Uno de los aspectos más importantes del trabajo de un gerente de proyectos es elegir el software de gestión de proyectos adecuado. Puede parecer sencillo. Todos hacen lo mismo, ¿verdad? En realidad, no. Mejor dicho, casi hacen lo mismo. Como regla general, afirman tener características similares, pero la verdadera noticia es que no todos son iguales. Al igual que las personas, tienen diferentes fortalezas y debilidades y es su tarea averiguar qué software es el adecuado para usted, su proyecto y su equipo.
Facilidad de uso
Lo primero que debe tener en cuenta al elegir un software de gestión de proyectos es la facilidad de uso. Esto es aún más importante ahora que trabajamos de forma remota. Antes, si un usuario estaba confundido y necesitaba ayuda, podía correr al escritorio de un compañero de trabajo, pero en la actualidad eso no es posible y, por lo tanto, debe solucionar el problema por su cuenta. O tal vez, ni siquiera decida hacerlo.
Un software de gestión de proyectos no es útil— y no ayudará a completar el proyecto— si su equipo no lo está utilizando. He trabajado en muchos proyectos en los que el equipo estaba tan frustrado por el software de gestión de proyectos que tuvimos que crear Google Docs para compartir información. En lugar de invertir en un software con una curva de aprendizaje rápida, tuvimos que aguantar innumerables sesiones de capacitación (en medio de la producción) las que ni siquiera fueron de ayuda. Tenía poca información y se demoraba mucho; tampoco era intuitivo. Así que ganó Google Docs.
Cuadro de mandos
Cuando un usuario abre su software de gestión de proyectos al comienzo del día, debería encontrarse con una descripción general del proyecto. El cuadro de mandos (o dashboard) debe incluir cosas tales como una lista personal de tareas pendientes, hitos, informes de progreso, fechas de vencimiento, estados de tareas clave en tiempo real y una descripción general del cronograma. Puede incluir cualquier cosa que usted como gerente de proyecto considere importante para que todos estén en sintonía.
Los cuadros de mandos deben ser fáciles de leer y usar. No deben estar cargados de información; el objetivo aquí es mantenerse al tanto del proyecto y que la información sea presentada claramente. He trabajado en proyectos en los que el software de gestión de proyectos no tenía un cuadro de mandos que permitiera una visualización general del proyecto, lo que nos hacía comenzar de cero todos los días, buscando la información que necesitábamos para comenzar nuestro día y mantener a nuestros equipos encaminados. Esto también hacía que dependiéramos en gran medida de los correos electrónicos y de los scrums matutinos para comunicar la información que podría habernos proporcionado un cuadro de mandos.
Programación
Una herramienta de programación es una de las herramientas de software de gestión de proyectos más útiles. Una herramienta de programación debe ser fácil de usar, fácil de entender y fácil de encontrar. Al trabajar de forma remota, la importancia de un horario al que todo el equipo tiene acceso, comprende y puede actualizar rápidamente, se vuelve aún más importante. Es el elemento vital de cómo mantenemos nuestros proyectos encaminados.
En algunos casos, un software de gestión de proyectos nos puede fallar en este sentido. He trabajado en proyectos en los que el software de gestión de proyectos no tenía una herramienta de programación sólida y, por ende, como equipo no podíamos fiarnos del software. Necesitábamos una herramienta de programación sólida y el software que había elegido nuestra empresa no había priorizado esto. La mayoría de nosotros no podía descubrir dónde encontrar los horarios y, como era un problema para todos, no se nos obligaba a utilizar la herramienta. Nuestros gerentes de proyectos pasaron a usar documentos de Excel.
Carga y uso compartido de archivos
Ya que utilizamos el software de gestión de proyectos como una herramienta de comunicación, necesitamos cargar y compartir archivos. El trabajo de un gerente de proyectos es asegurarse de que el software sea capaz de hacer precisamente eso, en los formatos que requiere su proyecto específico. Supongamos que está trabajando en un proyecto artístico y la obra de arte debe cargarse antes de que el siguiente departamento pueda comenzar a trabajar. Si sus artistas tienen que guardar su trabajo constantemente en un formato diferente, es muy probable que se olviden de cargar la última versión. Todo lo que requiera un paso adicional debería ser una señal de alerta.
He trabajado en proyectos en los que el software de gestión de proyectos no era intuitivo y era difícil localizar archivos cargados o compartidos. La función para tomar notas también era pésima, por lo que, al no poder hacer una búsqueda exhaustiva de palabras clave, nunca estábamos seguros de si teníamos la información más reciente. Tampoco podíamos enviar archivos directamente a otros usuarios, lo que hacía que todos los equipos tuvieran que circular por todo el sistema todo el día. Esto a su vez hacía que se necesitaran MUCHAS reuniones.
Informes de progreso
A medida que los miembros del equipo actualizan los informes de tareas y de estado utilizando el software de gestión de proyectos, debemos asegurarnos de que podemos utilizar esta información para compilar informes de progreso. Estos informes deben resumir a simple vista dónde se encuentra su proyecto en términos generales y por departamento. Los informes de progreso dependen en gran medida de la contribución del usuario, y son básicamente inútiles si los miembros de su equipo no actualizan el estado de sus tareas sobre la marcha.
¿Sucede eso realmente? SÍ. Si un software de gestión de proyectos no es la única forma de comunicación, es decir, si los miembros del equipo usan de correos electrónicos a chats, reuniones y de ahí a juntadas informales en el pasillo, entonces actualizar el estado de las tareas se volverá una tarea inútil para ellos. Si nadie está pendiente del estado de las tareas, mantenerlas actualizadas no será una prioridad. He trabajado en proyectos en los que estábamos tan ocupados comunicando actualizaciones a través de otros medios que apenas teníamos tiempo para mantener actualizados los estados de nuestras tareas. No era una situación ideal y, a menudo, los informes de progreso contenían errores.
En general, un software de gestión de proyectos debe ser el lugar donde vive su proyecto y, como cualquier organismo vivo que respira, debe prosperar en ese entorno. En un mundo de trabajo remoto, lo que más importa es tener un software de gestión de proyectos que haga exactamente lo que uno necesita, sea fácil de usar y se integre bien con otras herramientas utilizadas en el proyecto.
Nutcache es un software de gestión de proyectos robusto al que todos los gerentes de proyectos deberían echar un vistazo. Puede que la herramienta sea la diferencia entre un proyecto que alcanza su meta con éxito sin muchos obstáculos y uno que no lo hace.
