Vous le savez peut-être déjà, mais le télétravail fait partie des nouveaux challenges d’un chargé de projet. Si vous faites partie de ceux qui se sont récemment lancés dans l’aventure du télétravail, rassurez-vous : il y a des avantages à travailler à partir de la maison. Cependant, comme dans n’importe quel mode de travail, il faut rester à l’affût des inconvénients. Voilà pourquoi nous vous proposons quelques conseils afin de bien gérer votre équipe en télétravail.
Utilisez des outils adaptés au télétravail
Le premier conseil, et non le moindre, est d’adopter des outils correspondant aux besoins de votre équipe. Vous souhaitez communiquer avec vos coéquipiers en vidéoconférence? C’est possible, avec des logiciels comme Zoom ou Skype. Vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion de projet? Une solution en ligne telle que Nutcache vous permettra de coordonner les tâches entre vos collègues. Assurez-vous cependant que votre équipe soit à l’aise avec les outils que vous proposez. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à leur proposer une formation, individuelle ou en groupe.
Établissez des objectifs clairs
On le dit souvent : pour réussir un projet, on doit définir des objectifs clairs. Et c’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de gérer une équipe en télétravail. Pour déterminer un objectif le plus précis possible, vous pouvez, par exemple, vous inspirer de la méthode SMART. C’est-à-dire un objectif Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporellement défini.
Avec un outil comme Nutcache, il est possible de mettre en place une liste de tâches à accomplir. Vous pouvez même bonifier cette liste, que ce soit en ajoutant des sous-tâches à chaque tâche ou en sélectionnant la priorité du travail à réaliser (faible, normale, moyenne et élevée).
Bien entendu, au moment d’établir vos objectifs, vous souhaiteriez également mettre en place un outil représentant clairement l’ensemble des tâches. Avez-vous songé au diagramme de Gantt? Sinon, nous vous présentons, dans un autre article, 6 bonnes raisons de l’utiliser!
Déterminez la fréquence des rencontres d’équipe
Selon la complexité de votre projet, il peut être nécessaire d’effectuer plusieurs mises au point avec une équipe en télétravail. Entendez-vous sur la fréquence des rencontres d’équipe (une fois par jour/par semaine/au besoin/etc.), mais aussi sur les moments idéals pour la rencontre (matin/après-midi/soir/etc.) ainsi que sur les outils à utiliser. L’important est que vos collègues soient suffisamment à l’aise et disponibles pour s’exprimer. Surtout, veillez à ce que les réunions soient efficaces afin de ne pas les étirer inutilement. Pour des réunions productives, nous avons préparé un article à ce sujet.
Effectuez un suivi individuel régulier
Pour accomplir les objectifs de votre projet, il est important que votre équipe soit guidée constamment. Par contre, ce conseil s’applique également à chaque membre de votre équipe, en télétravail ou non. Sur une base hebdomadaire, fixez un rendez-vous avec chaque collègue afin de vérifier si tout se passe bien dans la réalisation de leurs tâches ou s’il souhaite discuter de sujets qu’il n’ose pas aborder en groupe. Vérifiez également comment se porte leur vie personnelle, sans nécessairement entrer dans les détails. Nous ne vous demandons pas de devenir le ou la thérapeute du groupe, mais de démontrer de l’empathie envers vos coéquipiers. Si ces derniers ne souhaitent pas en parler, rappelez-leur que votre porte (virtuelle) reste toujours ouverte.
Menez des activités de team building en ligne
Le team builing, qui consiste entre autres à créer des événements entre collègues en dehors du travail, est indispensable afin de renforcer la cohésion de l’équipe. Or, malgré la distance, il est possible de tisser des liens entre les membres d’une équipe en télétravail. Une activité de team building en ligne pourrait, par exemple, consister à jouer à un jeu vidéo en mode multijoueur. Ou d’organiser une dégustation de café ou de thé en envoyant, à chaque coéquipier, un ensemble de breuvages variés avant la date de l’événement. Les possibilités sont nombreuses! Il suffit de vous inspirer des passions de vos collègues.
Soyez flexible
Le télétravail n’est pas évident, surtout si vous êtes accoutumé à travailler en entreprise. En effet, pour être productif, vous devez vous distancer le plus possible des distractions présentes à la maison, comme Netflix ou les tâches ménagères. Par contre, n’en voulez pas à vos collègues s’ils doivent s’absenter un moment pour s’occuper de leur famille. Soyez indulgent envers eux en leur accordant plus de flexibilité dans leur horaire. Oubliez les heures d’ouverture habituelles des bureaux! Laissez-les choisir leurs heures de travail en fonction de leurs préférences, mais aussi de leurs disponibilités. Ainsi, certains vont être plus productifs le matin alors que d’autres préféreront travailler le soir, une fois les enfants endormis.
Faites-leur confiance
Enfin, s’il y a un conseil important à vous donner, c’est ceci : faites confiance à vos coéquipiers. N’essayez surtout pas de microgérer leurs moindres mouvements! Certes, il est normal de leur demander un compte rendu de leur travail, mais ils n’ont pas de compte à vous rendre au sujet de toutes les pauses qu’ils ont prises au cours d’une semaine. Nul besoin d’exiger également une présence obligatoire de vos collègues par vidéoconférence pendant les heures d’ouverture habituelles. Comme nous l’avons mentionné plus tôt, privilégiez la flexibilité. Aussi, pour établir cette marque de confiance envers votre équipe, n’hésitez pas à lui déléguer certaines tâches. Cette décision lui permettra de faire ses preuves, mais aussi, de votre côté, de vaquer à des tâches correspondant le mieux à vos compétences.
Et voilà! Grâce à ces conseils, vous êtes maintenant prêt à gérer votre équipe en télétravail! Bien entendu, avant de vous lancer, vous allez probablement faire l’essai de certains outils afin de déterminer s’ils conviennent à vos collègues. Pour la gestion de projet, nous vous recommandons notre solution en ligne Nutcache. Celle-ci ne diffuse pas seulement la liste des tâches aux membres de votre équipe. Elle offre également une gestion de tous les aspects d’un projet, que ce soit les entrées de temps de vos coéquipiers ou la facturation d’un client.
Vous désirez faire l’essai de Nutcache? Inscrivez-vous dès maintenant pour un essai gratuit de 14 jours!
