Toda decisión que toma una empresa en cuanto a oportunidades de negocio está limitada por sus recursos. Las empresas primeramente analizan sus recursos antes de tomar decisiones en cuanto a si cierta oportunidad de negocio es factible o no. Cuando una empresa decide ir tras una determinada oportunidad de negocio, esta se convierte en un proyecto empresarial. La gestión de proyectos implica varias actividades. Tras cada gestión de proyecto exitosa existe una poderosa solución dotada de las mejores herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas asisten al gerente de proyectos, a los propietarios, socios y el personal para que se comuniquen de forma eficiente entre ellos. También brinda a las partes interesadas informes actualizados sobre el progreso y la situación actual del proyecto.
Un software simple de gestión de proyectos brinda las funciones de asistencia básica como programación de actividades, asignación de tareas y varias actividades de gestión de recursos.
Según el informe Pulse of the Profession 2018, el 9,9% de un dólar americano se malgasta debido a un mal e inadecuado rendimiento del proyecto. Puede sonar intangible, pero esto equivale a 99 millones por cada mil millones que se invierten en un proyecto. Es por eso que las empresas necesitan tener buenas herramientas de gestión de proyectos.
Existen varias maneras de buscar el mejor software de gestión de proyectos. Los motores de amplia búsqueda ayudan a localizar este tipo de software. Se recomienda adquirir el mejor software corporativo todo en uno si sus funciones e implementación ayudarán efectivamente a cumplir las metas establecidas a corto y largo plazo.
Los gerentes de proyectos y otros participantes pueden trabajar con un software sin conexión a internet o a través de una página web para gestión de proyectos. De todas formas, el software suministra ayuda para gestionar el proyecto de forma colaborativa y efectiva.
Los proyectos pueden tomar una forma tradicional o colaborativa. En cualquiera de los dos, un software de gestión de proyectos es una herramienta importante para lograr los resultados de proyecto deseados. Los proyectos tradicionales tienen como característica el diseño jerárquico de mando del personal, el cual es dirigido por un gerente de proyecto. Existen proyectos que tienen tareas interconectadas y de la misma importancia para el resultado del proyecto. Este tipo de proyecto es llamado proyecto colaborativo.
Sectores en donde el software de gestión de proyectos puede incrementar la productividad
El software ofrece una combinación única de funciones. Estas funciones se utilizan en los diferentes sectores que trabajan colaborativamente en una empresa para optimizar los resultados de un proyecto. A través de la integración del mejor software de gestión de proyectos para la empresa, los sectores en la gestión de proyectos pueden coordinar de forma más eficiente.
Los siguientes sectores emplean el software de gestión de proyectos para aumentar la productividad de proyectos empresariales:
1. Gestión de presupuesto
Establecer un presupuesto para un proyecto es algo necesario si se desea maximizar los recursos que una empresa tiene a su disposición. Una vez fijado el presupuesto para un proyecto determinado, el siguiente desafío para el gerente del proyecto es el control de los egresos de fondos y su comparación con la asignación presupuestaria.
Gracias a las capacidades de informes en tiempo real que casi todos los software de gestión de proyectos tienen, los que toman las decisiones—como gerentes de proyecto, socios empresariales y propietarios empresariales—pueden visualizar los egresos actuales de fondos que se han producido y compararlos con el presupuesto para el proyecto. Mediante esta información, las partes interesadas podrán decidir qué acción tomar, como revisar mejor el presupuesto actual o mejorar o cambiar la actual estructura presupuestaria.
2. Preparación y presentación de informes
Todo proyecto necesita mostrar informes de progreso y situacionales en cuanto a su situación actual comparada a la del comienzo del proyecto. Las primeras personas que necesitan tal información son los gerentes de proyecto. Mediante la integración del software de gestión en el proceso, las partes interesadas obtendrán informes oportunos y claros sobre la situación y el progreso actual del proyecto.
El software de gestión de proyectos puede ofrecer varias plantillas gráficas para una mejor visualización. Como ejemplo están los gráficos y tablas que resumen y simplifican los diferentes datos del proyecto.
Con la asistencia del software de gestión de proyectos, las partes interesadas tendrán acceso a gráficos y tablas fáciles de entender. Esta función de visualización los ayuda a formular decisiones económicas.
3. Gestión del tiempo
No es aconsejable comenzar un proyecto sin una planificación detallada y estratégica. Un factor importante en el que la empresa necesita concentrarse al planificar un proyecto es el flujo de tiempo del mismo. Los plazos de tiempo específicos deben ser establecidos por el(los) gerente(s) del proyecto para identificar las tareas que se necesitan realizar en cada periodo de tiempo.
La movilización del software de gestión de proyectos en la gestión del tiempo de un proyecto respalda la generación precisa y en tiempo real de las tareas a realizar en cada marco de tiempo. Los resultados actuales de las tareas realizadas por cada miembro del personal para cada periodo de tiempo pueden compararse fácilmente con las tareas planificadas que ese empleado necesita realizar dentro del marco de tiempo dado.
Con el programa de gestión de proyectos, los gerentes de proyecto podrán darle un vistazo al progreso del proyecto y tendrán un panorama del flujo de las operaciones en el proyecto. Para otros participantes empresariales, la información recolectada sobre lo que realmente se logró y lo que todavía está planificado para diferentes marcos de tiempo los ayudará a determinar la efectividad y eficiencia de los procesos del proyecto.
4. Gestión de tareas
Los proyectos no serán exitosos si el personal contratado para ciertas tareas no está cualificado o no posee las habilidades necesarias para llevar a cabo su trabajo. El programa de gestión de proyectos ayuda a las empresas mediante la asignación de tareas y responsabilidades a los empleados.
Los cuadros se pueden crear con el programa de gestión de proyectos al crear un calendario de tareas y una lista de empleados junto a sus cualificaciones y experiencia. Estos cuadros son útiles para asignar las tareas y responsabilidades apropiadas en función de las cualificaciones y experiencia del empleado. Gracias a esta función, los diferentes procesos del proyecto se lograrán efectivamente debido a la optimizada asignación de roles a los empleados.
5. Gestión del personal
La combinación apropiada de tarea-empleado es un asunto desafiante. Esto requiere analizar cuidadosamente que la experiencia, cualificaciones y habilidades del empleado encajen con las especificaciones del trabajo. No combinar apropiadamente el empleado con el trabajo correcto en el proyecto tendrá un efecto negativo en la optimización de los recursos y el resultado del proyecto.
El personal del proyecto puede gestionarse de forma efectiva cuando se utiliza el software de gestión de proyectos. El programa ayuda a controlar el desempeño del personal mediante el análisis de sus resultados y el progreso del proyecto.
Este programa también puede asistir a los gerentes del proyecto en la evaluación de cómo un empleado está llevando a cabo las tareas asignadas y si lo está haciendo de acuerdo a los estándares establecidos por la empresa y el organismo rector.
6. Asociación empresarial
Las empresas no pueden funcionar si carecen de fondos. El dinero es un factor importante para la continuidad del proyecto. El software de gestión de proyectos ofrece una elaboración de informes y asistencia en comunicación para que los socios empresariales o inversores vean el progreso del proyecto y el desempeño de cada componente del mismo.
A los socios empresariales que han invertido su dinero en el proyecto de la empresa les interesará saber en qué se está utilizando su dinero. En el caso de que se necesiten más fondos para el proyecto, los posibles socios empresariales y los ya existentes pueden acceder a informes en tiempo real sobre el proyecto, y gracias a la asistencia del software de gestión de proyectos, pueden respaldar sus decisiones sobre invertir o no en el proyecto.
7. Gestión de la comunicación
El software de gestión de proyectos puede suministrar información en tiempo real sobre el progreso del proyecto de forma remota a las partes interesadas. Un software conectado a Internet puede enviar tablas, gráficos y otros informes sobre el progreso a propietarios empresariales desde diferentes partes del mundo.
Mediante una comunicación eficiente, las partes interesadas del proyecto pueden comunicar con eficacia sus observaciones sobre cualquier aspecto del proyecto a todos aquellos involucrados en el proyecto.
La productividad está a su alcance
El software de gestión de proyectos puede aumentar la productividad de la empresa al brindar asistencia al proceso empresarial en diferentes sectores de la compañía. Puede ser de ayuda en la gestión presupuestaria, la generación de informes, la gestión de tareas, la gestión del personal, la asociación empresarial y la gestión de la comunicación.
Para aquellas empresas que utilizan computadoras Mac, se encuentra disponible en internet un software de gestión de proyectos para Mac, en el que muchos proveedores ofrecen funciones únicas.
Aunque el software de gestión de proyectos parece ser la solución a los problemas de productividad, no es realmente así, ya que nunca será perfecto. Si bien existen inconvenientes, las ventajas siguen superando a las desventajas tecnológicas empresariales. Para minimizar los problemas relacionados con la integración de las últimas tecnologías en los procesos empresariales son necesarias una apropiada investigación y una detallada planificación.
