La gestion des équipes est l’une des tâches les plus difficiles auxquelles les directeurs et managers doivent faire face. Mais cela ne peut être évité car, de nos jours, le travail en équipe est essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise.
Lorsque le travail dépend de nous, nous avons un contrôle total de la situation : horaires, activités, délais, responsabilité, tout est organisé individuellement. Cependant, avec l’intégration d’un plus grand nombre de personnes, l’équation se complique un peu plus. Nous devons faire face à différentes opinions, différentes façons d’être et différentes façons de comprendre un projet. Le défi consiste à comprendre et à respecter la position de chacun au sein de l’équipe afin de ne pas affecter le climat de travail !
Un manager qui délègue des tâches, dirige des réunions et supervise ensuite les activités de ses collaborateurs ne développe pas réellement le travail d’équipe. Il ne fait que suivre le même modèle vertical classique aujourd’hui révolu et contre-productif.
Au contraire, un groupe de personnes ayant des compétences différentes et impliquées dans la réalisation d’un objectif commun est la véritable définition d’une équipe. Ils partagent des responsabilités et des projets. Chaque membre du groupe, en raison de son domaine de compétence particulier, est un élément clé du fonctionnement du groupe.
La prise de décision et la discussion sur la meilleure façon d’atteindre l’objectif doivent concerner tous les membres de l’équipe. Cependant, le travail d’équipe ne signifie pas pour autant la désorganisation. Il faudra définir un leader ou responsable d’équipe dont le rôle sera d’organiser les tâches et l’avancée du projet.
La productivité d’une équipe est le résultat d’une bonne gestion, d’une bonne équipe de travail et de bons outils pour atteindre les objectifs que nous nous fixons. Voyons en détails 4 bonnes pratiques qui peuvent vous aider à optimiser la gestion d’équipe et la productivité de chacun.
1. Constituez la bonne équipe
La composition de l’équipe est cruciale pour le succès d’un projet. Le dirigeant en charge de la constitution de l’équipe doit veiller à mixer des personnalités dominantes capables de prendre rapidement les choses en main et des personnalités dont la force réside davantage dans l’écoute et l’action réfléchie.
Les experts de la gestion de projet efficace déclarent que les profils complémentaires permettent de constituer des équipes plus créatives si elles parviennent à mettre en place des mécanismes d’échange d’idées qui enrichissent les résultats globaux.
Avant de former l’équipe de projet, vous devrez consacrer du temps à définir les postes, les aptitudes et les compétences que chaque personne participant à votre projet doit avoir. Une définition claire des rôles et des responsabilités contribue à l’efficacité car elle évite la duplication des tâches ou que certaines d’entre elles ne soient pas exécutées parce qu’elles n’ont pas de responsable spécifique.
Par ailleurs, les différences de performances entraînent souvent des conflits au sein de l’équipe. Il y a ceux qui veulent en faire le moins possible. Dans ce cas, il est important de trouver la cause de l’absence supposée de motivation : N’a-t-il tout simplement pas envie de faire son travail ou est-il simplement dépassé par les événements ? Y a-t-il trop de choses à faire ou a-t-il peur de ne pas pouvoir faire ce que l’on attend de lui ? Dans tous les cas, une conversation honnête doit être recherchée.
2. Choisir un leader naturel
Pour une bonne gestion d’équipe, il est important que la personne adéquate prenne la direction des opérations. Optimisme, inspiration, compréhension et capacité à communiquer sont les valeurs qui doivent accompagner un chef d’équipe.
Une compétence fondamentale qu’un leader doit posséder pour la bonne gestion des équipes de travail est de savoir expliquer les décisions. Les activités ne doivent jamais être réalisées juste parce que le patron le veut ! Une politique de stricte obéissance peut influencer négativement l’estime de soi des employés, la créativité et le climat de travail.
Un bon leader est empathique. Il est capable de regarder différentes situations à travers les yeux de tous les membres de l’équipe et de comprendre de cette façon leur réalité.
Un manager doit faire preuve de confiance envers son équipe. Il est essentiel de pouvoir déléguer des tâches. Lorsque le dirigeant n’a pas confiance dans le travail de ses employés, il s’immisce dans des activités qui ne le concernent pas et détruit le climat de travail en équipe.
3. Définir des objectifs clairs
Fixez des buts et des objectifs pour chaque membre de l’équipe. Lorsqu’un employé se fixe un objectif, il est motivé et concentré sur sa réalisation. Il doit évidemment s’agir d’objectifs qu’il est possible d’atteindre et qui sont mesurables à l’aide de méthodes claires et prédéterminées. Définissez des objectifs qui représentent un défi ! Car c’est bien connu, il est humain de vouloir relever des défis. N’hésitez pas à créer un calendrier projet pour que tous les membres aient une vision claire des deadlines.
Portez une attention particulière à la productivité et à la qualité du travail. Ne confondez pas la productivité avec les heures de travail. Concentrez-vous sur la quantité de travail que chaque personne est capable d’accomplir au cours d’une journée de travail, en veillant à ce qu’elle dispose des outils qui lui facilitent la tâche et lui permettent de montrer tous ses talents.
Promouvoir la reconnaissance du groupe en temps réel est essentiel. Rien ne motive plus un employé que d’observer en temps réel comment il atteint ses objectifs. Vous pouvez prévoir des réunions hebdomadaires ou mensuelles où chaque membre du groupe peut présenter le résultat de ses travaux. Reconnaître les progrès et motiver au quotidien est un avantage tant pour votre entreprise que pour vos employés.
4. Apprendre à bien communiquer
Un travail d’équipe réussi repose généralement sur une chose : une communication réussie au sein de l’équipe ! Dans une équipe, chacun doit pouvoir s’exprimer. Laisser parler l’autre est une nécessité absolue dans une équipe. Chacun devrait avoir la possibilité d’exprimer pleinement son opinion sur un problème donné. Lorsque votre équipe est à distance, un outil de chat comme Slack peut s’avérer très utile pour éviter de trop nombreux emails. Lorsque votre équipe est particulièrement importante, il peut être utile d’utiliser un logiciel de webinar pour effectuer des présentations à tous les membres de l’équipe ou des réunions en télétravail.
L’implication de tous les membres de l’équipe dans la communication de l’équipe est tout aussi importante pour l’objectif commun. Se parler est aussi essentiel que de s’écouter les uns les autres. Chaque membre de l’équipe doit avoir suffisamment à dire, et les arguments doivent être pesés avant d’être rejetés.
Communiquer ouvertement et fournir toutes les informations pertinentes à tous les membres de l’équipe qui en ont besoin.
Communiquer signifie parfois aussi critiquer. Être critiqué n’est pas agréable, mais parfois nécessaire. Pour progresser, il faut régulièrement mettre à l’épreuve ses propres actions ainsi que celles de l’équipe et de ses membres. L’important est d’argumenter de manière constructive et en se concentrant sur le sujet en question. Les critiques et les jugements personnels n’ont pas leur place dans la communication d’équipe. Si des conflits surviennent au sein du groupe, ils doivent être traités ouvertement et une solution commune doit être trouvée.
Il est important aussi de se féliciter et de célébrer l’atteinte d’objectifs. Il ne s’agit pas seulement de célébrer des succès communs, une culture de la reconnaissance doit également être cultivée au niveau individuel – non seulement par les supérieurs, mais aussi par les collègues.
Un effet secondaire positif du fonctionnement de la communication au sein d’une équipe est qu’il réduit le stress sur le lieu de travail et rend de nombreux processus nettement plus efficaces, ce qui permet au final de gagner beaucoup de temps et donc d’améliorer sensiblement la productivité !
