L’Effet Silo dans la communication se produit lorsque des personnes forment des groupes au sein d’entreprises. En ce sens, ces groupes ou départements ne font que se parler entre eux, sans tenir compte des objectifs généraux de l’entreprise.
Le mot tient ses origines du monde agricole. Un « silo » est un grand réceptacle qui contient divers matériaux. En agriculture, les silos gardent leurs matériaux respectifs séparés, cette même logique s’applique à la définition donnée dans le monde des affaires.
Les silos de communication peuvent être dangereux. Ils provoquent des goulots d’étranglement de l’information, encouragent les politiques au sein du bureau, réduisent l’efficacité de la communication et ralentissent les progrès.
Dans une étude de 2019, il a été constaté qu’en moyenne, les agents d’expérience client perdent 15 % de leur temps en raison d’une mauvaise communication avec les autres employés lorsqu’ils essaient d’obtenir des informations pour servir le client. Les entreprises ne peuvent pas se permettre de perdre beaucoup en productivité à cause de l’effet silo dans la communication, voici donc sept façons d’y faire face.
1. Connecter les gens à travers un objectif commun
Lorsqu’on parle de « silos » dans la communication, l’un des problèmes est qu’ils ne discutent que de leurs intérêts respectifs. Cela divise les employés en groupes alors qu’ils ne le feraient pas en temps normal.
Il n’y a peut-être pas de moyen, ni même d’intention, d’éliminer les intérêts/objectifs d’un silo, mais vous pouvez les utiliser à votre avantage tout en mettant l’accent sur les objectifs de l’entreprise. Lier les employés à un objectif commercial est un moyen efficace d’encourager l’union.
Les employés doivent être capables d’agir sur quelque chose qui définit l’entreprise dans son ensemble. Cela peut être en aidant le client à obtenir un produit, à augmenter la portée de la communauté ou à fournir le meilleur service possible. C’est un moyen courant pour les employés de se connecter et servir le client reste la clé des opérations de toute entreprise. L’utilisation d’une plateforme XCAAS permet à tous les employés de collaborer et peut être utile à cet égard.
Le service marketing pourrait également créer un manifeste interne. Cela favorise une vision unifiée de ce que l’entreprise représente et de ce qu’elle espère réaliser. Un tel manifeste peut encourager les employés à rester motivés dans ce qu’ils font et les aider à acquérir une perspective plus large.
La structure ci-dessous illustre comment les objectifs de l’entreprise sont distincts des objectifs départementaux et individuels. Connecter les personnes à travers un objectif commun ne signifie pas sacrifier leurs ambitions individuelles.
2. Mettre en place des experts en communication au sein de l’entreprise
C’est une bonne idée de nommer des individus au sein de différents silos qui peuvent communiquer les uns avec les autres. Y a-t-il quelqu’un dans votre équipe qui soit particulièrement bon en communication? Ces personnes peuvent appartenir à des services différents, mais elles ne sont souvent pas aussi appréciées qu’elles devraient l’être. C’est le moment de les faire passer à l’action! Ils pourraient aider à combler les lacunes entre les silos.
Nommez quelqu’un qui peut représenter la voix de son silo respectif et cette personne pourra vous rapporter l’information. Ces communicateurs experts au sein de l’entreprise peuvent également prendre en charge d’autres silos. Cela les aidera à fournir des informations importantes à la direction. L’information quant aux points de vue de chaque silo est cruciale, elle peut aider à déconstruire les groupes et à rapprocher les gens.
L’un des aspects d’un grand manager est de responsabiliser les autres afin qu’ils puissent eux aussi prendre les devants. Ils pourraient recevoir des titres spécifiques pour démontrer leur importance, tels que « porte-parole du département » ou « communicateur interne ».
3. Ouvrez les limites de votre bureau
L’aménagement physique de votre bureau fait également la différence. Des silos sont souvent formés lorsque des départements ou des groupes sont dans des pièces séparées. Ils n’ont pas la possibilité de communiquer en dehors de ces espaces. Dans ces petits secteurs, les gens se parlent généralement. C’est ainsi que les idées circulent au sein d’un silo et que son état d’esprit se renforce.
La pandémie a entraîné plus de difficultés de communication. Les employés ne dialoguent pas entre eux avec désinvolture comme ils le feraient au bureau. Le stress des médias sociaux lié au temps passé en ligne a également aggravé les relations interpersonnelles des employés. Cependant, pour les entreprises avec des silos de communication, cela a été un avantage.
Les silos sont beaucoup moins susceptibles de se former lorsque les employés travaillent à domicile. Ils n’ont pas la possibilité de nouer les mêmes amitiés étroites nécessaires pour construire un silo. Les entreprises doivent promouvoir un environnement ouvert pour lutter contre cela.
Envisagez de modifier l’aménagement de votre bureau pour ouvrir plus d’espaces. Les gestionnaires peuvent également contribuer en modifiant la disposition des sièges pour chaque employé. Par exemple, si votre entreprise adopte une approche agile du développement de logiciels, pensez aux différentes équipes impliquées. Pouvez-vous les fusionner pour que les membres de chaque silo s’assoient ensemble plutôt que de laisser des équipes isolées? Cela aidera à briser les silos de communication et à encourager les relations croisées entre les groupes.
4. Utiliser la formation pour la collaboration
Il existe de nombreux services de formation pour les entreprises sur le marché. Certains permettent aux employés de passer du temps à apprendre des moyens de mieux communiquer avec les autres travailleurs. Cela favorise une meilleure collaboration d’équipe.
Les professionnels de la formation sont impatients de découvrir pourquoi les groupes communiquent entre eux comme ils le font. Ils remettent en question les idées fausses de certains employés au sujet des autres, ainsi que leurs croyances concernant les valeurs de l’entreprise. Certaines visent à « reprogrammer les compétences relationnelles » des salariés. Ils aideront les employés à devenir plus compréhensifs avec leurs pairs.
Cette méthode enseigne à ceux qui ont un état d’esprit fixe à considérer les sentiments des autres pairs en dehors de leur silo. Dans leur travail quotidien, les personnes commenceront à mieux comprendre pourquoi untel d’un département ou d’un groupe différent exprime certains ressentis.
Il y a un coût associé à cette méthode, mais si la division est profondément enracinée, cela peut être votre meilleure option car elle encourage l’empathie et le soutien dans les relations avec les employés. Si administrée à grande échelle, cela peut soulager les tensions de tous les côtés.
5. Exercices d’amélioration d’équipe à travers les départements
Des journées dédiées à l’exercice du team building peuvent également aider à faire tomber les barrières. Les employés sont capables de coopérer en dehors d’un environnement de travail. Ils peuvent être placés en groupes qui encouragent l’usure de l’effet silo.
Pensez à placer en groupes stratégiquement, par exemple : choisissez une personne dans chaque silo existant et formez une nouvelle équipe. Cette approche apporte également un avantage perçu par les employés : ils auront un jour de congé avec leurs collègues. La journée peut inclure des courses d’obstacles, des sports, des chasses au trésor, des événements culinaires, artistiques ou musicaux.
Même si cela se produit en une journée, cela peut toujours avoir un impact durable. Les employés peuvent commencer à voir leurs collègues sous un autre jour. Ils seront plus susceptibles de nouer de nouvelles amitiés susceptibles de perturber les silos.
Le team building peut également avoir lieu à plus petite échelle. Même de simples activités « brise-glaces » entre les réunions peuvent encourager les gens à mieux se connaître. Si vos employés travaillent à domicile, une solution de téléphonie sur IP peut être une excellente plateforme pour les jeux virtuels, qui peuvent être tout aussi efficaces que les activités présentielles.
6. Installez un logiciel de collaboration
Les entreprises peuvent également choisir d’investir dans des logiciels de collaboration. Par exemple, un réseau social interne tel que Yammer, Facebook’s Workplace ou Google’s Workspace. L’utilisation de services de chat tels que Slack ou Google Chat peut également fournir une plateforme permettant aux employés d’interagir avec d’autres en dehors de leur espace physique.
Analysez si les employés de différents silos peuvent collaborer sur un programme ou un projet particulier que vous avez à leur proposer. Certains logiciels sont particulièrement utiles pour promouvoir le travail au-delà des silos, permettant aux employés d’accéder à des informations en dehors de leur service. Cela permet un niveau de transparence qui peut faire tomber les barrières.
Une solution d’optimisation des effectifs peut également être utilisée, elle dispose souvent des outils nécessaires à la collaboration.
7. Shadowing
Quelle meilleure façon d’encourager la communication entre les services que d’assigner un employé pour connaître le travail d’un autre ? Ils peuvent en apprendre davantage sur les tâches quotidiennes de l’autre service, y compris les défis auxquels ils sont confrontés. Cela les encourage à mieux comprendre les rôles des autres.
Votre département du RH est peut-être confronté à des problèmes de volume de candidats ou bien votre département informatique est confronté à des problèmes tels que la perte de paquets. Laissez les principaux membres de vos autres équipes apprendre de leurs défis avant toute chose.
Lors du shadowing, l’employé aura l’occasion de rencontrer d’autres membres de l’entreprise. Ils rencontreront des personnes extérieures à leur groupe et pourront rapporter cette expérience dans leur propre silo. Cela peut réduire les frictions entre les départements. Ils pourraient également envisager de nouer des amitiés auxquelles ils n’avaient jamais pensé auparavant. L’observation pourrait être le début d’une connexion potentielle qui brise les silos de différents pairs.
Avoir la possibilité de sortir de leur zone de confort peut également aider les employés à mieux comprendre leur rôle principal et leur place dans l’entreprise. Cela a l’avantage de les encourager à considérer leur valeur pour l’entreprise.
En conséquence, ils peuvent trouver des moyens d’améliorer leur efficacité et d’encourager un changement positif. Cela pourrait inclure, par exemple, l’installation d’un système d’automatisation des processus robotiques (RPA) afin que leur travail devienne moins répétitif et plus intéressant.
Prévenir l’effet silo à l’avenir
Les techniques ci-dessus garantiront que vous êtes sur la bonne voie pour déstructurer le dangereux Effet Silo dans la communication, mais bien que cet article vous aide à résoudre les problèmes existants, la prévention est toujours la meilleure politique.
La cause première de l’effet silo est un manque de gestion unifiée. Les gestionnaires de plusieurs équipes ne sont souvent pas alignés sur une stratégie commerciale de base. Si les employés font l’expérience d’une gestion forte, ils se sentiront plus en sécurité dans leurs positions et comprendront l’orientation principale de l’entreprise.
Ainsi, les entreprises doivent se concentrer sur l’amélioration de leurs stratégies de gestion. Cela empêchera l’effet silo de se former à nouveau. Les méthodes incluent la mise en œuvre d’une hiérarchie qui favorise la responsabilité et le choix d’un logiciel de suivi des tâches pour surveiller la productivité de votre responsable.
On perd beaucoup de temps à cause d’une mauvaise communication entre les employés. Ne laissez pas cela devenir un problème pour votre entreprise.
