Ningún plan es 100 % perfecto y un factor esencial de la planificación estratégica a largo plazo para su empresa es la evaluación regular y continua de cualquier plan que se haya implementado. A través de esa evaluación, se puede obtener una visión general de cómo están funcionando los diferentes componentes de su estrategia, cuáles han tenido éxito, cuáles deben cambiarse o reemplazarse, etc.
Para los gerentes de proyectos, el FODA es una parte crucial para poder administrar el ciclo de vida de los proyectos. Puede desempeñar un papel importante en ayudar a los gerentes de proyectos a sobresalir en la gestión de proyectos virtuales. Para los propietarios y gerentes generales, es un componente esencial de sus estrategias a largo plazo, por ej., para mejorar la estrategia de canal de ventas.
El nombre que le damos a este análisis es FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; en inglés, SWOT). Examina los diferentes aspectos de su plan desde una perspectiva interna y externa para permitir que los cambios necesarios se planifiquen e implementen. Saber cómo realizar un análisis FODA de manera eficiente puede marcar una gran diferencia en su negocio.
¿Qué es el análisis FODA y cuándo debemos realizarlo?
El FODA identifica las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que existen actualmente dentro de su organización o que ha identificado como factores en el futuro. Un análisis FODA le permite incrementar sus fortalezas y oportunidades e implementar estrategias para eliminar o reducir sus debilidades y amenazas.
La mayoría de las veces, una empresa realiza un análisis FODA antes de comenzar un nuevo capítulo en su negocio, como puede ser la expansión o la adquisición. También se lleva a cabo cuando se planea lanzar una nueva empresa para facilitar la planificación estratégica. Si bien no existe una regla establecida sobre la frecuencia con la que se debe realizar un FODA, se recomienda hacerlo cada 6 meses, aproximadamente.
El análisis FODA le permite aprovechar al máximo lo que tiene y cómo lo usa, y puede ayudar a reducir la probabilidad de fallas (en cualquier componente de su negocio). Identifica los peligros potenciales que pueden surgir (como una ruptura en su cadena de suministro) y también puede permitirle desarrollar una estrategia que lo distinga de sus competidores.
Además, puede ayudar a sus equipos de marketing a comprender qué hacer a continuación y cómo mejorar su estrategia actual. De hecho, el FODA ofrece beneficios a casi todas las áreas de su negocio.
¿Cómo realizar un análisis FODA?
1. Fortalezas
Aunque parezca obvio, usted necesita revisar todas las fortalezas de su organización. Puede suceder que un punto fuerte en un área esté afectando otras áreas de su negocio, por lo que es deseable tener una visión general lo más amplia posible. Pero ¿en qué áreas en particular debería buscar sus fortalezas?
- Área de finanzas. ¿Dónde radican sus principales fortalezas financieras? ¿Hay buena liquidez? ¿Su negocio es rentable actualmente? ¿Calificaría su empresa como solvente y capaz de hacer frente a cualquier deuda y otros pagos? ¿Cuáles son los impulsores clave de sus ingresos y flujo de caja?
- Área de clientes. Los clientes son el principal impulsor de su negocio, por lo que es un factor crucial en el análisis FODA. ¿Hay crecimiento de clientes? Si es así, ¿de dónde proviene el crecimiento? ¿Por qué sus clientes eligen hacer negocios con usted: excelentes productos, precios, servicio al cliente…? ¿Cuál es su NPS (promedio de puntaje neto)? ¿Tiene buenas opiniones de cliente en línea y en las redes sociales?
- Área interna. ¿Qué tan bien funciona la organización? ¿Están sus empleados satisfechos y tiene una alta tasa de retención? ¿Es su estructura actual ampliable si quisiera expandirse? ¿Qué la hace funcionar bien como empresa? ¿Qué tan buena es la seguridad de la red de su empresa? ¿Es efectivo el software que usa para cosas como el chat de colaboración?
- Crecimiento y aprendizaje. ¿Qué factores contribuyen a su crecimiento? ¿Tiene buenos programas de desarrollo de empleados que promueven y recompensan al personal? ¿Ofrece buenos niveles salariales que fomenten la retención de empleados? ¿Qué tan positiva es la cultura de su empresa?
Hacer una lista de estas fortalezas le brinda una base sólida para seguir adelante con su análisis. Estas hacen que su empresa funcione bien y también pueden ayudarlo más adelante a contrarrestar tanto las debilidades como las amenazas. Sin embargo, puede haber margen de mejora, así que considere formas en las que pueda fortalecer aún más estas fortalezas.
2. Debilidades
Sus debilidades cubren dos áreas principales que debe considerar: ¿En qué cosas no se destaca la empresa? ¿Y en qué áreas podría trabajar para mejorar significativamente? Conocer sus debilidades e implementar planes para contrarrestarlas o reducir sus efectos puede ser uno de los principales resultados de su análisis FODA. Simplemente, aplique los mismos criterios que con las fortalezas:
- Área de finanzas. ¿Existe alguna debilidad financiera importante? ¿Se ha visto afectada su participación de mercado debido a nuevos competidores? ¿Existen fluctuaciones estacionales en su flujo de caja e ingresos que puedan tener un efecto negativo?
- Área de clientes. ¿Las revisiones negativas o un NPS bajo identifican áreas en las que puede mejorar la experiencia y el recorrido del cliente? ¿Experimenta altas tasas de rechazo en su sitio web que también reflejan esto? ¿Hay cosas que pueda hacer para mejorar la tasa de retención de clientes? ¿Lo frena la forma en que vende productos?
- Área interna. ¿Existen problemas serios con la estructura o cultura de su empresa? ¿Está experimentando una baja retención de empleados? ¿Su equipo de servicio al cliente se ocupa de las consultas con demasiada lentitud o tiene otros problemas? ¿Está utilizando las mejores herramientas disponibles para teleconferencias (servicios de teleconferencias), para unirse u organizar reuniones en cualquier momento y lugar?
- Crecimiento y aprendizaje. ¿Tiene programas de desarrollo de empleados deficientes o inexistentes? ¿A los empleados les resulta difícil avanzar dentro de la estructura de su empresa? ¿Qué le dicen las encuestas a los empleados sobre la percepción que tiene el personal de su cultura, su estructura de recompensa y su experiencia general?
Estas dos primeras áreas (fortalezas y debilidades) identificarán factores comparables clave que pueden ayudarlo a detectar rápidamente lo que hace bien y lo que necesita para hacerlo mejor. Estos factores están ejerciendo una influencia actual y futura en su negocio, sus clientes, sus fuentes de ingresos, etc.
3. Oportunidades
Un buen negocio siempre está mirando hacia el futuro y, en particular, hacia nuevas posibilidades y oportunidades que beneficiarán a su organización. La identificación de oportunidades que puede utilizar para su beneficio será un factor crucial en la planificación estratégica. Las oportunidades importantes pueden requerir cambios importantes, como ampliar o expandir su fuerza laboral.
- Área de finanzas. Estas oportunidades podrían cubrir una amplia variedad de factores. Por ejemplo, la adquisición de un competidor a bajo precio debido a problemas financieros, el acceso a préstamos a bajo interés para financiar la expansión, el cambio de proveedores a costos más bajos o la adopción de nueva tecnología para este propósito.
- Área de clientes. ¿Qué oportunidades tiene para mejorar la forma en que interactúa con los clientes o para mejorar su experiencia general? No se trata solo de identificar cómo aumentar su base de clientes, sino de cómo mejorar la percepción que estos tienen de usted. ¿Qué puede hacer no solo para alcanzar los actuales objetivos de ventas, sino también para superarlos?
- Área interna. ¿Existen oportunidades para mejorar sus procesos y sistemas internos que le servirán bien en el futuro e impactarán en otras áreas? Por ejemplo, puede optar por emprender iniciativas ecológicas, como utilizar materiales reciclados para embalajes o reducir drásticamente el uso de elementos descartables. A medida que los clientes se vuelven más conscientes del medio ambiente, estas pueden ser decisiones importantes.
- Crecimiento y aprendizaje. ¿Puede identificar oportunidades para mejorar la cultura de su empresa y para que su personal crezca y aprenda? Estas pueden ser tan variadas como ofrecer capacitación en otras áreas o patrocinar cursos educativos que enseñen a los empleados nuevas tecnologías o sistemas. ¿Y podría implementar herramientas como el software gratuito para reuniones, que beneficie al personal que trabaja en el lugar o de forma remota?
4. Amenazas
Así como las fortalezas y las debilidades pueden combinarse, también lo pueden hacer las oportunidades y las amenazas. Si bien las oportunidades ofrecen maneras de mejorar áreas de su negocio, las amenazas plantean posibles peligros. Identificarlas de antemano puede permitirle hacer planes para mitigar su impacto.
- Área de finanzas. Estas pueden provenir de muchos lados. Por ejemplo, si hace negocios a nivel internacional, un tipo de cambio bajo del dólar podría afectar su rentabilidad. O si un nuevo competidor ingresa al mercado a precios significativamente más bajos, esto podría tener un efecto grave en sus márgenes.
- Área de clientes. ¿Existen amenazas para su base de clientes existente o una amenaza que podría afectar su capacidad para atraer nuevos clientes? ¿Podría un competidor quitarle clientes debido a un mejor servicio o descuentos? Incluso, la amenaza podría ser un producto nuevo que supere a lo que ya ofrece y, como resultado, se pierdan clientes.
- Área interna. Las amenazas internas a menudo pueden ser un problema. Estas podrían incluir posibles disputas laborales, que pueden afectar su capacidad para hacer negocios. O que un competidor o una empresa similar busque adquirir su negocio o realizar una adquisición hostil. ¿Existen problemas con la colaboración que puedan tener efectos negativos en el futuro? ¿Puede aprender cómo mejorar la colaboración del equipo de marketing?
- Crecimiento y aprendizaje. ¿Hay algo en el horizonte que pueda afectar estas áreas de su negocio? Esto podría incluir algo como la resistencia a que su organización adopte una nueva tecnología o maquinaria. También podría pronosticar la salida del personal por jubilación u otras razones.
Conclusión
Cuando se hace correctamente, el FODA es una parte integral tanto de la planificación futura como de la realización de ajustes en cualquier estrategia actual. Puede ayudarlo a identificar si necesita adoptar nuevas herramientas para una mejor gestión de proyectos y ayudarle en otras áreas. Sin lugar a dudas, puede desempeñar un papel importante en la gestión eficaz de proyectos agile.
El sacar provecho a las fortalezas y trabajar en las debilidades siempre ha sido importante en la forma en que hacemos negocios. Pero un buen análisis FODA puede brindar una visión más detallada de lo bueno y lo malo dentro de nuestras organizaciones e identificar los desafíos y oportunidades que pudieran presentarse en el futuro.
