Les premières neiges sont tombées et les maisons sont colorées de lumières, c’est le temps des fêtes. Période habituellement festive, plusieurs membres de votre organisation seront absents pour quelques jours. Tout le monde a besoin de répit, même vous. Les vacances sont importantes tant pour les employés que pour les employeurs. Une équipe reposée vous revient plus motivée.
Toutefois, durant l’absence de vos équipes, il est important de poursuivre les projets et d’assurer une bonne continuité des opérations. En effet, plusieurs fonctions doivent se poursuivre 365 jours par année.
Heureusement, il est possible de planifier les vacances en conservant une structure fonctionnelle. Également, à l’ère de notre technologie, de nombreux outils sont mis à la disposition des entreprises afin d’automatiser une grande partie des opérations.
La planification
D’une part, il est important d’élaborer un calendrier de vacances dans lequel toutes les absences prévues sont inscrites. Ainsi, vous éviterez les mauvaises surprises de dernières minutes. Idéalement, au début de l’automne, vous avez déjà commencé à sonder vos équipes quant à leurs intentions du temps des fêtes.
Si les opérations s’arrêtent totalement durant cette période, votre planification est grandement facilitée. Toutefois, n’oubliez pas de prévoir un moment d’ajustement au retour. Si l’entreprise poursuit son travail, il faudra bien identifier les gens qui ne seront pas en arrêt complet. Assurez-vous de prendre de l’avance et de clairement distribuer les tâches au sein des membres de votre équipe. Lorsqu’il y a des changements majeurs, tels qu’une période de vacances, il est facile de perdre le fil des obligations à accomplir.
D’autre part, bien qu’il soit important de savoir qui sera absent, il est également nécessaire de connaître les journées conséquentes qui figurent dans le calendrier de ceux-ci. Assurez-vous de prendre conscience des dates butoirs de tous les projets qui sont en cours.
Finalement, afin de garantir que toutes les tâches puissent être effectuées, il est essentiel qu’il y ait un bon partage des connaissances dans votre équipe. Chaque personne doit être en mesure d’identifier un collègue qui a les mêmes capacités. Ainsi, la planification des vacances sera plus facile et les gens pourront partir la tête reposée.
Les outils à votre disposition
Afin de vous aider dans l’optimisation de votre gestion, il existe de nombreux outils. C’est en vous préparant de façon ingénieuse que votre équipe vous fera confiance et partira en vacance sans ressentir un stress quant aux tâches accumulées qui l’attendront à son retour. Heureusement, il est possible d’automatiser un grand nombre de vos opérations.
Premièrement, vous pouvez planifier d’avance vos publications sur les médias sociaux. En effet, c’est bien connu, votre présence sur les diverses plateformes est essentielle. Afin d’éviter de devoir faire de la création de contenu tous les jours, il est possible de prévoir les futures publications. Il est même possible de les programmer préalablement sur vos différentes plateformes. En effet, plusieurs applications vous permettent de tout programmer d’avance. D’ailleurs, Facebook, Instagram et YouTube font partie des médias qui proposent des outils de publications directement sur leur site web. Toutefois, il existe divers dispositifs tels que Hootsuite, Buffer, Later et bien d’autres.
Deuxièmement, si vous avez l’habitude d’envoyer des infolettres à votre liste de clients, sachez qu’il est possible de rédiger et de programmer celles-ci préalablement. Il y a plusieurs plateformes faciles d’utilisations. C’est le cas, par exemple, de MailChimp et Leadfox. L’important est de retenir que, même si une partie ou l’entièreté de votre équipe est absente, l’entreprise doit continuer de rejoindre sa clientèle.
Troisièmement, vous ne devez pas oublier de programmer un message d’absence automatique sur votre application de courriel. Il est même possible de rediriger votre boîte de réception vers l’adresse du collègue chargé de vos dossiers. Ainsi, vous pourrez vous assurer que les messages seront répondus dans un délai raisonnable et que, dans la situation où tout le monde est absent, l’interlocuteur en soit informé. Vous éviterez de créer des frustrations auprès de vos clients. Dans le même ordre d’idée, n’oubliez pas de modifier votre messagerie vocale afin d’aviser les gens que vous ne serez pas au bureau durant quelques jours.
Finalement, plusieurs plateformes vous permettent de synchroniser les agendas électroniques au sein de votre équipe. C’est une option qui peut être considérée comme très intéressante lorsqu’il y a des périodes de vacances. En effet, vous pourrez connaître l’horaire de vos collègues et prévoir les dates butoirs.
Les éléments clés à retenir
N’oubliez surtout pas que les vacances sont importantes dans votre équipe. Vos employés seront reconnaissants de pouvoir partir la tête tranquille et ils reviendront plus motivés. D’ailleurs, il est également essentiel de reconnaître le travail qui est effectué à l’année au sein de votre entreprise. Pensez donc à planifier une activité entre collègues afin de souligner les efforts constants et souhaiter de joyeuses fêtes à chacun. S’il n’est pas possible de se réunir, il existe plusieurs méthodes alternatives. Avec des applications telles que Zoom, vous pouvez, par exemple, organiser un souper à distance ou même prévoir un après-midi de jeux comme un bingo en ligne. Il est important de mobiliser vos équipes dans le but d’augmenter le sentiment d’appartement à votre entreprise. C’est ainsi que vous éviterez les départs fréquents de vos employés.
En conclusion, pour assurer la réussite de vos vacances et prévenir les débordements, Nutcache vous propose plusieurs outils de gestion. Par exemple, avec les diagrammes de Gantt, vous avez un aperçu général sur toutes les tâches des projets en cours. Ainsi, la planification se fait de façon efficace. Avec ce type de méthodes, vous conserverez une bonne communication dans votre équipe et vous n’aurez pas de problème de dernière minute.
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Bon temps des fêtes!
