Comment lancer un projet? 8 étapes pour Réussir

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Pour beaucoup de personnes qui souhaitent réaliser un projet en entreprise, le plus dur, c’est le démarrage. Deux erreurs sont communes au moment de lancer un projet:

L’analyse sans fin qui paralyse et empêche de démarrer concrètement.
Ou au contraire, se lancer sans analyse ni planning clairement défini, en espérant gérer les événements comme ils arrivent.

Dans cet article, vous allez découvrir comment lancer un projet efficacement grâce à 8 éléments indispensables.

Les 8 étapes Clés pour lancer un projet

1- Un Objectif Clair

Tout projet doit avoir un objectif clairement défini. Vous pouvez utiliser l’approche SMART pour définir votre objectif. L’acronyme SMART signifie:

Spécifique: L’objectif doit être défini de la manière la plus simple et précise possible.
Mesurable: Les progrès de l’avancement du projet doivent pouvoir être quantifiés et mesurés à l’aide de variables prédéfinies.
Atteignable: L’objectif doit être à la fois ambitieux et atteignable. Il doit permettre une réelle évolution, représenter un véritable challenge et rester motivant.
Réaliste: L’objectif doit tenir compte de certaines contraintes (budget, durée, priorités commerciales) et être réaliste par rapport à ces données.
Temporel: L’objectif doit être défini dans le temps et avoir une date de fin précise.

Entre autres, l’objectif doit être décrit de manière à être compris par tous, même les personnes non-expertes dans le domaine.

2- Un Plan de Base

Le plan de base liste toutes les principales étapes du projet et les sous-objectifs à atteindre pour réaliser le projet dans sa globalité. Cette liste de tâches peut concerner des domaines variés tels que:

les finances (obtenir un financement),
la logistique (trouver un local),
l’administratif (obtenir une autorisation),
les achats (se procurer la matière première),
les ressources humaines (embaucher du personnel qualifié),
la production (concevoir un prototype), etc.

Pour être certain de ne rien oublier, le chef de projet pourra faire appel à différents mangers pour l’aider à compléter cette liste de base.

3- Un Budget Alloué

Tout projet doit avoir un budget alloué à sa réalisation. Un des défis du chef de projet est de compléter le projet sans dépasser le budget alloué. Pour cela, les gestionnaires et experts dans chaque domaine doivent fournir une estimation du budget nécessaire à la réalisation de leurs sous-objectifs.

Il est recommandé d’ajouter une marque de sécurité de 10 à 15% par rapport à l’estimation globale effectuée. Cela permet de couvrir les dépassements et les imprévus.

4- Une équipe projet performante

Une fois le projet clairement défini, vous devez créer une équipe projet performante. Rassemblez pour cela les personnes les plus compétentes pour atteindre chacune des étapes définies dans le plan de base.

Essayez aussi de choisir des personnes capables de communiquer efficacement, et ayant une bonne compréhension du travail en équipe et de la gestion de projet.

5- Des ressources nécessaires

Pour lancer votre projet dans de bonnes conditions, faîtes la liste des ressources nécessaires au lancement et à la bonne réalisation du projet. Les ressources nécessaires peuvent être:

des personnes (fournisseurs, équipe projet, distributeurs,…)
des services (agence de marketing, …)
des matériaux et équipement,
de la documentation ou des papiers importants
des logiciels (comme le logiciel de gestion de projet Nutcache)

Remarque: La nouvelle application de gestion de projet Nutcache permet maintenant de gérer les projets en mode Agile Scrum.

6- Un système de communication

De nos jours, la technologie permet de communiquer par de nombreux moyens: email, téléphone, sms, réseaux sociaux, etc.

Dans le cadre de votre projet, assurez-vous de définir clairement quels moyens de communication seront utilisés pour communiquer de manière efficace sur l’avancée du projet. Le système de communication doit être défini à l’avance, expliqué lors du lancement de projet et tout le monde devra l’utiliser par la suite.

Un bon exemple d’outil de collaboration est l’application Nutcache qui permet de planifier un projet, gérer des agendas, partager des documents, laisser des commentaires, et même facturer les clients.

Il est également préconisé de planifier des réunions physiques pour faire un point régulièrement sur l’évolution du projet avec les participants.

7- Planning de la Réussite

Un célèbre adage dans la gestion de projet dit:

« Échouer à planifier et vous planifiez un échec. »

Le planning est une étape cruciale du lancement de projet. Toutes les étapes du plan de base doivent être entrées dans un planning et attribuées à des personnes qualifiées qui seront en charge de la réalisation cette tâche. Ce partage des responsabilités pourra se faire lors d’une réunion avec les gestionnaires concernés.

Une fois la liste de tâches planifiée et chaque tâche attribuée, il est important de partager ce planning avec l’ensemble de l’équipe projet.