Si vous êtes gestionnaire de projet, vous savez probablement que choisir un logiciel capable d’intégrer tous vos besoins est la chose la plus intelligente que vous puissiez faire pour améliorer considérablement la qualité de votre travail. Mais avec tous les outils disponibles, découvrir de nouvelles fonctionnalités peut sembler complexe et il devient facile de s’y perdre, n’est-ce pas? Mais cela ne devrait pas vous empêcher de tirer le meilleur parti de votre plateforme. C’est pourquoi nous avons décidé de partager 5 fonctionnalités de Nutcache super intuitives que vous devez mettre en œuvre pour améliorer vos activités.
Quelles sont certaines des fonctionnalités les plus populaires de Nutcache?
Nutcache propose de nombreuses fonctionnalités pouvant répondre aux besoins des utilisateurs, qu’ils soient sur le forfait Gratuit, Pro ou Entreprise. Les avantages varient, mais une chose est sûre : toutes les solutions de base – disponibles dans n’importe quel forfait – répondent déjà aux exigences essentielles en matière de gestion de projet. Résumons-en quelques-unes :
- Vous pouvez créer et gérer un nombre illimité de projets et de tâches : avec Nutcache, vous pouvez segmenter tous vos projets pour les garder toujours organisés et sous votre contrôle. Il en va de même pour les tâches : notez chaque étape que vous devrez suivre pour mener à bien vos projets et suivre vos progrès.
- Vous pouvez visualiser vos projets sous forme de tableau ou de liste : pour que vous puissiez contrôler et gérer votre travail, vous devez être en mesure d’analyser son avancement. Nutcache propose deux formats différents, vous pouvez choisir celui que vous préférez ou les changer en fonction des informations ou de l’aspect pratique dont vous avez besoin sur le moment.
- Gérez l’activité avec le suivi du temps : vous et les membres de votre équipe pouvez ajouter des entrées de temps aux tâches et projets en cours. Cela aide le gestionnaire à évaluer la précision des estimations de travail, les niveaux de productivité et également à visualiser les particularités de travaux spécifiques.
Incroyable, n’est-ce pas? Nutcache possède encore de nombreuses autres fonctionnalités dont vous devriez probablement tirer parti et nous vous prévenons : une fois qu’elles commenceront à améliorer votre travail, vous ne voudrez peut-être plus revenir en arrière!
Fonctionnalités intelligentes de Nutcache : le Workspace
La première sur la liste des fonctionnalités de Nutcache est le « Workspace » ou « Mon espace de travail ». Cette fonctionnalité permet à chaque utilisateur de visualiser facilement toutes les tâches à effectuer. Vous pouvez le trouver directement sur la page d’accueil de l’application et il est destiné à vous aider à mieux comprendre votre charge de travail et celle de vos coéquipiers.
Comment ça marche exactement?
Eh bien, pour commencer, vous pouvez afficher toutes les informations relatives à la tâche que vous souhaitez, la recherche peut être effectuée à l’aide de filtres de date ou du projet lui-même. Pour être plus clair : si vous avez défini une date d’échéance pour une tâche, l’espace de travail affiche les informations dans l’ordre d’échéance : en retard, échéance aujourd’hui, échéance demain, à la fin de cette semaine et « à venir ». De cette façon, vous pourrez tout visualiser dans un ordre logique et être toujours conscient de vos délais et du stade d’achèvement d’une tâche. Découvrez comment il sera affiché :
Et si des projets/tâches sont planifiés sans date d’échéance, ils seront regroupés dans la « section non planifiée » où vous pourrez également avoir un aperçu clair et concis mais sans dates/étapes spécifiques à analyser.
En revanche, si vous préférez rechercher une tâche en utilisant le workspace avec le filtre « par projet », vous pouvez rechercher le titre du projet et les informations disponibles seront le nom de la tâche, le nom de la liste des tâches, les étiquettes et les indicateurs. Voilà comment cela se présente :
Ce filtre est parfait pour analyser tous les détails importants d’une tâche, même si elle n’a pas nécessairement de date d’échéance. Les utilisateurs peuvent comprendre clairement à quel projet appartient une tâche spécifique, gérer leur travail en affichant l’ordre de priorité et la quantité de tâches déjà terminées.
Peu importe la présentation, que ce soit par date ou par projet, selon ce qui vous convient le mieux, l’application vous informe sur l’état d’avancement de la tâche, son niveau de priorité, le temps passé jusqu’à présent, les membres affectés et la date d’échéance. En d’autres termes, cela aide les managers et les employés à toujours garder une longueur d’avance sur leur charge de travail. Et en parlant de charge, passons à notre prochaine fonctionnalité.
Fonctionnalités intelligentes de Nutcache : le calendrier de gestion de la charge de travail
S’il y a une chose que les gestionnaires de projet ont apprise au cours de leurs longues années de travail, c’est que la productivité souffre lorsque la charge de travail n’est pas correctement gérée. Mais c’est plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas? Cette tâche comporte de nombreux défis : les travailleurs peuvent être confrontés au stress, à la confusion et à l’inefficacité en raison de charges de travail mal gérées. C’est pourquoi toute aide est la bienvenue. Cette fonctionnalité de Nutcache vise à améliorer la gestion, mais avant d’entrer dans le vif du sujet, récapitulons rapidement ce que signifie exactement la « gestion de la charge de travail »?
Pour les gestionnaires/dirigeants, la gestion de la charge de travail est le processus de répartition des activités entre les membres de l’équipe, de direction des tâches qu’ils ont la capacité de faire, ainsi que de suivi de l’exécution et des performances des employés.
Pour les travailleurs, cette gestion est la capacité de répartir le travail de manière égale, en donnant à chaque tâche ou responsabilité sa pertinence et sa priorité. La gestion intelligente de la charge de travail empêche la surcharge, ce qui est important car même si vos intentions sont bonnes, à un moment donné, la surcharge peut devenir nuisible et affecter les performances de l’équipe, ainsi qu’influencer la productivité, les taux de roulement, les niveaux de stress et les risques d’épuisement professionnel.
La fonction du calendrier Nutcache est de contribuer à la répartition du travail et de s’assurer que les équipes restent informées de l’avancement d’un projet donné. Une fois que vous avez simplifié un projet en tâches plus petites et plus gérables, assignées sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, vous pouvez utiliser le calendrier pour vérifier la quantité de travail accomplie, ce qui manque et les progrès individuels de chaque membre – pour identifier qui fonctionne comme prévu et qui peut avoir besoin d’un petit coup de pouce.
Vous pouvez trouver la fonction de calendrier directement dans le menu principal sur le côté gauche de votre écran et vous remarquerez également qu’elle se compose de deux sections principales : la section calendrier – à gauche (1) – et celle des tâches à effectuer – à droite (2). La première vous permet de visualiser la quantité de travail attribuée à quelqu’un sur une période spécifique, ce qui peut vous aider à identifier facilement si quelqu’un est surmené et à redistribuer une partie de cette responsabilité. La deuxième section comprend toutes les tâches pour lesquelles il n’y a pas de temps estimé ou de membres affectés.
Il existe également un jeu de couleurs qui vous permet de voir facilement sur quelle tâche chaque membre travaille, ainsi que d’illustrer leur progression : le bleu est utilisé lorsque moins de 80 % des heures disponibles pour un projet ont été appliquées, l’orange apparaît lorsque plus de 80 % ont été utilisés et enfin le rouge indique quand 100% des heures disponibles ont été consommées :
Pour apprendre à construire votre propre calendrier de gestion de la charge de travail, ainsi que découvrir d’autres avantages de cette fonctionnalité, vous pouvez consulter ce guide rapide et pratique. Et puisque nous parlons du « temps », passons à notre prochaine fonctionnalité.
Fonctionnalités intelligentes de Nutcache : le suivi du temps pour les tâches
Ce n’est pas une nouvelle que la gestion du temps est un excellent vecteur de productivité, n’est-ce pas? Les chronomètres en ligne ont la capacité de promouvoir la motivation, la responsabilisation et l’équilibre des employés, ainsi que les dossiers et données vitaux pour la direction. Que vous vous autogériez, que vous travailliez en équipe ou que vous dirigiez un groupe, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos efforts en suivant votre ressource la plus précieuse : le temps. C’est dans cet esprit que Nutcache a créé la fonction de suivi du temps. C’est un outil simple mais étonnamment efficace qui aide l’utilisateur à garder une trace du temps passé sur des tâches comme le travail, la recherche, les réunions ou tout autre type d’activité que vous souhaitez enregistrer.
Avec le suivi du temps Nutcache, vous pouvez :
- Identifier vos moments de la journée les plus productifs pour différents types de tâches;
- Déterminer quels membres de l’équipe travaillent le mieux seuls, en petits groupes et en grands groupes;
- Récompenser le travail acharné en identifiant les employés les mieux classés;
- Trouver un bon équilibre travail/repos en tant qu’indépendant ou indépendant.
Comme les autres fonctionnalités de Nutcache, celle-ci est également très facile à utiliser. Deux options s’offrent à vous : démarrer un chronomètre en cliquant sur l’icône « minuteur » dans le coin supérieur droit de l’application, ou commencer à compter directement sur la tâche sur laquelle vous travaillez. Si vous choisissez ce dernier, vous pouvez démarrer une minuterie ou enregistrer manuellement l’heure. Découvrez le processus :
Une fois que vous avez fait cela, vous devrez spécifier le projet et la tâche auxquels le chronomètre sera lié. Par exemple, dans l’image ci-dessus, vous pouvez voir que le chronomètre a été associé à un projet marketing Nutcache.
Et la fonctionnalité est encore plus complète : au cas où vous auriez besoin de gérer plus précisément vos entrées de temps, vous pouvez également définir la liste des tâches auxquelles le chronomètre sera associé, au cas où vous en auriez besoin. Lorsque vous arrêtez le suivi du temps, la période travaillée sera enregistrée et la saisie du temps sera automatiquement ajoutée aux derniers enregistrements accessibles depuis le bas de l’écran de gestion du suivi du temps.
Vous pouvez voir que la gestion du temps est d’une grande importance pour les gestionnaires et les employés. Les dirigeants bénéficient d’une vue d’ensemble pour analyser les performances des membres, car le temps peut être un indicateur stratégique du fonctionnement de toute l’équipe. En ce qui concerne les membres eux-mêmes, le suivi du temps consacré aux tâches peut apporter un sentiment important de conscience de soi en ce qui concerne la progression, le développement et l’exécution de différentes tâches.
Fonctionnalités intelligentes de Nutcache : les commentaires sur les tâches
Nous n’avons probablement pas besoin de vous rappeler à quel point la communication est importante dans le processus de gestion – ou de travail avec – des projets. Le rêve de tout travailleur est d’éliminer les longues chaînes d’e-mails, de captures d’écran ou de messages de chat destinés à fournir une sorte de contexte. Au lieu de cela, l’objectif est de permettre un retour d’information simple et exploitable sur les tâches. Avec cette fonctionnalité Nutcache, vous et votre équipe pouvez dire adieu aux e-mails perdus et aux processus collaboratifs perdus au fil du temps, car il y aura un moyen de créer des conversations rapides mais efficaces et de vous connecter avec les membres de votre équipe. En d’autres termes, la possibilité d’ajouter des commentaires aux tâches améliore la collaboration en connectant l’historique et le contenu aux bonnes personnes.
Avec cette fonctionnalité de Nutcache, tous les membres (y compris les invités) peuvent également laisser un commentaire sur une tâche de manière très simple! Pour publier un commentaire, cliquez sur le champ « Écrivez un commentaire ici », entrez votre texte et cliquez sur l’icône d’envoi. C’est aussi simple que cela!
Supposons que vous souhaitiez poser une question à quelqu’un sur une tâche spécifique ou que vous souhaitiez peut-être inclure cette personne dans la conversation, ce serait la fonctionnalité idéale pour cela, car elle vous permet de la mentionner et de la notifier. Tapez simplement @ et choisissez quelqu’un dans la liste des membres qui s’affiche. Une autre option est de taper le prénom du membre, de cliquer dessus, et à partir de là, la personne sera immédiatement notifiée de sa mention, en plus de devenir visible dans la boîte de notification des mentions.
Vous savez quand la correction automatique vous joue des tours? Ne vous inquiétez pas! Si vous confondez le membre de l’équipe ou si vous épelez mal son nom, vous pouvez toujours modifier votre commentaire en l’ouvrant simplement et en cliquant pour modifier le texte. Mais, si vous avez mentionné quelqu’un par accident, supprimez le commentaire en cliquant sur l’icône de suppression. Et n’oubliez pas : les utilisateurs ne peuvent modifier ou supprimer que leurs propres commentaires.
Remarquez comment cette fonctionnalité modeste peut faire des merveilles pour la collaboration de votre équipe? En quelques clics, votre collaborateur peut accroître l’efficacité de sa communication, devenir plus accessible, améliorer sa rapidité de réponse et faciliter son accès à l’information. Parfait, n’est-ce pas?
Fonctionnalités intelligentes de Nutcache : la recherche globale
Travailler avec des projets peut être fatigant. Le nombre de tâches, d’informations, de membres et de fichiers peut sembler ingérable, non pas à cause de la complexité, mais à cause de la tendance à se perdre dans une multitude d’éléments à surveiller. Une équipe doit garder une trace de tout ce qui a été réalisé ou inclus dans un projet, et il est tout aussi important que les employés soient en mesure de trouver des informations pertinentes de manière simple et pratique. Trouver facilement tous les détails d’un projet peut aider à garantir la productivité, une utilisation intelligente du temps et à améliorer les performances. Cette optimisation influence également les compétences organisationnelles des employés et réduit le temps passé à rechercher et à poser des questions.
La barre de recherche globale de Nutcache est extrêmement efficace et constitue probablement le meilleur raccourci pour trouver les informations que vous souhaitez. Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour trouver rapidement des projets, des tâches, des membres, des équipes, des clients et des factures. Les résultats sont regroupés par catégorie pour vous permettre de voir exactement ce dont vous avez besoin.
Vous trouverez la fonction de recherche globale dans la barre supérieure de votre application, ici :
Voici un tutoriel rapide pour accéder à tous les éléments que vous voulez :
- Cliquez sur la barre de recherche dans la barre supérieure de l’application.
- Entrez un mot-clé.
- Cliquez sur l’élément que vous recherchez dans la liste lorsqu’il apparaît pour l’ouvrir.
Ce raccourci permet de réduire le temps passé à rechercher des informations et la réutilisation de ce moment pour effectuer des tâches plus importantes.
Conclusion
Connaissiez-vous déjà l’une des ressources que nous avons partagées dans cet article? Si vous ne les connaissiez pas – ou du moins pas tous – vous avez dû remarquer qu’ils sont de parfaits compléments pour faciliter votre travail. Ils contribuent à la visualisation des performances, des progrès, de la productivité, des informations pertinentes et même de la collaboration entre les employés. Des solutions simples mais intelligentes comme celles-ci sont assurées d’avoir un impact positif sur vos activités quotidiennes, car vous comptez sur elles à chaque étape du processus. Assurez-vous d’emporter avec vous tous les trucs et astuces que vous avez appris aujourd’hui et ne perdez plus de temps pour utiliser ces ressources incroyablement pratiques !
