Usted ha decidido convertirse en un trabajador autónomo (o freelancer) y ha conseguido su primer contrato. Tiene buenas relaciones con su cliente y este está satisfecho con el trabajo proporcionado. Hasta aquí ha completado exitosamente una primera etapa, aunque a veces complicada. Ahora podrá pasar a la siguiente etapa: la facturación.
Obviamente, usted no trabaja gratis y es momento de pedirle al cliente que pague por los servicios prestados. La elaboración de una factura no es algo muy complicado pero requiere seguir un cierto número de reglas, en particular para asegurarse de incluir toda la información obligatoria. La utilización de un programa de facturación es una ventaja decisiva para la creación de facturas así como también para llevar un buen control de las mismas.
¿Cómo facturar por la prestación de servicios?
Antes de comenzar a prestar el servicio, usted debe haber elaborado un presupuesto describiendo la entrega y el precio, el cual tendrá que haber sido aprobado y firmado por el cliente. Usted tendrá que basarse en este documento para generar su factura como autónomo. La simple y primera regla es que la factura debe coincidir con el presupuesto aceptado previamente. El precio por cada servicio facturado tendrá que corresponder con el indicado en el presupuesto. Se podrán añadir servicios adicionales, siempre y cuando por supuesto, se hayan primero validado por el cliente y llevado a cabo enteramente.
La parte más compleja del proceso de facturación es el cálculo del IVA (impuesto al valor agregado).
Las diferentes tasas del IVA
En Francia, existen cuatro tasas diferentes para el IVA:
- La tasa estándar del 20%, que aplica a la mayoría de las ventas y entrega de bienes y servicios
- La tasa intermedia del 10%, que aplica al catering, la venta de productos alimenticios ya preparados, el transporte y el trabajo de restauración de edificios
- La tasa reducida, que aplica a las necesidades básicas, como los productos alimenticios, servicios energéticos pero también al transporte de pasajeros, espectáculos o ciertos trabajos para la vivienda habitual
- La tasa especial, que aplica a la medicina reembolsable, publicaciones de prensa, etc.
¿Cómo saber qué tasa del IVA aplicar?
El caso más simple es el del microempresario (antes conocido como empresario autónomo). Al beneficiarse de un régimen micro fiscal particular, el microempresario tiene la ventaja de obtener una exención del IVA siempre y cuando sus ingresos anuales estén por debajo de un cierto umbral. Para la prestación de servicios (artesanía, comercial, alquiler de residencias amuebladas) el techo es 70 000 euros. Si los ingresos del microempresario exceden el techo, este puede continuar con su actividad, pero estará sujeto al IVA.
Para otras empresas con un estatus diferente, estas estarán sujetas al IVA. El principio es simple. El empresario le cobra el IVA a los clientes, lo recauda y luego lo paga al Estado. La tasa del IVA aplicada depende del servicio facturado. Si una factura comprende diferentes servicios, entonces puede que apliquen diferentes tasas del impuesto. La empresa también paga el IVA a sus proveedores, pero esta cantidad es desgravable. Por lo tanto, este IVA desgravable se descuenta del IVA recaudado de los clientes. Si el balance es positivo, la empresa deberá pagar la diferencia al Estado. De lo contrario, se beneficia de un crédito del IVA que se puede reembolsar o descontar de un futuro excedente del IVA.
¿Cuál debería ser el plazo límite para emitir una factura?
La factura correspondiente a los servicios prestados se debe emitir y enviar al cliente tras la finalización del proyecto. Sin embargo, no siempre es posible cumplir con esta regla, por ejemplo porque puede haber una demora en la gestión administrativa. En ese caso, una demora de entre dos a cuatro semanas es generalmente admisible.
En el caso de una prestación de varios servicios a un cliente durante el mismo mes, puede que la empresa esté exenta de emitir una factura para cada servicio. En lugar de esto, se puede emitir un acuse de recibo o albarán al terminar un servicio. No obstante, la factura de resumen tendrá que ser emitida al final del mes.
¿Cómo emitir un crédito en una factura?
La factura de pago que se envía al cliente se denomina «factura final». Por otro lado, una «factura de crédito o nota de crédito» corresponde a la cancelación de toda una factura previa o parte de ella. Esto puede incluir un error en la factura que necesita ser corregido, un crédito comercial o una devolución de mercancías. Al generar una nota de crédito, en realidad usted está cancelando una porción de sus ganancias.
El crédito tiene exactamente el mismo formato que una factura. En vez del importe pagadero, se indica que es una nota de crédito. Es particularmente importante llevar un control cuidadoso de los créditos, porque de lo contrario uno corre el riesgo de declarar una ganancia que no se habrá recaudado como tal y en consecuencia la empresa se meterá en dificultades.
¿Cuáles son las menciones obligatorias en una factura?
Algunas menciones deben aparecer de forma obligatoria en una factura para que esta sea válida. La siguiente información tributaria debe aparecer en cada factura:
- Un número de factura único
- La fecha de la emisión de la factura
- El nombre completo y dirección del proveedor de servicios así como también del cliente
- El número de identificación individual del IVA del proveedor de servicios
- El precio total excluyendo los impuestos y el IVA
- La fecha en la que se debe recibir el pago
- Posibles términos de descuento
- Penalizaciones a pagar en caso de pago impuntual
- La referencia de concepto de indemnización a tanto alzado por los costos de recuperación en caso de pago demorado
Cada renglón de la factura destinado a un servicio debe contener la siguiente información:
- La fecha de la finalización del servicio
- El nombre específico, cantidad, precio por unidad excluyendo los impuestos y la tasa de IVA aplicable
- Los reembolsos, bonificaciones o descuentos directamente asociados al servicio
Algunas operaciones en particular requieren de referencias específicas adicionales:
- «IVA no aplicable, artículo 293B del Código Tributario General» para empresas sujetas a un régimen de exención del IVA (como por ejemplo los micro empresarios)
- Números del IVA intracomunitario del proveedor de servicios y el cliente y la referencia » Exención del IVA, artículo 262b, I del Código Tributario General» para la entrega de mercancías de forma intracomunitaria
¿Por qué usar un programa de facturación en línea?
Hay varias opciones para la elaboración de facturas. Puede crearlas manualmente, usar un programa instalado en su computadora u optar por un programa de facturación en línea.
La ventaja de usar un programa de facturación es que automatiza un número de tareas repetitivas y asegura el proceso. Tal programa en particular permite la gestión de un archivo de cliente, un catálogo de servicios, la creación de presupuestos y conversión a facturas además de la automatización del número de facturas. La gestión y el control de las facturas es más simple, así como también el proceso de recuperación en caso de facturas impagas. El programa también permite el cálculo de impuestos y la generación de documentos de contabilidad y estadística.
El sentido de un programa de facturación en línea es que no depende de un sistema operativo como Windows, iOS, o Linux. El programa está alojado en la Nube y está accesible en todo momento, desde el momento en el que accede a Internet y a una computadora, tableta o teléfono inteligente.
Todos sus datos se encuentran seguros. El acceso está restringido y el servidor realiza copias de respaldo de forma regular. Ya no corre el riesgo de perder toda esta información crítica como podría ser el caso con el almacenamiento local.
Plantilla de factura para autónomos
No siempre es fácil crear su propia plantilla de factura y que además sea personalizada y profesional. Para simplificar este proceso es mejor usar una plantilla de factura y personalizarla para destacar la imagen corporativa de la empresa.
El programa para gestión de proyectos Nutcache incluye en particular una función exhaustiva de facturación en línea. Este módulo incluye varias plantillas profesionales de facturación para autónomos (freelancers) que pueden ser personalizadas. Se puede añadir un logo, escoger colores, etc.
Conclusión
Dentro del marco de su actividad como trabajador autónomo, usted tendrá inevitablemente que generar facturas. Es esencial respetar todas las reglas de formato e incluir la información obligatoria en conformidad con la legislación. Usar una herramienta de facturación en línea como Nutcache le permite gestionar todo el proceso. No dude en probar la versión completa por 14 días sin cargo.
