La réalisation du calendrier projet est une étape particulièrement importante dans le déroulement d’un projet. Bien conçu, il permettra son bon déroulement. Mal ficelé, c’est la catastrophe assurée. Nous allons essayer ici de vous fournir quelques clés et outils afin de réussir votre calendrier projet.
Les prérequis pour planifier le projet
Avant d’établir le calendrier projet, il est impératif d’avoir une liste des tâches à accomplir la plus exhaustive possible, de les ordonnancer et d’avoir une estimation de la charge de travail pour chacune d’entre-elles. Pour cela, il faut être sûr d’avoir bien cerné les objectifs du projet, vus par le commanditaire, de façon à définir le plus finement possible son périmètre. Le découpage doit être le plus fin possible. Il ne faut pas hésiter à diviser chaque tâche en une ou plusieurs sous-tâches. La visibilité des actions à mettre en œuvre n’en sera que meilleure.
Le découpage en tâches effectué, celles-ci peuvent être placées chronologiquement dans le projet, par ordre de réalisation, en tenant compte des éventuelles interdépendances et donc, de leur ordonnancement. L’estimation de la charge pour chaque tâche est la dernière étape. Il est préférable que ces estimations soient le plus fiable possible, et l’implication de l’ensemble des acteurs du projet est indispensable pour y parvenir.
Une fois tous ces éléments réunis, il est temps de préparer un calendrier projet.
La création du calendrier projet
A partir de l’ordonnancement des tâches et de l’estimation des charges, il faut déduire les délais de réalisation de chaque étape. En fixant une date de départ, il est possible de planifier chaque tâche en tenant compte du temps de réalisation prévu, des dépendances… C’est également à ce moment que l’on décide quelles tâches peuvent être effectuées en parallèle. Les dates butoirs des différentes étapes sont calculées, en prenant bien soin de conserver une marge de manœuvre pour pallier à tout imprévu, et le calendrier se construit ainsi petit à petit jusqu’à la date de livraison finale.
Une autre méthode consiste à partir de la date prévisionnelle de fin du projet, et de remonter ensuite tâche par tâche jusqu’à une date de début de projet. Il s’agit ici d’un rétro planning, mais le résultat est le même avec l’obtention d’un calendrier projet.
Naturellement, le calendrier devra certainement être modifié durant le déroulement du projet. Une tâche peut prendre plus de temps que prévu pour être réalisée alors qu’une autre pourra être terminée plus tôt. Le calendrier projet devra alors être réévalué.
Quels outils utiliser ?
Le chef de projet a plusieurs types d’outils à sa disposition pour créer et gérer son calendrier projet.
Un outil simple à utiliser, en grande partie parce qu’il est familier pour tous les acteurs du projet, c’est le tableur Excel (ou une version libre comme OpenOffice ou LibreOffice). Il est très simple de mettre en place un tableau pour gérer le calendrier. Il existe même des modèles pratiques pour la planification. L’avantage, c’est que tous les intervenants sauront utiliser le tableur. Mais si le tableur est simple à utiliser et à mettre en place, il s’agit sans aucun doute de l’outil le moins efficace. Il s’agit avant tout d’un outil hors ligne, et il ne sera pas aisé de partager efficacement les informations et les mises à jour du fichier.
Un outil complet, mais sans doute le plus difficile à maîtriser, est le diagramme de Gantt. Ce diagramme permet d’avoir une vue détaillée des projets et des tâches associées. Les différentes tâches, leurs durées, leurs dépendances et leurs responsables sont consultables facilement par tous, et le chemin critique du projet est facilement mis en évidence. S’il s’agit d’un outil efficace, il demande en revanche généralement un temps d’adaptation de la part de l’équipe. Mais une fois l’outil pris en main, le chef de projet a à sa disposition un moyen de gestion particulièrement efficace.
Finalement, l’utilisation d’un calendrier en ligne comme Nutcache résout le problème du partage des informations. Chaque intervenant pourra y accéder et les informations en ligne seront visibles en temps réel. Deux organisations sont envisageables. La première consiste à créer un calendrier par personne, et il suffira au chef de projet de les consulter pour connaître les charges de travail et les échéances prévues. La seconde consiste à créer un seul calendrier pour le projet, avec les tâches et les échéances correspondantes. L’avantage est de pouvoir comparer les calendriers de différents projets, de façon à optimiser l’utilisation des ressources qui peuvent éventuellement basculer d’un projet à l’autre en fonction des besoins.
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