Pour un manager efficace, comprendre les problèmes auxquels son équipe est confrontée est un élément important de la lutte contre la fatigue. Mais réaliser que grâce à des solutions innovantes, vous êtes en mesure de libérer le plus grand potentiel de votre équipe, c’est là que la magie opère. Vous trouverez ci-dessous quelques façons d’optimiser les performances de votre projet dans le cadre d’une gestion de la charge de travail de votre équipe.
1. Déléguez les tâches de manière claire et efficace
Un calendrier intuitif pour la gestion de la charge de travail facilite l’attribution de tâches aux membres de votre équipe et le suivi des progrès. En tant que chef de projet ou administrateur, vous y avez accès pour vérifier quelles tâches sont terminées, celles qui sont toujours en attente et même celles qui doivent encore être attribuées. Le calendrier est également capable d’enregistrer les vacances, les jours fériés, les congés, etc., afin que vous puissiez mieux comprendre qui est disponible et à quelle heure. Après tout, un manager organisé est le premier pas vers une équipe organisée.
Savoir déléguer les tâches selon les forces et les faiblesses de son équipe est un élément clé d’une bonne gestion, ce qui fait un bon gestionnaire. Et il n’y a aucune conjecture requise : avec un cadre de gestion de projet basé sur le cloud, vous pouvez visuellement tout suivre et gérer, de la planification à la date d’échéance à la remise finale.
2. Simplifier les choses
La partie la plus difficile de commencer un défi est généralement de décider de s’y attaquer avec détermination. En tant que chef de projet, vous savez certainement que si le travail peut sembler intimidant, simplifier les objectifs ou le projet en étapes plus gérables est une nécessité. Cela est encore plus vrai si vous êtes dans un environnement de travail hybride, où de nombreuses personnes se sentent déjà dépassées sans la structure d’un environnement de bureau traditionnel. Heureusement, l’utilisation d’un calendrier vous aide, vous et votre équipe, à rester calmes et motivés.
Et la fonction de gestion des tâches vous aide non seulement à rationaliser un projet plus important en tâches plus petites assignées sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, mais un calendrier intuitif – comme celui de Nutcache – vous permet également de vérifier la quantité de travail que votre équipe a accomplie et ce qu’elle n’a pas accompli. Vous avez même accès aux progrès individuels de chaque membre, ce qui vous permet d’identifier qui va bien et qui peut avoir besoin d’aide. De cette façon, si un membre de l’équipe prend du retard, vous le remarquerez à l’avance et pourrez résoudre le problème avant qu’il ne soit trop tard.
3. Encourager la collaboration
Bien qu’il soit essentiel de reconnaître et d’exploiter les forces de chacun des membres de votre équipe pour le succès de tout projet, les meilleurs gestionnaires recherchent également des moyens de développer les faiblesses de leurs employés. Une façon d’y parvenir est d’attribuer aux membres des tâches qui les obligent à travailler ensemble, en formant des groupes à des fins de perfectionnement professionnel. Supposons qu’un membre ait des difficultés avec l’analyse, envisagez de lui faire faire équipe avec un professionnel plus âgé qui peut transmettre des connaissances sur le sujet.
Avec la fonction « Espace de travail », vous pouvez gérer plusieurs projets au même endroit. Vous pouvez également partager vos mises à jour là où le travail se déroule, pour donner aux membres de l’équipe un aperçu de ce que vous faites. Encourager le travail de groupe peut également aider à lutter contre le sentiment d’isolement que votre équipe peut ressentir, et cela peut également faire des merveilles pour maintenir une culture d’entreprise forte, même si les employés travaillent à distance les uns des autres.
4. Travailler au moment où vous êtes le plus performant
Même si votre routine de yoga créée par la pandémie est derrière vous, cela ne signifie pas que vous n’avez toujours pas la capacité d’être flexible. Tout comme vous et votre équipe qui ne travaillez peut-être pas dans des espaces traditionnels, il est également possible que vous ne travailliez pas selon des horaires traditionnels – et cela peut être une bonne chose. Après tout, de nombreuses études montrent que les périodes de pointe de productivité varient grandement d’un individu à l’autre.
Prenez en considération, par exemple, la personne traditionnelle du matin vs. quelqu’un qui se sent plus vivant la nuit. Ce dernier peut avoir autant à offrir que le premier, bien que son rythme interne soit moins propice aux 8h00-18h00 des lieux de travail plus traditionnels. Utilisez ceci à votre avantage ! Après tout, les feuilles de temps vous permettent de suivre facilement les heures effectuées par votre équipe et les tâches qu’elle a accomplies sans avoir à faire le gendarme (ou à quitter votre poste de travail) pour vérifier, demander des comptes ou même exiger qu’ils travaillent sur le même fuseau horaire.
Nutcache propose également différents graphiques pour vous permettre de visualiser la productivité de votre équipe. Un diagramme de Gantt, par exemple, fonctionne avec le suivi du temps afin que vous puissiez voir combien de temps votre projet prendra et comment le travail progresse en cours de route. Nutcache vous permet également de suivre votre propre temps et de voir facilement tout votre travail dans une vue de type calendrier. De cette façon, vous pouvez savoir qui travaille sur quoi et quand, ainsi que la progression du projet. Avec une image claire de l’orientation du travail, vous pouvez apporter des ajustements au calendrier pour vous assurer que personne n’a plus de travail qu’il ne peut en gérer.
5. N’oubliez pas d’ajouter « équipe » à « travail d’équipe »
Tout chef d’équipe efficace sait que travailler ensemble nécessite souvent plus que la simple définition de tâches. Alors que la technologie a souvent la mauvaise réputation de diminuer notre quantité d’interactions humaines au cours de la journée, nous finissons souvent par sous-estimer sa capacité à l’améliorer dans le domaine professionnel. Un calendrier de gestion de la charge de travail vous donne plus de temps pour vous concentrer sur les besoins et les progrès individuels des membres de votre équipe, ainsi que pour explorer d’autres outils à votre disposition. Par exemple, vous pouvez ajouter ces tâches au flux de travail de votre projet afin que votre équipe puisse accéder rapidement aux ressources et communiquer en un seul endroit. Savoir qui fait quoi et quand réduira les risques de faire face à des problèmes ou des obstacles imprévus.
Conclusion
Une gestion d’équipe efficace nécessite non seulement l’expérience technique que vous avez acquise en accédant à votre poste actuel, mais également une connaissance des forces et des faiblesses des membres de l’équipe, une compréhension superficielle de la psychologie humaine, de la disponibilité et un peu de chance. En d’autres termes, c’est un exercice d’équilibre. Mais avec un logiciel de gestion de projet, vous n’avez pas à vous sentir comme sur une corde raide à chaque fois que vous approchez d’une nouvelle échéance.
Être capable de planifier, surveiller at assurer la gestion de la charge de travail de votre équipe vous aidera à vous assurer que certaines personnes ne se sentent pas dépassées et stressées, tandis que d’autres n’utilisent pas leur temps efficacement. Le logiciel de gestion de projet de Nutcache possède des fonctionnalités permettant de suivre le temps et les budgets, de créer des rapports, de gérer les factures, de partager des calendriers avec plusieurs équipes et de surveiller l’avancement des projets en cours. Ces fonctionnalités peuvent vous faire économiser du temps et des efforts afin que vous puissiez consacrer votre énergie à la création de produits innovants et à de solides relations avec vos clients.
