Un tableau Kanban est un outil de gestion de projet conçu pour aider les employés à visualiser leur flux de travail à l’aide de cartes (tâches), de colonnes, de couleurs, d’icônes et d’autres repères visuels. C’est un outil simple qui permet de garder tous les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde. D’ailleurs, avec l’augmentation du travail à distance, il est encore plus important de pouvoir rester informé, peu importe où vous êtes. La plupart des équipes qui utilisent un tableau Kanban développent leurs propres configurations uniques. Toutefois, dans la plupart des cas, les éléments essentiels restent les suivants:
- Tous les éléments du travail sont représentés individuellement sur une carte;
- Les cartes sont ensuite placées sur un tableau composé de colonnes verticales qui représentent l’état des tâches, comme « à faire », « en cours » ou « terminé »;
- Les cartes de tâches se déplacent de gauche à droite sur le tableau jusqu’à leur achèvement;
- Souvent, les tableaux contiennent une banque d’idées et de nouveaux projets.
Bien que cette méthode puisse être appliquée à l’aide d’un tableau blanc et de notes, l’utilisation d’un tableau Kanban virtuel est plus logique lorsque l’on considère les outils de travail actuel. Cette méthode permet de suivre le travail de ses collègues afin d’anticiper les tâches qui nous seront attribuées. Pour un grand nombre de raisons, il s’agit d’un outil précieux.
Le tableau Kanban comme repère visuel
Kanban est un mot japonais qui signifie « signal visuel ». Un tableau Kanban fournit des repères visuels qui permettent aux coéquipiers de voir l’avancement d’un projet. En rendant le flux de travail visible, les équipes peuvent voir rapidement le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Il est également plus facile d’identifier qui travaille sur quoi et de repérer les blocages qui ralentissent le processus. En un coup d’œil, le tableau Kanban peut fournir des réponses à des questions telles que:
- Est-ce que la durée des tâches correspond aux attentes?
- Quelle est la prochaine tâche à accomplir?
- Quelles tâches ont changé au cours de la journée?
- Dans combien de temps un employé sera-t-il à court de tâches?
- Quand telle tâche sera-t-elle terminée?
- Où se trouvent les goulots d’étranglement?
- Qui est occupé ou libre?
- Quelles tâches ont dû être recommencées à la suite d’un problème?
- Quelqu’un est-il bloqué avec une tâche?
- Certaines tâches devraient-elles être fusionnées ou séparées?
En somme, les repères visuels sont essentiels lorsqu’il s’agit de travailler en équipe. Un tableau de gestion de projet collaboratif, comme Kanban, vous permet de partager facilement des informations entre les membres de l’organisation ainsi qu’avec les clients et les autres parties prenantes en dehors de votre entreprise.
Le tableau Kanban améliore la flexibilité
Un autre grand avantage du tableau Kanban est qu’il peut être introduit sans bouleverser votre flux de travail. En effet, si vous utilisez déjà une méthode Agile, comme Scrum, ou une méthode plus traditionnelle, comme la cascade, un tableau Kanban peut être superposé à vos procédures actuelles. D’ailleurs, un tableau Kanban offre des options de configuration faciles, puisqu’il permet aux équipes d’évaluer le processus et d’apporter des changements progressifs afin d’améliorer le flux de travail. En d’autres termes, le tableau évolue au fur et à mesure que le processus de développement de l’équipe évolue. Étant donné qu’il n’y a pas de durée fixe pour les phases, les équipes peuvent facilement revoir leurs priorités en fonction des données en temps réel. Ainsi, il est possible d’anticiper et d’éviter de nombreux problèmes. Cela fait de Kanban un outil parfait pour l’amélioration continue, l’un des principes fondateurs de la méthodologie Agile.
Le tableau Kanban pour être plus efficace
Le tableau Kanban a été utilisé pour la première fois par Toyota dans les années 1940. Il était utilisé dans le but de bien identifier les étapes du processus de production. Aujourd’hui, les équipes peuvent appliquer des principes similaires dans le but de s’assurer que les choses se déroulent sans tracas. Par ailleurs, vous pouvez facilement surveiller et mesurer le temps de cycle d’une activité, c’est-à-dire le temps passé à travailler sur une tâche du début à la fin. Ainsi, vous pouvez voir quelles tâches respectent les délais estimés et faire des ajustements afin que le projet se déroule comme prévu.
Le tableau Kanban pour éviter les goul0ts d’étranglement
Même si nous détestons l’admettre, le travail multitâche nuit à la productivité. Lorsque nous sommes surchargés de travail, nous oublions les priorités et il devient difficile d’identifier qui travaille sur quoi. Plus il y a d’obstacles, plus il faut de temps pour compléter un projet. C’est pourquoi l’un des principes essentiels de la méthode Kanban consiste à limiter le volume des travaux en cours. La mise en place de limites est essentielle, car elle garantit que les membres de l’équipe terminent la tâche en cours avant d’en entreprendre une nouvelle. Ainsi, la tâche en cours doit être achevée et placée dans la colonne « terminé » afin de pouvoir passer à la prochaine étape du projet. Ainsi, le flux de travail est fluide.
Le tableau Kanban encourage la responsabilisation
Dans la plupart des cas, le tableau affiche l’état des livrables, les dépendances de tâches et la date d’achèvement. Personne ne veut être la personne qui travaille continuellement sur la même tâche et qui empêche le travail d’avancer. Le fait de déplacer les tâches de manière transversale favorise une culture axée sur les résultats. En effet, cela motive l’avancement du projet. L’établissement d’une liste de tâches en cours et de tâches achevées, visible par toutes les personnes impliquées dans le projet, constitue un gage de responsabilité individuelle.
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