Un facteur commun à presque toutes les agences créatives est la diversité du travail, des projets et des actions menés quotidiennement pour les différents clients servis par chacune de celles-ci. Il est tout à fait normal de rencontrer des professionnels du domaine qui peuvent relater des expériences différentes au sein d’une même entreprise, parfois même au sein d’une même journée de travail : création de maquettes, planification de campagnes, parutions, remue-méninges, activation média, relation avec des influenceurs, production de contenus ou événements. En bref, il existe une infinité de possibilités et de domaines d’activité pour les agences créatives – et cela implique une équipe diversifiée et multidisciplinaire avec différents niveaux et charges de travail, en plus d’un large éventail de fournisseurs, partenaires et, bien sûr, plusieurs projets se déroulent simultanément, ce qui peut demander une organisation complexe qui peut être solutionnés avec Nutcache.
En pensant à cette charge de travail intense, dynamique et avec des demandes presque toujours différentes les unes des autres, nous avons décidé de vous présenter trois défis quotidiens qui peuvent être facilement gérés et simplifiés dans le flux de travail avec Nutcache. Notre logiciel permet une gestion de projet simple, complète et entièrement traçable à chaque étape du processus afin que la livraison du travail se déroule naturellement, de manière coordonnée et sans mauvaises surprises. Nous avons parlé à des professionnels du domaine et étudié leurs défis pour contextualiser cet article dans la routine des agences créatives, et maintenant il est temps de partager ce travail.
Voyons de plus près certains des problèmes les plus courants des agences créatives pouvant être solutionnés avec Nutcache
Premier problème : coordonner de grandes équipes avec des professionnels de différents niveaux, types de contrats et charges de travail.
Chargés de clientèle, création, média, production, conseil, digital, planning, rédaction : les agences créatives peuvent avoir des finalités différentes, mais ce qui est commun à beaucoup d’entre elles, c’est la diversité des secteurs au sein d’une même entreprise. En effet, ce type d’entreprise sert des clients très différents, avec des demandes complexes et est en constante évolution, nous devons ainsi préparer les équipes aux défis quotidiens. De plus, il existe différentes hiérarchies et niveaux professionnels – seniors, juniors, stagiaires, directeurs, et même prestataires indépendants – et chaque type de contrat aura sa propre charge de travail. Vous êtes déjà en train d’imaginer la complexité de l’organisation de ces équipes, n’est-ce pas? La bonne nouvelle est que cela peut facilement être solutionnés avec Nutcache.
Renata Melo, directrice d’agence créative, a souligné que l’une des demandes qui prend le plus de temps dans sa journée est d’organiser l’agenda et d’affecter les employés à la réalisation des projets. Elle mentionne également que certains logiciels de gestion de projet plus simples ne suffisent pas toujours à simplifier le quotidien, encore plus dans leurs versions gratuites : « J’ai du personnel exclusif à certains clients et d’autres que je peux allouer à n’importe projet que je veux, et le fait de pouvoir compter sur un logiciel intelligent pour automatiser ce processus est essentiel pour rendre ma journée plus productive ».
Avec Nutcache, l’organisation des équipes se fait naturellement et intuitivement. Le professionnel qui gérera les projets peut créer des profils individuels pour chaque employé, restreindre les clients ou les projets sur lesquels il peut travailler, en plus de définir la charge de travail et la valeur de cette charge de travail afin qu’il y ait un suivi précis du temps passé par rapport à ce qui est facturé à la fin des livraisons. Après cette première organisation, au moment de passer aux choses sérieuses, les managers peuvent contrôler les entrées et les sorties des professionnels d’un projet donné, assigner des tâches à chaque responsable, fixer des délais et contrôler l’ensemble du flux de travail en tenant compte des différents types et niveaux de contrat. Votre équipe embauchée peut, par exemple, partager le même projet avec des indépendants, et nous pouvons définir l’ordre d’exécution avec la fonction de dépendance des tâches – qui stipule quand une tâche ne peut commencer qu’après qu’une autre soit terminée.
Sans oublier la facilité de communication à l’aide du logiciel, comme la section des commentaires à l’intérieur des tâches, et également la possibilité de concentrer tout le matériel nécessaire à l’équipe à l’intérieur d’une tâche comme les pièces jointes, les champs de description, les dates de début et de fin avec la possibilité de créer des étiquettes personnalisées pour rendre l’ensemble du flux encore plus organisé. Facile, non? Passons à une autre fonctionnalité axée sur la productivité.
Second problème : organiser les clients et les fournisseurs de différentes catégories en un seul endroit pour faciliter la routine de travail.
En raison de la diversité des projets et des demandes qu’une agence de création exécute dans sa routine de travail, un autre point très commun pour les entreprises de cette catégorie est un volume considérable de clients différents et aussi de fournisseurs afin que le projet et toutes ses étapes soient réalisés du début à la fin au sein même de l’agence. Cela implique un besoin supplémentaire d’organiser le portefeuille clients et aussi les différents fournisseurs.
Premièrement, les clients appartiennent à différents segments avec des demandes spécifiques, qui font appel à plusieurs domaines de l’agence pour y répondre. Imaginons qu’un même projet commence par le contact du client avec les responsables de comptes, qui devient une demande interne, puis les responsables de la création, des médias ou de la production, par exemple, organisent l’équipe chargée de répondre à cette demande. À partir de là, l’équipe a besoin que toutes les informations importantes et historiques soient disponibles pour qu’un nouvel employé ou quiconque n’ait jamais servi ce client puisse être contextualisé, et ainsi de suite.
En plus des clients, nous avons la liste des fournisseurs qui fournissent des services pour l’entreprise, car toutes les agences, par exemple, n’ont pas toutes leurs activités en interne. Les services d’impression, la capture d’images et de photographies, la production sonore, l’organisation d’événements, les influenceurs et la documentation font partie des services couramment externalisés par ces entreprises, qui conservent cette liste dans un endroit facilement accessible afin que tous les employés responsables de l’embauche puissent articuler l’équipe interne avec des fournisseurs externes. Cela vous paraît complexe? Nous en avons conscience, mais toute cette organisation peut être solutionnée avec Nutcache!
Une fois connecté à Nutcache, les clients peuvent être configurés dans les paramètres de votre organisation, avec des informations institutionnelles et même des paramètres de facturation avancés tels que la devise utilisée et la taxe par défaut ainsi que les conditions de paiement. Plus cette configuration sera détaillée, plus il sera facile de gérer les demandes et les charges à la fin de chaque projet. Nous pouvons regrouper les fournisseurs et leurs informations importantes dans la zone des dépenses de Nutcache – la même zone dans laquelle les responsables vérifient, approuvent ou désapprouvent les coûts générés lors de l’exécution des projets pour chaque client.
En gardant ces informations toujours à jour et organisées, le quotidien des responsables du projet deviendra beaucoup plus facile. Jacqueline França, responsable numérique, souligne que cette organisation est la clé pour que, face à l’ouragan des demandes quotidiennes, toutes les informations soient concentrées et accessibles à tout moment. En tant que personne chargée de contacter différents fournisseurs tels que les fabricants de cadeaux d’entreprise, les kits médias, mais aussi les influenceurs qui réalisent des travaux pour les différents clients de l’agence, Jacqueline affirme : « avoir un logiciel qui me permet d’avoir toutes les informations importantes des deux clients et fournisseurs à portée de main, de manière organisée et personnalisable, fait gagner du temps et rend ma routine de travail plus productive – je passe moins de temps à essayer de recueillir des informations et plus de temps à exécuter la demande de manière créative, ce qui est idéal pour ma vision en tant que professionnel et, par conséquent pour les livraisons en agence. Voilà un des problèmes facilement solutionnés avec Nutcache!
Troisième problème : gérer plusieurs projets et tâches répartis entre des professionnels de différents domaines.
En regardant de plus près le travail quotidien des agences, nous sommes confrontés à un volume élevé de projets et de livraisons pour différents clients. Certaines d’entre elles sont des demandes fixes qui se produisent fréquemment, d’autres sont ponctuelles, et elles peuvent également impliquer une équipe fixe ou flexible. Tout cela nécessite une organisation stratégique des équipes et des étapes de livraison afin que tous les points soient exécutés correctement, dans l’ordre nécessaire, et correctement alignés avec la demande faite par le client aux chargés de compte.
Certains professionnels, comme Lerynda Lima, analyste en excellence commerciale, jouent un rôle essentiel dans l’organisation stratégique et la division des tâches du processus. Idéalement, elle fait partie des personnes qui suivent le processus du début à la fin, du remue-méninges à la répartition des tâches, au suivi de l’exécution, à la révision du livrable et même à la présentation client. Lorsque nous voyons ce trajet parcouru, nous pouvons observer que plusieurs projets se déroulent simultanément. Il est très facile de se perdre lors de l’exécution si vous ne disposez pas d’un outil flexible et complet pour vous aider à gérer les projets.
Lerynda a souligne que toute sa journée est simplifiée par l’automatisation et la numérisation des processus afin qu’elle puisse consacrer moins de temps aux tâches opérationnelles et plus de temps à la planification stratégique et créative : « Comme ma routine exige que je suive les livraisons du début à la fin pour assurer que toute l’exécution est conforme à la demande du client, visualiser un projet rapidement et intuitivement à l’aide d’un outil de gestion est essentiel – je peux sélectionner un projet, visualiser l’équipe impliquée, qui est responsable de chaque tâche du processus, le statut, le temps passé et aussi connaitre la nature du projet en cours, cela peut être une campagne, une action ou une présentation institutionnelle par exemple. De plus, j’ai besoin d’un outil qui me permette de modifier les délais, de faire des échanges entre les professionnels responsables et de joindre tout le matériel important pour l’exécution du projet. »
Savez-vous quel outil intègre toutes ces fonctionnalités? Eh bien oui, un autre ensemble de problèmes potentiels solutionnés avec Nutcache! Avec notre logiciel, votre gestion de projet est complète, grâce à l’organisation des équipes correctement réparties entre les tâches d’un projet, des délais de livraison et des dépendances pour s’assurer que toutes les étapes sont suivies, en plus de la définition des priorités, l’ajout d’étiquettes personnalisées aux tâches et des diverses intégrations avec PayPal, GitHub, Slack et Zappier, par exemple.
Conclusion
Avez-vous pu identifier des points similaires aux problèmes présentés dans cet article au sein de votre routine de travail? Il est alors temps de découvrir Nutcache et tous les outils que notre logiciel peut offrir à votre agence de création. La gestion d’équipe, l’exécution de projets et de tâches, l’organisation des clients et des fournisseurs ne sont que quelques-unes des fonctions conçues spécialement pour les entreprises qui se concentrent sur la productivité du travail. De plus, vous pouvez profiter d’un suivi complet du temps et des dépenses, d’un système de facturation intégré synchronisé avec vos projets, en plus de la budgétisation en temps réel afin que vous surveilliez en permanence la rentabilité des demandes de vos clients. Votre routine est complètement simplifiée et les problèmes courants peuvent être solutionnés avec Nutcache!
Accédez dès maintenant à nos différents forfaits pour trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise, et partagez cet article avec les professionnels du secteur pour rendre la vie de chacun encore plus simple et plus productive.
