Los últimos meses han sido un poco diferentes a los habituales y, por ello, debemos reconocer su increíble trabajo. Como emprendedor, ha tenido que demostrar una adaptabilidad que va más allá de cualquier experiencia que haya tenido antes. El 2020 será un año histórico y es fundamental apreciar lo aprendido para seguir creciendo.
Lo que vivimos nos obligó a repensar nuestras prioridades, nuestros valores y nuestra forma de hacer las cosas tanto en la vida profesional como en la familiar y social. En lo que respecta a la gestión del trabajo, Nutcache le ofrece algunos consejos para que el 2021 sea un mejor año para usted.
Esto no significa, por supuesto, que deba olvidarse de 2020, sino más bien que uno debe utilizar los conocimientos recién adquiridos para avanzar más en la realización de sus proyectos. A continuación, encontrará consejos clave para facilitar el trabajo en su equipo y alivianar las tareas de todos.
Utilice las herramientas apropiadas
De suma importancia es que usted optimice la ejecución de las tareas por realizar para su equipo. Para hacer esto, tendrá que encontrar las herramientas de trabajo ideales. Elimine las opciones que requieren mucha intervención manual, como las hojas de cálculo; estas siempre requieren que uno planifique tiempo para armar una matriz con todos los factores operativos y también requiere asegurarse de que todos han ingresado sus actualizaciones. Este método de trabajo aumenta el riesgo de error y de datos incorrectos en sus hojas de cálculo.
En lugar de ello, utilice gráficos existentes y adaptados a sus necesidades. Esto le ahorrará tiempo valioso. Nutcache ofrece, entre otras cosas, varias opciones interactivas para gestionar sus proyectos, donde los miembros de su equipo pueden indicar las etapas de su trabajo simultáneamente y mantener informadas a las partes interesadas mediante notificaciones. Este es un método de comunicación particularmente eficaz.
Mantenga el control sobre la tarea
Una vez que haya identificado un sistema de gestión que se adapta a sus necesidades, tendrá más control sobre lo que debe hacerse. De hecho, le será posible tener una visión general de las actividades diarias y conocer los índices de rendimiento de su proyecto (KPI). Es fundamental conocer en tiempo real cómo avanza su trabajo. De esa forma, evitará las sorpresas de último momento y podrá realizar las tareas dentro de los plazos establecidos.
Además, todos los miembros del equipo tendrán acceso a la programación de su proyecto, lo que, gracias a las diversas herramientas de Nutcache, facilitará detectar en qué etapa se atasca una tarea y se podrán evitar los retrasos que surgen debido a problemas de comunicación.
Automatice los procesos tanto como sea posible
Es primordial aprovechar el avance tecnológico para facilitar el trabajo de su equipo. Hay varias formas de automatizar tareas repetitivas. Con este objetivo, Nutcache ofrece varias herramientas gráficas de gestión. Por ejemplo, puede asignar elementos de forma automática a alguien en su organización, asignar una prioridad especial a todas las nuevas tareas programadas e incluso cambiar automáticamente el estado de un paso cuando se agrega una etiqueta.
Sin embargo, más allá de los gráficos de gestión utilizados, es fundamental que sus equipos de desarrollo le saquen partido a la integración continua, la cual acelerará la implementación de sus operaciones y reducirá el riesgo de errores.
Por último, recuerde que muchos sistemas le permiten programar sus publicaciones y correos electrónicos con anticipación. Así, al planificar sus diversos mensajes, evitará problemas de última hora.
La importancia de la colaboración
Como ya habrá aprendido durante los últimos meses, gestionar las relaciones a distancia es una tarea compleja. Tanto con los miembros de su organización como con sus clientes, es importante promover y fomentar la colaboración entre todos. Usted debe mostrar liderazgo y mantener una relación funcional y efectiva.
La junta directiva de la gestión de proyectos se asegurará de que todos los miembros del equipo tengan acceso al desarrollo del trabajo. Así, todos estarán al tanto y usted evitará olvidarse de incluir a personas en determinados intercambios. Además, muchas herramientas de comunicación virtual han ganado popularidad en los últimos meses y es elemental que siga utilizándolas, ya que permiten mantener un contacto bastante directo con sus interlocutores.
Centralice los recursos
Finalmente, considere tener una herramienta de trabajo que se adapte a su realidad. Estar al tanto del avance de sus tareas es imprescindible, pero también debe garantizar que haya transmisión de conocimientos.
Para las diferentes etapas de su proyecto, los gráficos de gestión como los diagramas de Gantt le permitirán saber cómo está su planificación. De esta manera, cuando alguien se ausente, aún podrá estar al día con lo que queda por hacer y no se retrasará.
En cuanto a la transmisión de conocimientos, lo ideal es que cada miembro del equipo tenga al menos un colega con quien compartir sus conocimientos. Esto evitará complicaciones si alguien se ausenta por un tiempo.
Aunque el 2020 ha sido un año difícil en varios sentidos, debemos admitir que nos ha enseñado muchísimo. En la vida profesional, los gerentes han tenido que adaptarse liderando equipos de formas completamente diferentes y, para poder adaptar sus métodos de trabajo a la nueva realidad, las organizaciones han tenido que encontrar recursos innovadores. Por ello, los emprendedores pueden estar orgullosos de sí mismos por haber logrado asegurar el éxito de sus proyectos a pesar de la situación.
Comience el año con el pie derecho adquiriendo un plan que se adapte a las necesidades de su equipo. Facilite sus operaciones reduciendo la gestión de sus proyectos. Nutcache ofrece una amplia variedad de herramientas que le brindarán tranquilidad y una administración eficiente.
¡Le deseamos un feliz año nuevo!
