Par le passé, le seul moyen pour les entreprises de suivre le temps effectif travaillé par les salariés était l’utilisation de feuilles manuscrites ou de carte perforées. Aujourd’hui, les nouvelles technologies permettent une gestion du temps au travail beaucoup plus facile. Par exemple, une application de gestion du temps permet à ses utilisateurs d’augmenter leur niveau de productivité mais aussi l’efficacité globale de l’entreprise.
Ce type d’application se révèle être un investissement essentiel, car elle permet à la fois de suivre le travail des employés, mais également de gérer les tâches importantes. Une bonne application de gestion du temps est donc nécessaire à différents niveaux et permet d’économiser de l’argent et du temps. En gestion de projet, elle donne aux gestionnaires de projet une vision plus large des progrès de l’équipe qu’ils dirigent.
Enfin, l’application de gestion du temps assure le confort à la fois des employeurs qui connaissent le nombre d’heures effectives de travail, et des employés qui ont l’assurance d’être payés pour le nombre d’heures exactes réalisées.
Cependant, choisir la meilleure application de gestion du temps n’est pas une chose facile. Chacune possède diverses fonctions plus ou moins utiles et il peut être difficile de faire le bon choix.
Voici donc les cinq caractéristiques principales d’une bonne application de gestion du temps:
1- Une interface agréable et facile d’utilisation
Une application de gestion du temps se doit d’avoir une interface conçue de manière à ce que la navigation soit agréable et dépourvue de toute complexité. Renseignez-vous donc bien sur l’ergonomie du logiciel pour lequel vous pensez opter. S’il possède un tableau de bord avec vue centralisée par exemple, il s’agira d’un bel avantage à ne pas négliger. Gardez en tout cas bien à l’esprit que le principal est qu’il reste simple d’utilisation.
2- Une application de gestion du temps accessible dans l’entreprise comme en dehors
Il est capital pour un employé de pouvoir accéder à cette application peu importe l’endroit où il se trouve et le type d’appareil sur lequel il est. En effet, de nos jours, beaucoup n’hésitent plus à faire des heures supplémentaires, depuis leur domicile par exemple. Rendre accessible cet outil de gestion du temps depuis chez soi ou en déplacement permettra ainsi à chaque membre de l’équipe de travail de gérer son temps et d’enregistrer ses heures de la même manière que s’il se trouvait dans l’entreprise. Tout ce qu’il aura à faire sera de se connecter à l’application grâce à ses identifiants personnels.
3- Convertir en un clic les heures travaillées en factures
Une autre caractéristique importante d’un tel logiciel est la possibilité de convertir les heures travaillées en facture, même si l’employé oublie de se connecter à l’application. Avec un enregistrement automatique du suivi du temps, chacun est certain d’être payé pour son travail.
4- Une vue globale et permanente sur le calendrier de l’équipe de travail
Une bonne application de gestion du temps doit offrir également au chef de projet une vue complète et actualisée du calendrier de son équipe. Ainsi, il pourra suivre tous les membres de l’équipe et toujours garder un œil sur l’avancement de leur travail. De plus, il pourra donner l’accès à ce calendrier à tous ceux qui composent le groupe de travail et avoir la possibilité, par ce biais, de les notifier concernant les éventuelles modifications de tâches.
5- Suivre les progrès des membres de son équipe
Parce que les membres d’une équipe de travail n’ont pas toujours les mêmes tâches et objectifs, l’application de gestion du temps doit permettre de rendre compte de la progression individuelle de chaque personne, et offrir une analyse précise des heures passées par l’un de ses employés sur la tâche qui lui a été allouée. Que cette caractéristique se présente sous forme de liste ou bien de graphique, il s’agit d’un point essentiel qui doit compter dans votre réflexion sur le choix du logiciel à utiliser. L’impact sera d’ailleurs immédiat sur l’estimation des coûts de votre projet et vous permettra d’organiser la gestion des tâches plus efficacement.
En résumé
Lorsque vous choisissez de faire l’acquisition d’un logiciel de gestion de temps, assurez-vous qu’il offre au minimum toutes les fonctionnalités énoncées précédemment. Nutcache est une application en ligne qui répond parfaitement à toutes ces exigences.
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