L’automatisation est un procédé qui, à l’aide de machines, permet de réduire l’intervention humaine dans certaines tâches. En d’autres termes, c’est comme si vous utilisiez une mijoteuse pour préparer un repas : vous rassemblez les ingrédients dans la mijoteuse, vous programmez le mode et la durée de cuisson et la machine fait le reste, et ce, sans que vous ayez à superviser tout le processus.
Par contre, de quelle manière l’automatisation peut-elle améliorer la productivité de votre équipe? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article, avec quelques exemples à l’appui.
Les avantages de l’automatisation
Une réduction des tâches répétitives
Imaginez la situation suivante : vous faites partie d’une petite entreprise, qui cherche à grandir en se trouvant de nouveaux clients. Grâce à un nouveau site Web et une campagne marketing agressive sur les réseaux sociaux, vous parvenez à attirer une nouvelle clientèle. Toutefois, cette clientèle ne cesse de vous réclamer pour répondre à leurs questions, vous laissant peu de temps pour accomplir d’autres tâches.
Heureusement, l’automatisation permet de réduire les tâches répétitives. Dans le cas qui nous concerne, une application de chatbot, installée sur votre site Web, peut répondre aux questions les plus fréquentes de vos clients. Ainsi, vous récupérez suffisamment de temps pour vous occuper de tâches plus importantes.
Une valorisation des tâches à forte valeur ajoutée
Il vous est sûrement arrivé de vous poser ces questions. Pourquoi avez-vous accepté d’être gestionnaire? Pourquoi avez-vous décidé d’être le responsable d’une équipe? Il y a de fortes chances que ce soit pour relever de nouveaux défis, développer le potentiel de vos coéquipiers ou même devenir un leader inspirant. Et non pour répéter les mêmes tâches tous les jours, toutes les semaines.
Puisque l’automatisation réduit les tâches répétitives, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre équipe. Par exemple, si vous faites partie d’une équipe de développeurs et qu’un client soulève un problème qui ne peut être réglé par votre chatbot, votre équipe peut apporter une réponse personnalisée à votre client. Une attention que votre client appréciera, et qui pourrait également avoir des répercussions positives sur la réputation de votre entreprise.
Une baisse des erreurs humaines
Certaines erreurs sont plus coûteuses que d’autres. Ainsi, si vous avez la responsabilité d’exécuter des tâches administratives répétitives, comme la facturation pour vos clients, il est possible que vous glissiez une ou deux erreurs dans le calcul de vos tarifs.
Cependant, avec l’automatisation, vous minimisez les erreurs. À titre d’exemple, l’envoi de masse d’infolettres peut être adapté si vous aviez pris la peine d’instaurer un formulaire d’inscription à vos clients. En effet, le simple fait de demander à vos clients leur prénom évite les erreurs de dénomination alors que vous pouvez personnaliser chaque infolettre en insérant la commande « prénom » dans votre message.
Une diminution du niveau de stress
Si nous additionnons les avantages mentionnés précédemment, vous constaterez un nouvel effet de l’automatisation sur votre équipe, soit une diminution du niveau de stress. Vos coéquipiers n’ont plus à s’occuper des tâches ennuyantes et, de plus, ils craignent moins de commettre des erreurs. Puisqu’ils ont également plus de temps pour exécuter des tâches à forte valeur ajoutée, cela a un effet considérable sur la productivité de votre équipe.
Des exemples d’automatisation
Comment pouvez-vous profiter des avantages de l’automatisation? Il est possible que votre équipe expérimente déjà ses effets positifs avec des logiciels existants. Sans plus attendre, nous vous présentons quelques exemples pouvant s’appliquer à votre situation.
Planifier vos publications sur les réseaux sociaux
La présence de votre entreprise sur les réseaux sociaux est indiscutable, ne serait-ce que pour maintenir une bonne réputation auprès de vos clients. Avec l’aide d’un calendrier éditorial, vous pouvez créer suffisamment de contenu pour animer votre communauté.
Toutefois, saviez-vous qu’il est possible d’automatiser la publication de vos publications sur les réseaux sociaux? Grâce à certaines applications comme Buffer ou Hootsuite, vous pouvez planifier votre contenu et même suivre la performance de vos publications. Il suffit de programmer vos textes et images aux dates et heures désirées et il ne reste plus qu’à vous concentrer sur vos tâches quotidiennes.
Organiser vos rendez-vous
Si votre entreprise ou votre équipe a l’habitude de rencontrer des clients, l’utilisation d’une application de calendrier devient primordiale pour la gestion de vos rendez-vous. Avec un tel outil, vous pouvez inscrire le nom de votre client, la date et l’heure de rencontre ainsi que le lieu du rendez-vous, si applicable. Vous pouvez même ajouter des notifications de rappel, afin de ne rien oublier.
Si vous avez de l’expérience en automatisation, vous pouvez également créer un formulaire, qui permettra à votre client de sélectionner le moment qui lui convient à partir de votre page Web. Il est même possible de synchroniser l’agenda de votre page Facebook avec votre agenda Google.
Répondre à vos courriels
Lorsqu’il s’agit de gestion de courriels, il est recommandé d’établir des périodes fixes pour les lire (ex. : 20 minutes en début de journée et 20 minutes en fin de journée). Cependant, que faire lorsque vous vous absentez du bureau pour une longue période? Depuis votre boîte de courriel, vous pouvez rédiger un message automatique d’absence permettant d’informer vos clients de votre date de retour ou les rediriger vers un de vos collègues.
Gérer des tâches entre coéquipiers
Si vous êtes familier avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet, vous savez qu’il est possible de gérer les tâches entre vos collègues à partir d’une plateforme commune. Ainsi, vous pouvez noter quelles tâches sont à faire et quelles tâches sont accomplies. Or, pour gagner du temps en matière de gestion, vous devez automatiser.
Heureusement, un logiciel de gestion de projet peut automatiser différentes actions, à la condition d’indiquer l’élément déclencheur. À titre d’exemple, vous pouvez programmer l’assignation automatique d’un de vos membres d’équipe chaque fois que vous créez une nouvelle tâche dans votre liste de tâches. Ou encore, lorsqu’une tâche est accomplie, celle-ci change automatiquement pour le statut « Complété ». À long terme, ces simples manipulations vous permettront de gagner du temps.
Par ses bienfaits, l’automatisation est un processus qu’il vaut mieux utiliser à votre avantage. Voilà pourquoi l’équipe de Nutcache a travaillé sans relâche afin de vous offrir sous peu une nouvelle fonctionnalité de règles automatisées. En effet, cette fonctionnalité vous permettra d’ajouter des règles d’automatisation dans vos listes de tâches, que vous pourrez programmer à votre guise.
Vous souhaiteriez faire l’essai de cette nouvelle fonctionnalité? N’hésitez pas à vous inscrire à Nutcache et profitez d’une période d’essai de 14 jours!
