Le diagramme de Gantt est un outil permettant de visualiser dans le temps toutes les tâches d’un projet. Indispensable aux gestionnaires, il fait maintenant partie des fonctionnalités proposées par notre solution en ligne Nutcache.
Vous avez votre propre compte sur Nutcache? Dans cet article, nous allons vous guider pas à pas dans la création de votre propre diagramme de Gantt. Pour accéder à cette fonction, vous devez vous rendre dans la page d’accueil de votre projet, puis vous cliquez sur l’onglet « GANTT ». Si vous n’avez ajouté aucune tâche à votre projet, le diagramme est vide. Cependant, rassurez-vous : après la création de votre diagramme, aucune tâche n’échappera à votre regard!
Découper le projet en tâches
La première étape d’une planification de projet, et non la moindre, est de découper votre projet en phases chronologiques. Puis, à partir de ces phases, listez les tâches à accomplir dans votre diagramme de Gantt en cliquant sur « + TÂCHE », puis en complétant les informations demandées.
Prenons l’exemple d’un projet en marketing. Votre client, une maison d’édition, fait appel à votre équipe pour promouvoir la sortie d’un livre. Quelles sont les actions à mettre en place pour faire connaître ce produit? Selon les besoins et le budget de votre client, les possibilités sont nombreuses : réseaux sociaux, influenceurs, lancement public, etc.
Une fois que vous vous êtes entendu avec votre client sur le plan d’action, vous pourrez ensuite diviser le plan en tâches. Par exemple, si vous allez de l’avant avec un lancement, plusieurs tâches sont à envisager : location de la salle, rédaction de l’invitation aux journalistes, appel à un traiteur, et plus encore! L’important est que votre plan soit le plus détaillé possible.
Définir les dates de début et de fin pour chaque tâche
Maintenant que vous avez établi la liste de toutes les tâches sur votre diagramme de Gantt, vous devez déterminer le moment à partir duquel vous pouvez vous atteler à chacune de ces tâches. Si vous commencez trop tôt, il est possible que vos actions ne produisent pas l’effet escompté que vous recherchez. Par contre, si vous commencez trop tard, cela aura des répercussions sur les autres tâches.
Vous devez également définir une date limite pour chaque tâche, c’est-à-dire une date de fin déterminant le moment où le projet commence à accumuler du retard. Pour reprendre l’exemple précédent, si votre lancement de livre a lieu un 25 septembre et que vous souhaitez inviter des journalistes, il est suggéré de les contacter environ 7 à 10 jours avant l’événement. Votre tâche, qui consiste à envoyer des invitations, aura les 15 et 18 septembre pour dates de début et de fin.
Assigner les membres de votre équipe aux tâches
Toujours à partir de votre diagramme de Gantt, vous pouvez désigner les membres de votre équipe responsables de chaque tâche. Par exemple, pour le lancement du livre, vous confiez à Jonathan la tâche de contacter les journalistes. Pour ce faire, vous devez vous rendre dans votre liste de tâches et sélectionner la tâche à accomplir. Notez bien que cette action peut également se faire directement depuis votre diagramme, en cliquant sur l’icône. Ensuite, cliquez sur l’icône représentant une personne. Dans la nouvelle fenêtre, inscrivez le nom complet de Jonathan, puis cliquez sur « ASSIGNER ». L’icône le représentant apparaîtra alors à droite de la tâche. Sur un diagramme de Gantt, cette fonctionnalité facilite ainsi la communication entre les coéquipiers.
Définir les dépendances entre les tâches
On le sait très bien : pour qu’un projet fonctionne, tous les membres d’une équipe doivent participer à la réalisation des tâches. Dans une telle situation, certaines tâches vont dépendre d’autres. Dans l’exemple du lancement de livre, pour que Jonathan puisse contacter les journalistes, il doit recevoir l’invitation rédigée par Josiane.
Lors de la création de votre diagramme de Gantt, il est possible de créer des dépendances entre les tâches. Pour commencer, rendez-vous dans votre diagramme. À partir de la première tâche (ex. : la rédaction de l’invitation), cliquez sur le petit cercle à droite de la tâche, puis glissez jusqu’au cercle à gauche de la deuxième tâche (ex. : le contact avec les journalistes). Lorsque vous relâcherez votre clic, une flèche grise apparaîtra entre les tâches, indiquant une dépendance.
Assurer un suivi du projet (et s’ajuster au besoin)
Afin qu’il n’y ait aucun retard dans votre projet, il est important d’effectuer un suivi régulier auprès de votre équipe. Voyez auprès de chaque membre de votre équipe si tout se déroule bien dans la réalisation de leurs tâches. Et s’il y a le moindre problème, il est possible d’ajuster votre diagramme de Gantt au besoin.
Soyez prêt à vous adapter au moindre imprévu. Pour revenir à notre exemple de promotion, si l’impression du livre est reportée, cela pourrait affecter son lancement. Dans votre diagramme, il est possible d’ajuster les dates de début et de fin de vos tâches. Pour ajuster la date de début, cliquez sur les trois petits points à gauche de la tâche à modifier et faites glisser votre curseur vers la nouvelle date. Le même procédé s’applique pour la date de fin, mais en cliquant sur les trois petits points à droite. Si vous préférez garder le même intervalle de jours consacrés à la tâche, cliquez sur la tâche et faites-la glisser de droite à gauche ou de gauche à droite.
Et voilà! Vous savez maintenant comment planifier un projet avec un diagramme de Gantt! Et ce, grâce à notre solution en ligne Nutcache!
Vous n’avez pas de compte Nutcache? Savez-vous qu’il ne sert pas uniquement à créer des diagrammes de Gantt? En effet, il s’agit d’un outil de gestion complet avec lequel il est possible d’effectuer un suivi de tous les aspects d’un projet, de la création des tâches à la facturation en passant par le contrôle des dépenses. Explorez les nombreuses possibilités qu’offre Nutcache en vous inscrivant pour un essai gratuit de 14 jours!
