Au cours des dernières années, le travail à distance est devenu une pratique de plus en plus répandue à travers le monde. Et même si, en tant que gestionnaire, vous avez su vous adapter au télétravail, celui-ci peut apporter son lot de complications. Afin de bien vous préparer aux situations inattendues, nous vous présentons dans cet article neuf défis d’une équipe à distance.
Une mauvaise communication
Parce que vos coéquipiers travaillent à distance, il devient plus difficile d’établir des réunions régulières avec eux. La situation peut également devenir plus complexe s’ils ont des responsabilités familiales. Pour contrer ces difficultés, il est important que votre équipe s’entende sur les moments pendant lesquels elle est disponible pour une rencontre virtuelle. Elle doit également se mettre d’accord sur les outils à utiliser pour communiquer (Zoom, Skype, Google Hangouts, etc.).
Une gestion plus ardue
Parce qu’il devient plus difficile de communiquer avec votre équipe, il est possible que la gestion de projet devienne également plus ardue. En effet, comment assurer une délégation des tâches efficace et ainsi éviter les retards dans vos projets? Avec notre solution en ligne Nutcache, nous proposons différentes fonctionnalités autour de la gestion de projet, comme les tableaux collaboratifs et les diagrammes de Gantt. Quel que soit l’outil de gestion que vous utiliserez, l’un des défis d’une équipe à distance sera d’éviter la microgestion et de faire confiance à vos coéquipiers.
Des fuseaux horaires différents
Un autre défi d’une équipe à distance est la possibilité que celle-ci travaille à travers différents fuseaux horaires. Par exemple, votre équipe pourrait être divisée en deux groupes : l’un d’entre eux est situé au Québec; l’autre, en France. Ainsi, six heures de décalage horaire séparent ces groupes, ce qui représente un défi de taille dans la gestion de projet. Afin de vous assurer que l’information circule de manière égale, votre équipe devra s’entendre sur une période pendant laquelle elle peut communiquer, que ce soit par courriel ou par vidéoconférence.
Une technologie instable
Pour profiter des bienfaits des outils de vidéoconférence, vous devez avoir un accès adéquat à Internet. Malheureusement, pour certaines régions rurales, le réseau Internet n’est pas optimal. Ainsi, si votre réseau ne supporte pas les vidéoconférences, cela peut entraîner des interruptions en mode vidéo et rendre vos rencontres beaucoup moins agréables. S’il ne vous est pas possible de changer de fournisseur Internet, vous pouvez par contre contourner le problème en coupant la caméra lors des vidéoconférences ou en optant pour un autre mode de communication (conférence téléphonique, clavardage, etc.).
Une sécurité des données menacée
En entreprise, vous utilisez les mêmes réseaux informatiques, facilitant ainsi l’échange de documents d’un ordinateur à un autre. Cependant, parce que vos collègues utilisent leurs propres ordinateurs, il y a plus de risques qu’ils utilisent des réseaux non sécurisés, menaçant ainsi leurs données personnelles et celles de votre entreprise. Par contre, vous pouvez prévenir ce problème en instaurant un protocole de sécurité pour votre équipe. Par exemple, assurez-vous que vos coéquipiers évitent les réseaux Wi-Fi publics. Toutefois, s’ils n’ont pas le choix d’avoir recours à un tel réseau, recommandez-leur l’usage d’un réseau privé virtuel (VPN).
Une baisse de productivité
Qu’il est agréable de travailler à partir de la maison ou d’un café! Cependant, les distractions sont nombreuses : réseaux sociaux, Netflix, ménage, lessive… Heureusement, il existe différentes stratégies pour améliorer votre productivité et celle de vos collègues. L’une d’entre elles consiste à prendre des pauses régulières, idéalement après chaque tâche accomplie. Vous pouvez profiter de ces moments pour marcher à l’extérieur ou vous chercher une tasse de café. Quant aux distractions, essayez de les réduire au maximum, par exemple en établissant des créneaux horaires prédéfinis pour la lecture de vos courriels.
Le sentiment d’isolement
L’un des grands défis d’une équipe à distance, c’est d’apprendre à vivre avec la solitude. Même si plusieurs de vos coéquipiers peuvent compter sur la présence d’un animal de compagnie ou d’un proche, cela ne remplace pas les discussions autour du refroidisseur d’eau ou de la machine à café. Pour lutter contre ce sentiment d’isolement, vous pouvez retrouver l’ambiance de votre milieu de travail en louant un bureau dans un espace de travail collaboratif. Pour les plus petits budgets, vous pouvez également opter pour un café ou une bibliothèque.
Une perte de synergie
Vous vous en doutez, les discussions près de la machine à café ne tournent pas nécessairement autour des rumeurs de célébrités ou des téléséries du moment. C’est également l’occasion d’échanger avec vos collègues sur les problèmes que vous vivez présentement et de trouver des solutions. Malheureusement, lorsque vous vous retrouvez à travailler à distance, votre équipe est plus à risque de perdre sa synergie. Cependant, en adoptant un mode de communication transparent, il sera plus facile pour votre équipe de faire part de leurs inquiétudes en cas de problème, de conflit ou de malentendu.
Une érosion du sentiment d’appartenance
Le travail à distance offre une plus grande liberté à votre équipe. Cependant, parce que vous êtes éloigné de vos collègues, il est plus difficile d’entretenir un sentiment d’appartenance envers votre entreprise. Vos compétiteurs auraient ainsi plus de facilité à solliciter les talents de vos coéquipiers. Heureusement, vous pouvez renforcer la cohésion de votre équipe en organisant des activités de team building à l’extérieur, mais aussi en ligne. Par exemple, vous pouvez instaurer un 5 à 7 virtuel en vidéoconférence et partager vos recettes de cocktail préférées.
Maintenant que vous connaissez les principaux défis d’une équipe à distance, que vous reste-t-il à accomplir? Nous vous invitons à poursuivre votre réflexion avec notre article « 7 conseils pour bien gérer son équipe virtuelle », dont l’un de ses conseils est d’utiliser des outils adaptés au travail à distance. Pourquoi ne pas vous lancer dans l’exploration de Nutcache? Non seulement notre outil de gestion propose des fonctionnalités favorisant la délégation de tâches, il aide également à suivre vos facturations avec vos clients.
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