En tant que chef de projet, vous cherchez certainement à obtenir le meilleur retour sur investissement pour votre projet. Plus vous réussirez à budgétiser un projet de manière précise, transparente et fiable, plus il sera facile de bien gérer les coûts de ce projet.
Pourquoi l’estimation des coûts d’un projet est importante ?
- Une évaluation des coûts du projet permet de comparer les coûts estimés aux bénéfices estimés, autrement dit, la rentabilité du projet et ainsi de juger si le projet mérite d’être réalisé.
- Par ailleurs, cela vous permet de vérifier que vous avez le budget nécessaire à la réalisation du projet; et de vous assurer tout au long du projet que vous avez les fonds suffisants.
- Enfin, d’une manière générale, connaître les coûts de votre projet augmente vos chances de réussite du projet.
Comment budgétiser un projet en 7 étapes?
1- Séparer les coûts directs et les coûts indirects
La séparation des coûts directs et indirects vous aide à calculer vos bénéfices bruts et nets. Les coûts directs d’un projet comprennent:
- le coût du matériel, des fournitures et équipements spécifiques au projet,
- le salaire des membres de l’équipe,
- les contrats avec des sous-traitants ou consultants, qui interviennent dans le cadre de votre projet.
Les coûts indirects sont ceux que votre organisation aurait dû payer même si le projet n’existait pas, mais qui sont nécessaires au bon déroulement du projet. Cela inclut:
- le coût des fournitures de bureau, du matériel et des équipement généraux,
- les bonus et avantages des employés,
- la location des locaux de l’entreprise,
- les frais d’opération,
- le salaire des services administratif, marketing, finances, comptabilité.
2- Détailler l’estimation des coûts à chaque phase d’avancement du projet
L’estimation des coûts du projet détaillée ne sera pas effectuée dés le début, mais évoluera avec le projet. Au moment de l’idée du projet, l’estimation des coûts sera très approximative.
Pour obtenir la validation du projet, il faudra ensuite définir un budget prévisionnel de projet beaucoup plus détaillé.
Enfin, au cours du projet, le budget pourra également être ajusté selon les besoins.
3- Faire un suivi des projets et des clients
Pour chaque projet et chaque client, vous devez être capable de connaître les revenus et les dépenses associés. Votre système de gestion de projet doit vous permettre de réaliser cette fonction.
Si vous utilisez Nutcache et son suivi des dépenses, vous pouvez associer des dépenses à un projet et les classifier en catégories. Des indicateurs graphiques vous permettent également de suivre la rentabilité de votre projet.
4- Ne pas sous-estimer le temps à consacrer à chaque tâche
Si vous demandez aux membres de votre équipe une estimation du temps pour réaliser une tâche, sachez qu’ils auront tendance à être optimistes et sous-estimeront sûrement la durée effective de la tâche.
Utilisez votre expérience passée et celle des autres pour faire une estimation des coûts du projet la plus précise possible. Enfin, prenez l’hypothèse que vos employés et autres ressources ne seront productives que 80% de leur temps. Prenez aussi de la marge quand un changement de tâche est nécessaire.
5-Suivre le temps passé sur chaque tâche du projet
Les feuilles de suivi de temps vous permettront d’estimer les dépenses en salaire pour chaque projet.
Avec les feuilles de temps Nutcache, vous pouvez suivre de manière précise, le temps passé par chaque membre de l’équipe sur une tâche précise. Vous pouvez aussi organiser vos feuilles de temps par projet.
6- Comparer les coûts estimés et les coûts réels
Votre logiciel de gestion de tâches doit vous permettre de comparer l’estimation des coûts d’un projet et les coûts effectifs de votre projet. Nutcache vous permet de générer ce rapport de comparaison.
7- Communiquer régulièrement avec le client
Dés le début du projet, prévoyez une marge de tolérance avec votre client pour tout travail additionnel qui pourrait s’avérer nécessaire au cours du projet.
Communiquer à votre client toutes les hypothèses, exclusions et contraintes associées à votre projet et son budget.
Enfin, faîtes un suivi régulier du budget du projet avec votre client. Vous pouvez aussi envoyer une copie à votre équipe pour les tenir informés de la situation.
Une bonne estimation des coûts d’un projet vous aide à budgétiser un projet et gérer votre projet de la meilleure façon qui soit. Utilisez les rapports de votre système de gestion de projet comme Nutcache, pour vous assurer que votre projet est toujours profitable. Essayez Nutcache maintenant !
