Un aspect important à considérer dans le travail d’un chargé de projet est le logiciel qu’il utilisera afin de réaliser ses tâches. Bien que cela puisse sembler simple, il s’agit en fait d’un choix qui doit être bien mesuré. La majorité des logiciels prétendent avoir des fonctionnalités similaires. Toutefois, il y a des différences qui existent et qui doivent être prises en considération dans votre choix. Les logiciels de gestion de projet ont tous leurs forces et faiblesses. L’important est donc de trouver le logiciel qui correspond le plus à vos besoins.
Facile d’utilisation
Le premier élément à rechercher lors de votre choix de logiciel de gestion de projet est sa facilité d’utilisation. C’est encore plus important avec la situation actuelle puisque la majorité des équipes travaillent à distance. Autrefois, si un utilisateur éprouvait des difficultés, il pouvait se rendre au bureau d’un collègue afin de le questionner, mais cette option n’est plus possible.
Un logiciel de gestion de projet perd toute son utilité si votre équipe ne l’utilise pas. Il est malheureusement fréquent de voir des équipes qui n’aiment pas tellement le logiciel de gestion de projet qui leur est imposé alors ils décident d’utiliser des outils comme un Google Docs afin de se partager l’information relative au travail. Au lieu d’investir dans un logiciel dont l’apprentissage était simple, certaines équipes investissent de longues heures dans des séances de formations qui s’avèrent parfois complètement inutiles. Un bon logiciel de gestion de projet se doit d’être intuitif, il doit être facile à maîtriser.
Tableau de bord
Chaque début de journée, les utilisateurs doivent être en mesure d’avoir un aperçu des projets sur lesquels ils travaillent. Le tableau de bord d’un logiciel de gestion de projets doit inclure des éléments comme une liste de tâches personnelles à accomplir, des jalons, des rapports de rendement, des dates d’échéances, l’évolution des tâches en temps réel et un aperçu du calendrier. Le tableau de bord peut inclure tout ce que vous, en tant que chargé de projet, jugez important pour le travail de votre équipe.
Les tableaux de bord doivent être faciles à lire et à utiliser. Ils ne doivent pas être remplis d’informations superflues et non pertinentes. L’objectif est de rester au sommet du projet en toute transparence. Ils permettent d’avoir une vue d’ensemble sur le projet tout en évitant de devoir toujours chercher l’information dans des échanges de courriels.
Planification
L’outil de planification est particulièrement utile dans votre logiciel de gestion de projet. L’outil de planification doit être facile à utiliser, à comprendre et à trouver. Avec le travail à distance, l’importance d’un calendrier est encore plus grande puisque tous les membres de l’équipe doivent pouvoir s’y référer aisément. Il s’agit de l’élément vital de vos projets.
Certains logiciels ne disposent pas d’outil de planification solide. C’est un grand défaut à éviter puisqu’il est essentiel au bon travail de l’équipe. Votre entreprise a besoin d’un outil de planification robuste qui répond aux besoins de tous. Vos collègues doivent être en mesure de trouver les tâches qu’ils doivent faire.
Téléchargement et partage de fichiers
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet comme outil de communication implique qu’il est nécessaire de télécharger et de partager des fichiers. Le travail d’un chargé de projet est de s’assurer que le logiciel choisi permettra le téléchargement de documents et cela dans tous les formats requis par son équipe. Imaginons que vous travaillez sur un projet artistique et que les illustrations doivent être téléchargées avant que le département suivant puisse commencer son travail. Si vos artistes doivent constamment enregistrer dans un format différent, il y a de grandes chances qu’ils oublient de télécharger les dernières versions de leur travail. En fait, tout ce qui nécessite une étape supplémentaire doit être un signal d’alarme.
Dans certaines entreprises, le logiciel de gestion de projet utilisé n’est pas intuitif et optimal. Il faut que les utilisateurs puissent trouver et partager l’information facilement. L’outil de prise de notes doit être pratique afin que toute la documentation puisse être trouvée facilement. Ainsi, vous éviterez de nombreuses réunions.
Rapport de progrès
Lorsque vos collègues mettent à jour les rapports de tâches accomplis, il est important que le logiciel de gestion de projet compile l’information afin de fournir un rapport d’avancement. D’un coup d’œil, ces rapports doivent résumer le progrès de votre projet dans son ensemble, mais également par département. Les rapports de progrès dépendent de la contribution des utilisateurs et sont donc inutiles si les membres de votre équipe ne mettent pas à jour le statut de leurs tâches en cours d’avancement.
Il peut être facile d’oublier la mise à jour des tâches s’il y a plusieurs méthodes de communication au sein de l’équipe. Avec des courriels, une messagerie instantanée, des réunions et des discussions, la mise à jour des statuts d’avancements peut sembler inutile. Il est essentiel que toutes les personnes concernées dans le projet s’occupent de ces mises à jour. En effet, un rapport de progrès bien rempli permet d’éviter bien des mauvaises surprises.
Dans l’ensemble, un logiciel de gestion de projet se doit d’être le lieu de référence de votre travail. Dans un moment de travail à domicile, votre outil de gestion doit correspondre à tous vos besoins, il doit être facile d’utilisation et il doit pouvoir être bien intégré aux autres outils que vous utilisez.
Nutcache est un logiciel de gestion de projet robuste que tous les chargés de projet devraient envisager. Il peut faire une différence majeure dans la réussite de vos projets.
