Réussir un projet nécessite une bonne organisation ainsi qu’une répartition efficace des tâches. Définir les rôles de chaque participant de façon claire et précise est primordial afin d’assurer la finalité du travail dans les délais prescrits. C’est dans cette optique que la méthode RACI vous garantira la réussite dans la gestion de vos opérations.
L’utilisation du tableau RACI permet à tous les membres d’une équipe d’avoir une vue d’ensemble sur les étapes à compléter. Il s’agit d’un outil indispensable afin de connaître du succès dans votre rôle de chargé de projet. Cette matrice offre un aperçu des personnes impliquées ainsi que la façon dont chacun intervient dans la tâche.
Définition et signification de RACI
RACI est un acronyme de l’anglais qui signifie responsible (réalise le travail), accountable (responsable), consulted (consulté) and informed (informé). Il s’agit d’un outil de communication qui optimise la gestion de projet. C’est la méthode idéale pour répondre à la question « Qui fait quoi ? ». C’est donc un tableau dans lequel les obligations sont attribuées de façon claire aux membres d’une équipe.
La lettre R est désignée à la personne qui réalise la tâche, c’est par conséquent celle chargé de l’exécution.
Le A est attribué à celui qui devra approuver le travail qui a été fait. C’est l’individu qui sera tenu comme responsable de la réussite ou de l’échec d’une tâche puisqu’elle doit s’assurer que l’étape est complétée..
Le C est assigné à la personne qui doit être consultée en cas de besoins. Que ce soit pour obtenir un avis ou de l’assistance dans une tâche, cette personne n’est pas toujours sollicitée. Toutefois, il est tout aussi important d’identifier le consultant afin d’éviter de perdre du temps en cas de difficulté.
Finalement, le I correspond à la fin de la tâche en question et est attribué à une personne qui n’interviendra pas. Elle doit néanmoins être tenue au courant de l’avancement du projet. Il s’agit généralement du chargé de projet ou de l’individu responsable de la prochaine tâche à accomplir.
Il est également possible d’identifier quelqu’un qui sera désigné pour amener son appui (traduction de l’anglais “support”) dans les opérations. De là le modèle que vous avez peut-être déjà vu, la méthode RASCI.
Pour chaque étape, les personnes responsables doivent être identifiées. Cela peut sembler être une tâche ardue, mais cette première étape dans la réalisation de vos projets vous fera gagner du temps précieux. Vous verrez, l’essayer, c’est l’adopter. Une fois que votre équipe sera familière avec cette matrice, votre rendement sera optimisé. Voici d’ailleurs trois erreurs que vous éviterez grâce à l’utilisation de la méthode RACI.
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Oublier des collaborateurs dans des échanges de courriels:
Lorsque plusieurs membres interviennent dans un projet, la communication est primordiale afin d’assurer une bonne continuité des opérations. Les chaînes de courriels ne sont pas efficaces s’il est question de joindre plusieurs personnes. L’information doit être accessible à tous et à tout moment. Avec les tableaux RACI, vous savez en temps réel où le travail est rendu et il n’y a pas de courriel oublié.
Éviter les longs échanges de messages qui finissent par s’égarer et opter pour une matrice concise dès le début de la réalisation de votre projet.
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Des délais de livraison non respectés:
Il est facile de se perdre dans les étapes d’un projet lorsque les tâches sont reparties avec plusieurs personnes. Il suffit qu’un membre prenne du retard à la suite d’un obstacle particulier et toutes les autres étapes sont impactées. Les tableaux RACI sont clairs et toute l’équipe y a accès. Ainsi, la communication est assurée et le travail peut être ajusté en fonction des difficultés rencontrées en temps réel.
Il est important que les obligations soient réparties entre les membres afin de s’assurer que les échéanciers sont réalisables et respectés.
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Réaliser des tâches en double:
Lorsque la liste des tâches n’est pas établie de façon claire, il est fréquent qu’un souci de communication soit rencontré. Le temps est précieux lors de la réalisation d’un projet et il est important que le travail ne soit pas effectué en double. Une distribution claire et concise est primordiale et toute l’équipe doit avoir accès à cet outil.
C’est un problème de perdre des heures de travail dans des tâches réalisées en doublon. Prenez les précautions en amont et assurez-vous que la répartition des travaux soit claire.
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Omettre certaines tâches:
Bien qu’il soit possible d’effectuer des tâches en double, il est également faisable d’en oublier. En effet, certains projets sont complexes et sont réalisés sur de grandes périodes. Il est important d’identifier les étapes à accomplir et de les planifier de façon précise et réaliste. Il est possible de négliger des tâches lors de la réalisation d’un projet. Que ce soit en raison qu’une personne a omis celle-ci ou parce que les membres de l’équipe sont tous convaincus qu’il s’agit du travail de quelqu’un d’autre.
Dès le début du projet, énumérer toutes les tâches à accomplir et identifier clairement qui est chargé de leur réalisation. Ainsi, vous évitez de laisser des éléments aux oubliettes.
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Avoir des incompréhensions au sein de l’équipe:
L’élaboration du tableau se fait en équipe et permet l’affectation des rôles et des responsabilités au sein de tous. Cette répartition des tâches est faite d’une façon claire et transparente. Les étapes sont donc bien définies et chacun connaît sa fonction dans l’exécution du travail.
Chaque étape et chaque rôle se doit d’être bien identifié. La transparence est importante dans une organisation afin de s’assurer que chaque membre connaît bien ce qu’il doit faire. Vous éviterez alors de perdre du temps dans des incompréhensions.
La méthode RACI, pas seulement pour les grandes équipes:
L’idée populaire que les tableaux RACI sont uniquement nécessaires pour les grandes équipes est erronée. Une bonne gestion de projets s’effectue à tous les niveaux, même dans les équipes de moins de cinq personnes. En effet, bien qu’il soit pratique de pouvoir avoir accès à ce type de matrice dans une grosse organisation, les petits groupes en bénéficient également. Les tâches sont ainsi bien définies et rien n’est laissé derrière vous.
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