Al hacer su planificación empresarial anual, las palabras crecimiento y escalabilidad son las que, sin duda, deben girar en torno a sus diferentes estrategias. Entre ellas, aumentar los ingresos, multiplicar los talentos dentro del equipo, aumentar el número de proyectos e incluso hacer que la organización brille a mayor escala. Lograr esto requiere una mayor gestión, obviamente. En efecto, si sus contactos son más numerosos y tiene más clientes, sin duda tendrá que hacer más seguimientos e informes. Por lo tanto, debe equiparse adecuadamente. Para ello es útil el software de gestión de proyectos.
Cuando empiece a aprender más sobre el software de gestión de proyectos, se dará cuenta de que la oferta del mercado es muy grande, y que es fácil perderse, por lo que debe tomar la decisión correcta para evitar perder tiempo y dinero. Al saber qué es importante considerar en la elección, le será posible tomar una decisión informada y también hará su trabajo más fácil. Sea cual sea su campo de especialización, debe saber que una herramienta de gestión de proyectos ideal se adaptará a las realidades de sus negocios. El software perfecto satisfará las necesidades de sus equipos (sin importar su tamaño) y también de los varios sectores.
Recuerde también considerar no solo una, sino varias opciones, como la posibilidad de utilizar diferentes gráficos adaptables que al mismo tiempo le permitan ver sus proyectos de forma global. Elegir un programa escalable y flexible mejorará su trabajo como gerente o empresario.
¿Es el software adecuado para mi equipo?
En primer lugar, debe asegurarse de que el software de su elección pueda seguir el ritmo de la empresa, incluso si aumenta el número de usuarios. Administrar un equipo pequeño no significa que se necesite una herramienta menos eficaz. Es muy importante que la plataforma que elija pueda ir a la par de la evolución de la empresa, sin importar los cambios que ocurran en su negocio.
Las hojas de cálculo clásicas pueden parecer una opción interesante, ya que no generan ningún costo fijo. Sin embargo, al utilizar esta opción, podría perder el beneficio financiero rápidamente, ya que se presta a muchas probabilidades de errores y no permite la escalabilidad de sus proyectos. De hecho, es difícil —o hasta imposible— que varios usuarios puedan simultáneamente hacer modificaciones en estas hojas. Esta opción tampoco permite ningún tipo de automatización.
Otra posibilidad son las aplicaciones que ofrecen versiones gratuitas para satisfacer las necesidades de los equipos pequeños sin incurrir en costos adicionales. ¡Esta es una muy buena opción! Sin embargo, debe asegurarse de que puede seguir usando esta herramienta si su organización crece. Si no es así, necesitará mucho tiempo para transferir sus proyectos a una nueva plataforma. Siempre debe tener en cuenta que ahorrar tiempo y buscar eficiencia son la base de su crecimiento.
¿Satisfacen estas herramientas las necesidades de mi negocio?
Se debe elegir una herramienta que permita hacer cambios en sus proyectos sin perder tiempo en reorganizarlos. Si, en cada ocasión, tiene que empezar a asignar tareas nuevamente, reajustar sus presupuestos y cambiar sus fechas límite, la herramienta no le será muy práctica.
Por otro lado, el utilizar, por ejemplo, un diagrama de Gantt es ideal porque estos gráficos le permitirán visualizar rápidamente todos los parámetros de sus planes. Es una herramienta fácil de usar y con la que se puede hacer un seguimiento de sus actividades, cambiar las variables del proyecto y asignar tareas a los usuarios. Y no es necesario que comience un nuevo programa con cada pequeño cambio, porque los módulos integrados se ajustarán automáticamente de acuerdo al progreso. Además, con los diagramas de Gantt, puede ver el estado de todos sus proyectos en tiempo real. Esto le permite anticipar posibles retrasos y actuar en consecuencia en caso de gastos imprevistos.
El software de gestión que elija debe tener herramientas flexibles que satisfagan sus necesidades, sin importar cómo evolucionen sus objetivos.
¿Puedo saber con la herramienta cómo van evolucionando mis proyectos?
Como se mencionó anteriormente, usted debe estar al día con los cambios de sus proyectos. Ya sea que esté en comunicación con un cliente o planificando sus presupuestos, debe tener una visión general de cómo funcionan las distintas etapas.
Usar un panel sería una buena opción. Los paneles le permiten visualizar claramente las tareas asignadas. Puede seguir el progreso de estas y saber cuándo se completarán. De esta forma, podrá planificar las siguientes tareas en consecuencia. Necesita aumentar la productividad sin presionar demasiado a su equipo. La herramienta de gestión de proyectos perfecta también debería permitirle presupuestar sus proyectos, lo que hace posible un seguimiento de los gastos y las ganancias para garantizar que sus operaciones sean rentables. Asegúrese de realizar un seguimiento de sus indicadores de rendimiento para estar al tanto de todos los aspectos financieros de sus proyectos. Algunos programas ofrecen ajustes flexibles que le permiten posibilitar que algunos de sus clientes obtengan una visión general de sus proyectos.
En conclusión, aunque hay varias opciones disponibles en el mercado, si se toma el tiempo para evaluar cada una, será capaz de reconocer qué software satisface sus necesidades actuales y futuras. Si pensaba que las planillas de cálculo eran una opción más económica, ahora sabe que en realidad esto no es tan así. Debe considerar cuánto tiempo le tomará actualizar sus fórmulas y cómo aumenta el riesgo de cometer algún error. Busque una herramienta que los miembros de su organización puedan aprender rápida y fácilmente. De esta forma, todos ganarán y su meta de crecimiento será más alcanzable.
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