Connaissez-vous le diagramme de Gantt? Nommé d’après l’ingénieur américain Henry L. Gantt, cet outil permet de visualiser dans le temps toutes les tâches d’un projet. Que vous soyez gestionnaire ou non, il peut être une bonne idée d’apprendre à maîtriser ce diagramme. Dans cet article, nous tenterons de vous convaincre de son utilité en six points.
Le diagramme de Gantt aide à structurer vos pensées
En planification de projet, l’une des étapes essentielles est le découpage, c’est-à-dire le recensement de toutes les tâches liées au projet. Prenons pour exemple un projet de design d’intérieur. Vous devez tenir compte de plusieurs étapes :
- Première rencontre avec le client;
- Réalisation des ébauches;
- Présentation du projet de rénovation;
- Gestion du chantier de rénovation;
- Etc.
Si vous parvenez à diviser chacune de ces étapes en tâches précises, votre planification s’en portera mieux. Vous craignez de vous éparpiller dans les détails? Rassurez-vous! Le diagramme de Gantt tient compte de toutes les tâches et structure vos idées par ordre chronologique.
En effet, le diagramme de Gantt représente l’ensemble de votre projet, réparti sur une durée définie à l’horizontale. Chaque tâche que vous aurez inscrite comporte au moins les données suivantes :
- La date de début au plus tôt, à laquelle il vous sera possible de commencer la tâche;
- La date de fin au plus tard, à laquelle la tâche peut être accomplie sans nuire au projet.
Comme nous allons le constater au point suivant, les dates sont primordiales lorsqu’il s’agit de mettre en place un diagramme de Gantt.
Le diagramme de Gantt aide à la gestion du temps
Vous ignorez si vous avez suffisamment de temps pour livrer votre projet? Grâce au diagramme de Gantt, il devient plus facile d’établir un échéancier réaliste. En effet, en définissant l’ensemble de vos tâches, vous aurez plus de facilité à estimer le temps requis pour accomplir chaque tâche.
Par exemple, si votre équipe a l’habitude de créer une maquette de site web en deux jours, vous pouvez ajouter une journée supplémentaire à cette tâche. Cette journée servira de tampon au cas où la tâche n’est pas encore accomplie, évitant ainsi l’accumulation de retards pour les tâches suivantes.
Le diagramme de Gantt permet de mieux vous ajuster
Puisque le diagramme de Gantt permet de visualiser toutes les tâches en un coup d’œil, il devient plus facile d’ajuster votre projet selon les circonstances. Par exemple, lors d’un projet en marketing, si vous constatez que la charge de travail de votre équipe est trop lourde pendant une semaine, vous pouvez répartir cette charge sur une plus longue durée.
La question de la répartition de la charge peut également s’appliquer entre coéquipiers. Avec le diagramme de Gantt, vous pouvez rapidement constater si un de vos collègues a plus de tâches que les autres. En distribuant les tâches à vos coéquipiers de façon plus uniforme, vous réduisez ainsi le sentiment d’injustice que pourrait vivre ce collègue.
Le diagramme de Gantt facilite l’organisation de travail
Grâce au diagramme de Gantt, vous savez quelles tâches sont en cours, mais aussi celles qui auront lieu dans un proche avenir. Vous pouvez alors mieux organiser votre travail d’équipe, en priorisant notamment les tâches urgentes et les tâches importantes.
À titre d’exemple, si votre projet d’équipe comporte une présentation à un client la semaine prochaine, vous allez assigner votre équipe aux tâches liées à cette présentation (ex. : création du visuel, rédaction du contrat, impression du contrat, etc.). Si vous manquez de temps pour accomplir toutes ces tâches, vous pouvez délaisser celles qui sont les moins prioritaires (ex. : achat de café), évitant ainsi de gaspiller votre énergie à la dernière minute.
Le diagramme de Gantt favorise une bonne communication
Recherchez-vous un outil pour favoriser une bonne communication et ainsi prévenir les malentendus? Avec le diagramme de Gantt, il est possible de jouer avec les couleurs afin de donner un visuel percutant et compréhensif en un coup d’œil. En effet, vous pouvez assigner chaque couleur à un membre de votre équipe ou à une équipe particulière (ex. : équipe marketing). Puis, vous pourrez utiliser ces couleurs dans le diagramme de Gantt de votre projet pour indiquer les tâches dont vos membres sont responsables. Ces derniers savent ainsi quelles sont les attentes envers eux-mêmes et leurs collègues.
Une autre manière d’utiliser les couleurs est d’indiquer l’urgence de certaines tâches. Par exemple, vous pouvez utiliser la couleur rouge pour attirer l’attention de votre équipe sur certains points critiques. Vos coéquipiers ne pourront alors plus sortir l’excuse qu’ils n’ont pas été prévenus.
Le diagramme de Gantt motive votre équipe
Comme nous l’avons constaté au point précédent, il est possible, dans un diagramme de Gantt, d’assigner une couleur pour chaque membre de votre équipe. De plus, comme cet outil permet de visualiser toutes les tâches d’un même projet, il devient plus facile de déterminer qui dépend de qui pour le bon déroulement du projet.
Prenons l’exemple suivant : dans une agence de communication, Karine est rédactrice alors que Valérie est développeuse web. Leur équipe doit développer un site web pour un client. Pendant que Karine rédige les textes, Valérie s’occupe de la structure du site web. Cependant, le site web ne peut être complet sans les textes ou la structure; l’un dépend de l’autre. Comprenant mieux l’impact de leur travail, Karine et Valérie se motivent personnellement et s’encouragent mutuellement, renforçant ainsi l’esprit d’esprit.
Pour toutes ces raisons, le diagramme de Gantt vous apportera une aide inestimable dans la gestion de projet. Vous souhaitez apprendre à maîtriser cet outil de travail? La solution en ligne Nutcache permet maintenant la mise en place de diagrammes de Gantt. En effet, à partir de la page d’accueil de votre projet, vous pouvez vous rendre dans l’onglet « GANTT » et établir la liste de vos tâches, ainsi que les dates de début et de fin pour chaque tâche. Vous pourrez, par la suite, visualiser votre diagramme réparti par semaine, par mois ou par année.
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