Incluso para los gerentes de proyectos más experimentados, manejar proyectos complejos puede ser abrumador. ¿Qué tareas son necesarias? ¿Cómo se definen los roles? ¿Cuál es la forma más eficiente de crear una lista de entregables? ¿Y qué decir de la organización de plazos? ¿O de la programación de reuniones? ¿O de fijar un presupuesto? Cuando se trata del éxito de un proyecto, la claridad es clave. Es vital saber quién está a cargo y con qué debe contribuir cada uno. Sin un esquema claro, la confusión y el caos están destinados a estropear la iniciativa. La mejor manera de mantener a todos en sintonía es implementar un sistema que designe claramente las funciones y responsabilidades. Uno de estos sistemas es el gráfico de asignaciones denominada RACI.
¿Qué es RACI?
Un gráfico RACI, también conocido como matriz RACI, es una herramienta de comunicación simple, pero eficaz; sus siglas significan Responsable, Aprobador, Consultor e Informado (del inglés Responsible, Accountable, Consulted, Informed). En esencia, es un gráfico que facilita el esquema de tareas, expectativas y entregables tanto para miembros internos del equipo como para partes interesadas externas y clientes.
Con una matriz RACI, las diversas partes de un proyecto quedan desglosadas en tareas y subtareas y son documentadas y supervisadas. Una persona es la responsable, otra es la aprobadora, otra la consultada y otra la informada. RACI es una excelente manera de garantizar la rendición de cuentas y ayuda a evitar que demasiadas personas participen en el proceso de toma de decisiones. No solo brinda un panorama claro de quién estará trabajando en cada cosa, sino que también permite que nada sea pasado por alto a lo largo del proyecto.
¿Por qué utilizar un gráfico Raci?
A continuación, brindamos un ejemplo de las formas en que una matriz RACI puede ser de beneficio en su lugar de trabajo:
Supongamos que su equipo es responsable de crear un sitio web. Sin importar el alcance del proyecto, el primer paso al crear una matriz RACI es hacer una lista de cada individuo miembro del proyecto. Esta lista muy posiblemente incluya el cliente o el propietario del sitio web, quien toma las decisiones financieras y estratégicas; el desarrollador, quien genera el código y garantiza la funcionalidad del sitio; el diseñador UX, quien es el responsable del aspecto y distribución; el diseñador UI, quien asiste con la apariencia del sitio; el gerente de proyectos, quien lidera el proyecto, desde las propuestas hasta los informes de progreso. Existen también otros roles que contribuyen al éxito del sitio web, como la creación de contenido, el posicionamiento en buscadores y el control de calidad.
Una vez que haya realizado un resumen de todos los involucrados en el proyecto, es momento de enumerar todas las tareas y los entregables necesarios para un proyecto exitoso. Con el mismo ejemplo dado anteriormente, esto podría significar obtener todos los requisitos de documentos necesarios, incluidos los objetivos clave, los requisitos funcionales y los requisitos de contenido, así como los diseños de páginas web, plantillas de páginas web, distribución de contenido y diagramas de flujo, etc.
Después de determinar qué roles se necesitarán y qué tareas se deberán completar, deberá asignar la matriz RACI a cada tarea y rol. En cada miembro del equipo, agregue la R (Responsable), A (Aprobador), C (Consultor) o la I(Informado), según las tareas de la columna izquierda. Una vez hecho esto, podrá ver quién está haciendo cada cosa y con quién está trabajando cada uno. Además, podrá ver si hay demasiada mano de obra. Por ejemplo, ¿debe participar en todas las actividades el redactor de contenido? ¿Hay demasiadas personas responsables? ¿En dónde se puede cambiar la R por la C o la C por la I? Estos cambios pueden ayudar a mantener el proyecto en movimiento de forma puntual y dentro del presupuesto.
Las ventajas del método RACI
Mantiene a todos en sintonía
Con una matriz RACI, todo el mundo sabe de qué son responsables y qué hace el resto del grupo. Los deberes están claramente definidos, por lo que no hay confusión sobre qué está haciendo cada uno. Estar consciente de esto mantiene al proyecto en funcionamiento como una máquina bien engrasada; los miembros del equipo saben cuándo tomar posesión de su trabajo y cuándo necesitan consultar con otra persona para recibir guía o aprobación. En síntesis, el equipo tiene una estructura.
Mantiene la comunicación enfocada
Si alguna vez ha estado en un proyecto donde hay muchas manos en un plato, sabe lo estresante que pueden llegar a ser las cosas, especialmente si usted es el gerente del proyecto; mucho recae sobre sus hombros: comunicarse con las partes interesadas y los coletas y trabajar con cada uno de los miembros del equipo. Pero con la matriz RACI, puede hacer que la correspondencia sea mucho más fácil al incluir a los individuos indicados en el momento adecuado, lo que, a su vez, acelera las aprobaciones y mejora la eficacia.
Mejora la colaboración en el lugar de trabajo
Trabajar juntos en un solo espacio compartido es imperativo para el éxito, especialmente en estos tiempos en que el trabajo remoto es cada vez más común. Con RACI, todas las actualizaciones, los registros compartidos o hitos completados son fáciles de acceder y encontrar.
Responsabiliza a los miembros del equipo
La atribución de culpa será una cosa del pasado al utilizar el método RACI porque elimina las conjeturas sobre quién es el responsable de cada cosa. Los problemas que obstaculizan la eficiencia y crean drama en el lugar de trabajo, como las acusaciones o echarle la culpa a un colega, quedan virtualmente eliminados. Por lo tanto, la correspondencia mejora y todo el mundo se da cuenta de lo vitales que son para el proyecto. Desaparece la microgestión; no quedan espacios para el ego.
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