concentrarse en lo que realmente es importante para su equipo. Por ejemplo, quizás usted sea parte de un equipo de desarrolladores, y un cliente plantee un problema que su chatbot no puede solucionar; en ese caso, su equipo puede brindar una respuesta personalizada. El cliente apreciará la atención, lo que a su vez tendrá un impacto positivo en la reputación de su empresa.
Disminución del error humano
Algunos errores causan más problemas que otros. Si usted es el responsable de realizar tareas administrativas repetitivas, como la facturación para sus clientes, puede que, muy de vez en cuando, se cuelen algunos errores en sus cálculos. La automatización ayuda a minimizar esos errores.
Otro ejemplo es el envío masivo de boletines informativos por correo electrónico. Este envío se puede modificar si ya se ha tomado el trabajo de armar un formulario de inscripción para sus clientes. Con simplemente pedir que sus clientes ingresen sus nombres de pila, se evitan equivocaciones con los nombres y también permite personalizar cada boletín al insertar el campo «nombre» en su mensaje.
Reducción de los niveles de estrés
El efecto acumulativo de las ventajas que tiene la automatización hará que en su equipo se evidencien menores niveles de estrés. Sus compañeros de equipo ya no tendrán que lidiar con tareas monótonas y tendrán menos miedo a equivocarse. Además, como habrá más tiempo para realizar las tareas de alto valor agregado, la productividad del equipo mejorará.
Ejemplos de automatización
Puede que su equipo ya esté cosechando los beneficios de la automatización y experimentando los efectos positivos de ella con la utilización de un programa informático. A continuación, se presentan algunos ejemplos que podrían aplicar a su situación.
Planificación de las publicaciones en las redes
La presencia de su empresa en las redes sociales es esencial, incluso si el fin es tan solo mantener una buena reputación entre sus clientes. Con la ayuda de un calendario editorial, puede crear contenido para darle vida a su comunidad en las redes sociales.
¿Sabía que también es posible automatizar sus publicaciones en las redes sociales? Aplicaciones como Buffer y Hootsuite le permiten programar el contenido y hasta hacer un seguimiento del desempeño de sus publicaciones. Lo único que tiene que hacer es programar el mensaje y las imágenes para los días y horas deseadas, y así quedará libre para realizar otras tareas que tenga en el día.
Organización de reuniones
Si su empresa o equipo se reúne con los clientes de forma regular, el utilizar una aplicación de calendario es vital para organizar su agenda. Con esta herramienta, usted puede ingresar el nombre del cliente, la fecha y la hora de la reunión, así como también el lugar, según sea necesario. Asimismo, puede agregar recordatorios de antemano para no olvidarse de nada.
Si tiene experiencia con la automatización, también puede crear un formulario que le permita a su cliente seleccionar la hora conveniente desde su sitio web. Hasta es posible sincronizar su calendario de Facebook con el de Google.
Contestación de correos electrónicos
En la gestión de correos electrónicos, una buena idea es fijarse periodos de tiempo para leerlos (por ejemplo, 20 minutos al comienzo del día y 20 minutos al finalizar el día). ¿Y qué hacer cuando se ausenta de la oficina por un periodo de tiempo? Puede configurar su cuenta de correo electrónico para que esta envíe un mensaje automático que notifique a sus clientes de la fecha de su regreso o que los remita a uno de sus colegas.
Gestión de las tareas entre compañeros de equipo
Si usted está familiarizado con algún programa de gestión de proyectos, sabe que es posible gestionar las tareas entre colegas mediante el utilizar una plataforma compartida. Esto permite que todos puedan ver las tareas pendientes y las terminadas. No obstante, para ahorrar tiempo de gestión, usted necesita automatizarla.
Afortunadamente, el software de gestión de proyectos puede automatizar varias tareas, siempre y cuando usted le indique el disparador. Por ejemplo, puede programar la asignación automática de uno de los miembros de su equipo a una tarea cada vez que crea una nueva tarea en su lista de tareas o, cuando se completa una tarea, el estado de esta puede modificarse automáticamente al estado “Terminado”. A la larga, estos simples pasos le ahorrarán tiempo.
La automatización puede ser de mucho beneficio. El equipo de Nutcache ha estado trabajando incansablemente para brindarle una nueva función de reglas de automatización, la cual se presentará pronto. Esta opción le permitirá añadir reglas de automatización para sus tareas, las cuales podrá programar como desee.
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