En plus du chargé de projet, chaque employé à son rôle à jouer. Toutefois, bien que tous les employés soient essentiels à la réalisation du travail, l’implication du chargé de projet est primordiale.
Si vous êtes le chargé de projet, c’est à vous de diriger et de guider l’équipe tout au long du processus. Vous devez être en mesure d’aider à coordonner les différentes étapes. Ceci implique de travailler en étroite collaboration avec les membres de l’équipe concernés.
Comme les employés sont généralement en première ligne, ils peuvent fournir un grand nombre d’informations sur le projet. Ils sont en mesure de vous mentionner les tâches à accomplir et les délais raisonnables. Dans cette optique, vous devez poser des questions à votre équipe pour vous aider à comprendre pleinement l’étendue du travail. En tant que chargé de projet, voici quelques exemples de questions que vous devez poser.
1. Avez-vous des suggestions?
Certains de vos employés auront probablement déjà eu l’occasion de travailler sur des projets similaires. C’est donc une bonne idée de demander à l’équipe de faire des suggestions afin de garantir la réussite du projet.
Faites participer toute l’équipe afin que vos employés puissent partager leurs idées entre eux ainsi qu’avec vous. Utilisez différentes plateformes si nécessaire afin de faire participer le plus grand nombre de personnes possible. Les membres moins expérimentés de l’équipe doivent également être impliqués. En effet, même s’ils n’ont pas nécessairement de suggestion à faire, le processus les aidera à mieux comprendre le travail.
2. De quoi avez-vous besoin?
Le chargé de projet est généralement la seule personne de l’équipe qui est autorisée à aller chercher des ressources et résoudre des problèmes. Pour cette raison, le chargé de projet doit être à l’écoute de son équipe et s’assurer que tous les besoins sont comblés. Est-ce que, par exemple, votre équipe a besoin de vidéoconférences plus fréquentes? Est-ce que l’affichage numérique aiderait à la gestion du projet? Qu’en est-il du transport? Le nombre de personnes travaillant sur le projet est-il suffisant? Ces questions, et bien d’autres sont des sujets que vous devez aborder. Vous devez être conscient des besoins de votre équipe afin de vous assurer qu’elle dispose de tout ce dont elle a besoin. Dans le cas contraire, la productivité peut être affectée et les projets peuvent même s’arrêter complètement.
3. Combien de temps faut-il pour réaliser la tâche?
Tout projet comporte des échéanciers, et le respect des délais est souvent impératif. Outre le délai global d’achèvement, il faudra également prévoir des délais pour les différentes étapes du projet. Dans de nombreux cas, certaines tâches sont dépendantes à d’autres tâches. Il suffit d’un retard dans le processus pour que tout le reste soit paralysé.
Demandez également si les délais fixés sont réalistes. Sinon, vous risquez de soumettre vos employés à un stress inutile. Si les délais ne sont pas réalistes, vous devrez peut-être envisager de réaffecter du personnel d’une tâche à l’autre, voire d’en embaucher de nouveaux.
De plus, songez à utiliser un logiciel de gestion de projet afin de vous aider à planifier et à organiser votre projet. Vous pouvez utiliser des diagrammes de Gantt qui permettent à l’équipe de mieux comprendre les délais.
4. Qui est responsable de chaque tâche?
En tant que chargé de projet, vous devez déterminer qui travaille sur quoi. C’est important, car vous devez vous assurer que quelqu’un travaille sur chaque tâche et que les bonnes personnes travaillent sur les tâches qui correspondent le mieux à leurs compétences.
Savoir qui est responsable de quoi est également important en matière de responsabilité. Il ne s’agit pas de chercher à mettre les gens en difficulté si quelque chose ne va pas, mais si un problème survient, il faut savoir à qui s’adresser pour savoir ce qui n’a pas fonctionné et comment y remédier. Il est également important de bien comprendre les processus afin de s’assurer de leurs bons déroulements.
5. Qui est le meneur dans l’équipe?
Un chargé de projet ne peut pas être partout. L’équipe doit donc passer une grande partie du temps à travailler sans vous. Cependant, il est probable qu’il y ait des meneurs naturels au sein de votre organisation. Vous devez les identifier puisqu’ils peuvent vous aider à maintenir le cap.
Idéalement, un bon meneur se doit d’avoir de l’expérience dans des projets similaires. Ainsi, il est plus probable qu’il puisse savoir quoi faire en cas de problème. Une fois que vous avez identifié vos chefs, vous pouvez leur déléguer des responsabilités dans le but de vous permettre de vous concentrer sur d’autres tâches. Vérifiez régulièrement auprès de vos responsables que tout se déroule comme prévu.
6. Quels sont les problèmes potentiels?
Soyez avertis, les choses peuvent parfois mal tourner, même dans les équipes les mieux préparées. Dans de nombreux cas, cela est dû à des variables externes sur lesquelles l’équipe n’a aucun contrôle. Dans d’autres, il s’agira de problèmes internes qui auraient pu être évités.
Étant en première ligne, certains de vos employés peuvent voir comment les choses pourraient déraper. Prenez toujours connaissance de leurs expériences afin de prévoir des solutions d’urgence. En étant toujours prêt au pire, vous gardez une avance.
Ce qu’il faut retenir
En tant que chargé de projet, si vous ne questionnez pas votre équipe, vous risquez de passer à côté de l’une des ressources les plus précieuses dont vous disposez: l’expérience. Même si un chargé de projet est généralement expérimenté, il peut apprendre beaucoup des personnes qui l’entourent. Tirer parti de cette expérience et de ces connaissances peut contribuer à garantir le succès de votre projet.
