Très facile et pourtant très efficace, la cartographie des parties prenantes est l’outil nécessaire à la bonne gestion de votre projet. C’est aussi un procédé, qui sert beaucoup dans les services commerciaux, afin d’optimiser les techniques de vente et gérer les processus complexes et longs.
Qu’est-ce qu’une partie prenante ?
De manière générale, une partie prenante désigne toute personne ou entité qui travaillera, servira ou interviendra dans un projet. Souvent, on différencie les parties prenantes directes (client, chef de projet, équipe de travail), des parties prenantes indirectes (direction, mentor, service transversal).
En effet, les premiers sont les acteurs des actions liées au projet, ils y sont totalement impliqués et l’impactent immédiatement. Alors que les seconds sont plus dans la sphère de l’influence ou se concentrent sur les résultats de la mission.
Élaborer une cartographie des parties prenantes
Mettre en place une cartographie des parties prenantes, nécessite peu de temps mais vous aidera à regarder votre projet sous un angle plus productif.
Les acteurs du projet
Tout d’abord, inventoriez tous les acteurs de votre projet. Ceux qui y travaillent, bien sûr, mais aussi tous ceux qui peuvent être amenés à intervenir. Par exemple, les prescripteurs du projet, les différents directeurs ou bien les responsables qualité.
Quel est le rôle de chacun: pour le projet et dans l’entreprise ?
Puis, il vous faut vous attacher à comprendre le rôle de chacun, au sein du projet et aussi au sein de la structure (la vôtre ou celle du client). Il s’agit là, de lister les postes et les titres, les niveaux de hiérarchies et leurs liens, tout en comprenant l’intervention de chacun dans la mission. En effet, dans un projet, le rang hiérarchique ne renvoie pas forcément au pouvoir décisionnel. Par exemple, un directeur général sera peut-être juste un influenceur, quand un directeur des achats sera décisionnaire.
Quelle est la qualité de chaque acteur du projet ?
Ensuite, pour faire une cartographie des parties prenantes, vous devez préciser la qualité de chaque intervenant. Par exemple, qui est celui qui décide du budget ? Qui est celui qui choisit les fournisseurs ?
Surtout, toutes les informations de ce type qui sont en votre possession, doivent être listées.
Ainsi, lorsque auront lieu les prochaines réunions sur le projet, vous saurez exactement à qui vous adresser et ce que vous pouvez lui demander ou non.
Revenir sur votre cartographie des parties prenantes régulièrement
En effet, cette cartographie se travaille tout au long du projet. Vous l’enrichissez de nouvelles informations au fur et à mesure que vous en apprenez plus. Ainsi, l’expérience du projet lui-même, permet d’être de plus en plus précis et de rendre le projet plus fort.
De plus, ce système vous permet d’obtenir plus d’arguments en faveur de vos équipes en cas de problème. Clairement, en ayant une bonne cartographie des parties prenantes, vous ne perdez pas de temps à identifier les bons interlocuteurs et les décisionnaires.
Évaluer et communiquer avec les parties prenantes
Une fois que vous possédez une bonne liste enrichie des parties prenantes d’un projet, vous pouvez mettre en oeuvre des stratégies pour répondre à leurs besoins. Vous pouvez, bien évidemment vous positionner sur les besoins exprimés, mais aussi, vous êtes en capacité d’en déduire certains, vous-même, de par la liste. De la même manière, vous devez établir des priorités sur la diffusion de l’information. Quelles sont les équipes à qui l’on doit communiquer certains sujets en urgence ?
Aussi, vous pouvez déterminer quels sont les meilleurs modes et canaux de correspondances avec telle ou telle partie prenante. Enfin, à quelle fréquence il est nécessaire d’entrer en contact.
Faire une synthèse de la cartographie des parties prenantes
Pour terminer, il se peut que votre cartographie ait besoin d’être synthétisée. En effet, si elle est trop longue, elle sera difficilement consultable et rarement diffusée à vos équipes.
Établissez alors un tableau récapitulatif des informations collectées au fil du projet. Par exemple, vous pouvez indiquer les principales parties prenantes, leurs champs d’actions, leurs problèmes et les modes de communications choisis.
Nutcache qui est un logiciel de gestion de projet très performant, offre la possibilité de réaliser ce travail très rapidement. En effet, avec ses tableaux collaboratifs, vous pouvez centraliser toutes les données concernant les parties prenantes. De plus, vous pouvez faire participer vos collaborateurs. Si ces derniers se rendent en réunion technique avec un client, par exemple, ils pourront enrichir directement la cartographie, sans que vous ayez à être présent.
Alors, dressez vous aussi une cartographie des parties prenantes de votre projet avec les tableaux collaboratifs de Nutcache.
