Lejos del esquema tradicional en el que un gerente de proyecto distribuye las tareas, controla su realización y centraliza toda la gestión y datos de comunicación, el proyecto colaborativo promueve como foco principal al equipo y la comunicación. Aunque el trabajo colaborativo no es algo nuevo, su adopción en las empresas se ha acelerado recientemente gracias a las nuevas tecnologías relacionadas con las redes sociales y computación en la nube. Las nuevas y efectivas herramientas facilitan la implementación de un proyecto colaborativo y lo completan en óptimas condiciones.
¿De qué se trata el proyecto colaborativo?
Gestión de proyecto tradicional
En la gestión de proyecto tradicional, el gerente del proyecto instrumenta el trabajo de los miembros del equipo del proyecto. Él o ella distribuye las tareas y garantiza que se lleven a cabo adecuadamente y puntualmente. Cada empleado trabaja de manera individual y rinde cuentas directamente al gerente del proyecto. Esto supone una organización vertical y existe una relación jerárquica clara. Esta relación jerárquica no podría existir desde el punto de vista del estatus de los empleados en la empresa, pero es real dentro del proyecto. Ya que cada tarea es claramente identificada y separada de las demás, los miembros del equipo difícilmente se comunican entre ellos. De forma regular, o al finalizar el proyecto, las realizaciones individuales se agrupan para desarrollar el producto en progreso. El trabajo de cada persona está claramente identificado. Cada miembro del equipo es responsable individualmente por el trabajo que él o ella ha suministrado.
La gestión de proyecto colaborativo
En un proyecto colaborativo, la organización es radicalmente diferente. A diferencia del proyecto tradicional, todos los miembros del equipo tienen una meta en común (la realización de un producto, la resolución de un problema, etc.) y no hay relación jerárquica. La organización es horizontal y cada participante tiene la misma importancia que los demás. Ya no supone agrupar el trabajo individual al final del proyecto para formar un entero. Cada tarea debe estar enlazada con las demás y, por sobre todo, cada una añade permanentemente sus logros al desarrollo en común del producto. Las modificaciones realizadas se prueban y verifican en tiempo real por todas las personas que tienen acceso al proyecto. Los distintos elementos del producto final se fusionan regularmente. Los miembros del equipo necesitan comunicarse entre ellos de forma continua para coordinar y ayudarse según lo requiera la necesidad. Todos ganan autonomía y el trabajo de cada uno es valorado. El poder de toma de decisiones ya no se encuentra centralizado, sino más bien cada persona tiene el mismo nivel de información y puede brindar su opinión sobre el progreso del proyecto, las tareas a realizar como prioridad y la distribución del trabajo. Uno va desde la responsabilidad individual a la responsabilidad compartida.
Ventajas y desventajas
Para finalizar, la implementación de un proyecto colaborativo ofrece muchas ventajas y pocas desventajas.
Los miembros del equipo del proyecto son más autónomos y pueden expresar más creatividad e innovación. Las relaciones jerárquicas quedan eliminadas y las relaciones entre los miembros del equipo mejoran significativamente. No existe la competición; se anima a compartir y adquirir conocimientos y habilidades. Las comunicaciones entre los miembros del equipo son permanentes, todos pueden proponer sus ideas y ser la fuerza impulsora del proyecto. La seguridad, el desempeño y la productividad ciertamente aumentan dentro del equipo.
El problema principal de un proyecto colaborativo pudiera surgir del hecho de que ya no es una jerarquía bien definida, y esta situación puede que no sea la adecuada para todos. Algunas personas necesitan ser orientadas y motivadas. Esta falta de jerarquía pudiera a veces ser una fuente de estrés que tendrá que ser manejada efectivamente so pena de una falta de motivación y, en última instancia, un efecto opuesto al esperado.
El éxito de un proyecto colaborativo reside, por sobre todo, en la habilidad, participación y motivación de cada miembro del equipo. La cooperación, la innovación y la productividad deben ser los puntos de interés.
La importancia de elegir bien las herramientas
El trío compuesto por la hoja de cálculo, el correo electrónico y el programa de gestión de proyectos es cosa del pasado. Las herramientas deben permitir que todos tengan el mismo nivel de información para poder compartir documentos, modificarlos en tiempo real y facilitar la colaboración entre los participantes.
Las herramientas necesarias para la realización de un proyecto colaborativo están relacionadas con las comunicaciones, la coordinación de tareas y la compartición de los recursos y el conocimiento. La democratización de nuevas tecnologías ha facilitado el crecimiento de diversas herramientas de trabajo colaborativas.
Herramientas para el intercambio de ideas
Las herramientas para el intercambio de ideas posibilitan el trabajo de reflexión y colaboración durante las diferentes etapas del diseño del proyecto. La organización de ideas y reflexiones pueden estar hechas en tablas o mapas mentales, por ejemplo, y compartirse con todos los participantes.
Herramientas para compartir
Compartir las herramientas permitirá que todos distribuyan la información libremente, en forma de presentaciones, documentos y tablas, pero también en archivos de audio y video. Esto implica facilitar las comunicaciones y permitir el desarrollo de una base de conocimiento para todo el equipo, lo que con el tiempo podría usarse por otros equipos y proyectos. Con la ayuda de una tabla compartida, como por ejemplo Kanban, cada persona puede seguir la evolución de sus tareas asignadas, pero también aquellas asignadas a otros miembros del equipo. Esto permite que el equipo tenga un panorama general del progreso del proyecto para decidir mejor el seguimiento, las prioridades y las acciones a implementar.
Herramientas de gestión del tiempo
La gestión del tiempo también es muy importante, por lo que compartir un calendario permitirá que todos estén al tanto de los diferentes plazos, eventos (reuniones, comités de monitoreo, entregas, capacitación, presentaciones, etc.).
Otras herramientas colaborativas
Otras herramientas especializadas (de monitoreo, gestión de anomalías o fallas, visualización de ausentismos, etc.) podrían ser implementadas para que siempre se comparta más información, incremente la autonomía del equipo y facilite la toma de decisiones.
El uso de herramientas como las redes sociales, la mensajería instantánea o las aplicaciones alojadas en la nube también pueden integrar a personas del mismo equipo colaborativo que se encuentran geográficamente remotas. Por lo tanto, ya no es necesario agrupar a un equipo en el mismo sitio. Los miembros pueden estar dispersos por el mundo de ser necesario, lo que facilita enormemente la intervención, ya sea ocasional o no, de expertos que no habrían estado disponibles si hubieran tenido que viajar. De este modo, es posible que personas de una misma empresa que se encuentran geográficamente distantes trabajen juntas, tanto si supone trabajar a distancia o en distintos sitios, pero también externos, trabajadores independientes. La mayor parte del éxito de los proyectos de TI de código abierto en particular se debe al hecho de que la gente de diferentes antecedentes pueden trabajar juntas, sin importar dónde se encuentren.
La solución Nutcache
Si es posible multiplicar herramientas colaborativas para cubrir todas las necesidades, puede ser interesante examinar soluciones que cubran todas las necesidades. Programas como Nutcache consolidan las funciones de las comunicaciones, la gestión del empleado, la gestión de proyectos, la asignación y el monitoreo de las tareas o incluso la presentación de informes. El programa está alojado en la nube y cada miembro del equipo del proyecto tiene acceso permanente a toda la información que pueda necesitar, y desde varios medios (computadora, tableta, teléfono inteligente). La elección de una solución que integre las diversas herramientas colaborativas entre ellas posibilita superar cierto número de obstáculos, particularmente en términos de hardware y mantenimiento (instalación, configuración y actualización del software dentro de la infraestructura empresarial). El hecho de que la solución esté alojada en la nube garantiza la disponibilidad y seguridad de los datos.
Conclusión sobre los proyectos colaborativos
Un proyecto colaborativo presenta numerosas ventajas en comparación con una organización tradicional. La dos palabras clave en este tipo de proyecto es comunicación y colaboración. Adoptar un propósito múltiple y una solución integrada como Nutcache para gestionar un proyecto colaborativo hace posible superar numerosas limitaciones de hardware e infraestructura, y brindar a los miembros del equipo un conjunto de herramientas constante. No dude en probar gratuitamente la solución completa Nutcache por 14 días.
