Il existe de nombreuses raisons pour adopter le diagramme de Gantt : structurer vos idées, améliorer la gestion du temps, favoriser une bonne communication d’équipe… Cependant, pour une utilisation optimale de cet outil, il est important de comprendre ce que nous pourrions appeler les « règles Gantt ». Voici six points à vérifier avant de vous lancer dans la planification de votre projet.
Règle Gantt n° 1 : Utilisez le diagramme lorsque nécessaire
Comme plusieurs outils, le diagramme de Gantt n’est pas un outil de gestion miracle. Même si nous reconnaissons son utilité, il est à son meilleur lorsqu’il sert à l’organisation de tâches à fortes interdépendances. Ainsi, il est préférable d’utiliser le diagramme uniquement pour les projets dont vous connaissez l’ensemble des tâches, comme le développement d’une application mobile ou la planification d’un événement. Pour des projets plus imprévisibles, il vaut mieux utiliser une autre méthode de planification.
Règle Gantt n° 2 : Construisez votre diagramme seulement à la fin de votre planification
La planification d’un projet dans les règles de l’art est cruciale à la réussite de votre projet. Toutefois, vous pourriez être tenté, lors de cette étape, de planifier immédiatement vos tâches depuis un diagramme de Gantt. Cependant, en vous précipitant vers cet outil, vous nuisez à votre projet plus que vous ne le croyez. En effet, si vous inscrivez vos tâches au fur et à mesure dans votre diagramme, vous entrez celles qui vous viennent en tête, et pas nécessairement dans le bon ordre chronologique.
Reprenons l’exemple de l’application mobile. Votre équipe est responsable du développement d’une application. Vous notez, sur votre diagramme de Gantt, les tâches suivantes :
- Mise en ligne de l’application;
- Publicité sur les réseaux sociaux;
- Création des visuels.
Or, la création des visuels vient avant les deux tâches précédentes. De plus, en listant vos tâches directement depuis votre diagramme, il est possible d’oublier certaines tâches, comme la période de test de l’application. Résultat : vous perdrez du temps à organiser et réorganiser vos tâches.
Procédez méthodiquement! Avec l’aide d’un crayon et d’un papier, suivez les étapes habituelles de la planification d’un projet :
- Découpez votre projet en tâches et sous-tâches;
- Déterminez l’ordre chronologique de ces tâches ainsi que les dépendances qui les relient;
- Attribuez une période pour réaliser chaque tâche;
- Assignez chaque tâche à un membre de votre équipe.
Une fois que vous avez une meilleure idée de vos tâches, vous pourrez enfin les placer dans votre diagramme de Gantt.
Règle Gantt n° 3 : Ne construisez pas votre diagramme avec n’importe quel outil
Par souci d’économie ou de simplicité, vous essaieriez probablement de construire votre diagramme de Gantt avec un logiciel tableur. Il s’agit d’une fausse bonne idée, puisque votre diagramme, une fois terminé, vous offrira par la suite peu de flexibilité.
Dans notre exemple d’application mobile, vous avez placé vos tâches en ordre chronologique : création des textes, création des visuels, mise en ligne de l’application… Or, vous réalisez que vous devez également accorder une période de temps à la recherche d’idées. Cela vient affecter tout le déroulement de votre projet. Si vous avez eu le malheur de construire votre diagramme avec un logiciel tableur, vous devrez modifier, manuellement, chacune de vos tâches.
Pour des mises à jour plus efficaces, il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé. Notre solution en ligne, Nutcache, comprend justement une fonctionnalité vous permettant d’intégrer un diagramme de Gantt à vos projets!
Règle Gantt n° 4 : Déterminez le chemin critique de votre projet
Votre diagramme de Gantt est construit et contient une liste précise des tâches et sous-tâches à réaliser. Cependant, savez-vous s’il respecte les délais exigés par votre client? Pour répondre à cette question, vous devez connaître le chemin critique de votre projet.
Le chemin critique est la durée requise pour terminer un projet, en tenant compte des dépendances entre les tâches. Déterminez votre chemin critique en identifiant les tâches critiques, c’est-à-dire celles qui sont les plus importantes, et additionnez les délais pour chacune de ces tâches. Vous connaîtrez alors le délai maximal alloué pour accomplir votre projet.
Pour revenir à notre exemple d’application mobile, cet article donne quelques indices sur le temps requis pour certaines étapes :
- Recherche et formation d’idées : 2-3 semaines;
- Planification de l’application : 4 semaines;
- Développement réel : 6 semaines.
Notez cependant que le délai peut varier en fonction de la structure de votre équipe, de son expérience et de la complexité du projet. Cependant, parce qu’il s’agit du développement d’une petite application, vous estimez que 13 semaines est un délai suffisant.
Règle Gantt n° 5 : Mettez régulièrement votre diagramme à jour
Malgré le temps que vous passerez à planifier votre projet, il existera toujours quelques situations inattendues. Dans l’exemple de notre application mobile, imaginons ce qui se produirait si vos fichiers les plus récents étaient corrompus. Vous parvenez à retrouver une version plus ancienne, mais devez recommencer une partie du travail, entraînant ainsi une période de retard.
En cas de changement, il est important de mettre votre diagramme de Gantt à jour. Cela permettra, entre autres, d’informer l’ensemble de votre équipe et de vous ajuster aux défis qui se rajoutent.
Règle Gantt n° 6 : Communiquez constamment
Vous avez créé un diagramme de Gantt, mais cela ne devrait pas remplacer les autres modes de communication que vous entretenez avec vos coéquipiers. Par exemple, votre diagramme vous indique que Sophie est la personne désignée pour la programmation de votre application mobile. Cependant, ce même diagramme n’indiquera pas si elle rencontrera des difficultés en cours de programmation.
Pour prévenir ce problème et maintenir la productivité de votre équipe, une communication efficace demeure nécessaire. Que cette communication s’effectue sous forme de réunions ou de courriels, l’important est de vous assurer qu’elle soit régulière et que l’information soit transmise à tous vos collègues.
En suivant ces règles Gantt, vous aurez plus de facilité à construire votre diagramme de Gantt et à le communiquer à tous les membres de votre équipe. Pour une diffusion plus efficace de votre diagramme, n’hésitez pas à utiliser un logiciel conçu pour la gestion de projet. Par exemple, avec Nutcache, non seulement vous pouvez créer des diagrammes de Gantt, vous pouvez également garder le contact avec vos coéquipiers avec l’aide de tableaux collaboratifs!
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