Nous vivons à une époque où les données sont la source d’information la plus précieuse dont dispose toute personne ou entreprise : c’est à partir de ces données que nous prenons des décisions d’achat, des changements de routine ou, en pensant du point de vue de l’entreprise, évaluons la rentabilité, la performance et stratégies de communication, par exemple. Les données ont été si largement discutées que les nouvelles lois, les pratiques commerciales et même les mouvements de milliardaires sur divers marchés sont influencés par la protection, l’échange et la fuite d’informations sensibles – et cela entraîne des changements dans la façon dont les propriétaires d’entreprise voient la mesure et l’analyse des données de leurs entreprises – et c’est aussi pourquoi il est si important de suivre le temps et les coûts de chaque projet.
Dans cet esprit, Nutcache a développé une approche de gestion de projet qui vous permet de générer, surveiller et stocker des informations essentielles pour les rapports de votre entreprise et les projets réalisés – de l’analyse de la présence des employés pour le département des ressources humaines aux dépenses et bénéfices d’un projet livré. Ce suivi en temps réel est primordial pour que les membres exécutifs ou les chefs de projet soient toujours au courant de l’avancement des demandes et surtout si elles sont réalisées selon des scénarios, des budgets et des plans préétablis, ce qui signifie que votre entreprise peut connaître le rentabilité d’un projet tout au long de son cycle de vie.
5 étapes pour suivre le temps et les coûts de vos projets
Étape 1 : Créez un projet et définissez vos directives
Dès que vous commencez à utiliser Nutcache, votre organisation peut être configurée dans notre logiciel, et vous avez la possibilité d’effectuer cette étape de manière très complète, avec des informations importantes pour les RH – avec des documents et des informations concernant chaque employé – et le service financier – avec des charges de travail et un coût horaire définis, par exemple. De plus, vous pouvez définir les profils de sécurité de chaque membre de l’équipe (stagiaires, employés, indépendants, etc.) et les niveaux d’accès que chaque catégorie a au sein des planification du projet. Vous pouvez également inviter des clients sur vos projets, décrire les services proposés par votre entreprise, répertorier tous les jours fériés importants pour votre entreprise, ainsi que les produits, les taxes et constituer des équipes de travail.
Une fois l’étape de configuration de l’organisation terminée – même si cette étape est constamment mise à jour -, vous pouvez créer différents projets dans le logiciel, en fonction de vos besoins quotidiens et du travail qui sera effectué par votre entreprise. Pour créer un projet, vous devrez définir un nom, le client auquel ce projet est destiné et les membres qui en feront partie.
Vous pouvez également sélectionner l’un des six modèles disponibles pour optimiser le temps d’organisation visuelle de votre projet :
Les étapes suivantes consistent à définir le statut (si votre projet en est encore à la phase de recherche et de planification, ou à la phase d’exécution, par exemple), et vous avez également la liberté d’écrire une description afin que tout le monde soit en phase, ainsi que la vision que le projet vise à atteindre.
Le deuxième onglet est celui des dates du projet, qui se passe d’explication – il suffit d’ajouter le début et la fin prévus du projet et vous êtes prêt à passer à l’étape finale!
Enfin, vous disposez de quelques paramètres additionnels pour configurer l’exécution du projet :
1) Activer ou désactiver la facturation du projet
2) Définir si la facturation est limitée aux seules entrées de temps et de dépenses approuvées
3) Définir si le budget de votre projet doit être basé uniquement sur des entrées de temps/dépenses approuvées
4) Limiter ou non les entrées de temps afin de ne pas dépasser le budget préétabli
5) Empêcher les membres réguliers de modifier le statut des tâches marquées comme « Complétées ».
6) Empêcher les membres réguliers de modifier les temps estimés des tâches.
7) Empêcher les membres réguliers de modifier les dates dues des tâches
Étape 2 : Demandez à votre équipe d’enregistrer le temps passé sur les tâches
Maintenant que votre organisation, votre équipe et votre projet sont tous configurés, il est temps de se mettre au travail, et la partie la plus importante de cette étape consiste à s’assurer que tous les collaborateurs connaissent leur rôle dans la réalisation du projet. Comme nous l’avons déjà dit, le suivi du temps passé sur les différentes tâches est essentiel pour un budget et une facturation conforme à ce qui a été prévu et défini dès le départ. Si votre projet ou votre client est facturé sans limite d’heures travaillées, très bien, mais nous savons que le modèle le plus courant est la facturation basée sur une charge de travail spécifique avec un volume d’heures préétabli, c’est pourquoi votre équipe doit prendre l’habitude d’enregistrer toutes les heures consacrées aux tâches.
Avec Nutcache, cela peut être fait de deux manières différentes :
1) Les temps travaillés peuvent être ajoutés manuellement à partir de l’écran d’entrée de temps.
2) Le temps peut être enregistré directement sur une tâche via un chronomètre, ce qui signifie que lorsqu’un employé commence sa tâche, il démarre un chronomètre et l’arrête lorsqu’il a terminé.
En adoptant cette routine pour tous les membres de l’équipe concernée, le chef de projet pourra suivre l’avancement du projet en temps réel, en plus de garantir le projet dans le cadre défini par le client, en évitant les heures perdues et les dépenses inutiles. Un autre grand avantage est que votre service financier disposera d’un rapport détaillé de l’ensemble du temps et des coûts consacrés à chaque étape des tâches d’un projet, ce qui permet un suivi et une planification de plus en plus précis, évitant certaines (mauvaises) surprises en fin de travail.
Étape 3 : Détaillez les dépenses impliquées dans le projet
Chez Nutcache, nous savons par expérience que certains projets commencent avec toutes les dépenses pré-approuvées, mais il est également fort probable que de nouvelles dépenses se produisent pendant l’exécution du projet. Dans cet esprit, nous avons introduit un champ pour chaque tâche de projet pour que vous ou votre équipe puissiez saisir tous les frais supplémentaires pouvant survenir pendant l’exécution du projet et devant être payés à la fin – soit par le client, soit par votre propre entreprise.
Comme le montre l’image ci-dessus, vous pouvez ajouter les chiffres concernant les dépenses, mais aussi la date et la date d’échéance, en plus de définir le fournisseur et la catégorie de dépense. Enfin, vous trouverez une section pour mieux expliquer la dépense, ainsi qu’un champ pour définir le montant de la dépense et, le cas échéant, des définitions fiscales. Ce sont des outils puissants pour aider votre entreprise à suivre le temps et les coûts tout au long de l’exécution afin d’éviter les (mauvaises) surprises.
Il est important de se rappeler que les dépenses et les heures consacrées aux tâches du projet peuvent être configurées pour une approbation ultérieure par un responsable de l’équipe, comme nous le verrons à l’étape suivante.
Étape 4 : Approuvez le temps et les dépenses des membres de l’équipe
L’un des aspects les plus significatifs de l’affirmation du projet est qu’il ne s’écarte pas de la portée initialement convenue, que ce soit en termes d’heures de travail ou de budget, ou les deux. Dans cet esprit, nous avons déjà évoqué à l’étape 1 les clés de configuration de la facturation du projet, qui donnent au gestionnaire ou à la personne responsable le pouvoir d’approuver ou de désapprouver les entrées de temps et les frais supplémentaires encourus au cours du projet – ceci permettant de garder une trace concernant le temps et les coûts.
Tout au long du projet, le chef de projet ou le service financier peut suivre les relevés de temps ainsi que les montants des frais pour les dépenses d’exécution nécessaires, en déterminant ce qui sera facturé au client et ce qui sera absorbé par votre société à la fin du projet.
Étape 5 : Suivez les statistiques en temps réel, générez des rapports et analysez le travail effectué
Une fois toutes les étapes ci-dessus effectuées, le travail de suivi, de communication de données et d’analyse du travail – réalisés par votre équipe – sera beaucoup plus aisé. L’équipe de service disposera de plusieurs informations importantes pour effectuer les échanges nécessaires avec le client et l’équipe financière disposera d’un décompte des heures travaillées et des dépenses annexes du projet.
De plus, comme nous l’avons expliqué au début de cet article, votre entreprise aura accès à plusieurs données importantes pour optimiser les nouveaux contrats et un meilleur ciblage à l’avenir. Vous pourrez voir quelles étapes d’un projet ont pris plus ou moins de temps à budgétiser, quels types de coûts supplémentaires finissent par apparaître dans l’étendue des travaux autorisés par le client et les niveaux professionnels requis pour répondre à chacune des exigences – stagiaires, juniors, permanents, seniors ou travailleurs indépendants. Ces données seront vos meilleures alliées pour générer des projets de plus en plus complets, affirmés, rentables et qui pèsent de moins en moins sur votre propre entreprise.
Conclusion
Nous savons à présent que plus votre entreprise disposera de données, mieux il en sera pour votre entreprise. Avec Nutcache, vous pouvez suivre le temps et les coûts de tous les projets que vous exécutez, et à partir de cela, générer des rapports complets avec des données qui aideront votre société à obtenir de nouveaux contrats de plus grande valeur, utiles à la croissance et au développement de votre société. Ainsi, le travail est en phase avec la planification initiale, offrant un suivi détaillé des dépenses tout au long du processus et générant des informations constantes sur la productivité et de la rentabilité des projets exécutés par votre entreprise.
Visitez notre page de tarification pour trouver le meilleur forfait qui corresponde à vos besoins, rejoignez Nutcache et suivez les étapes ci-dessus pour avoir plus de contrôle et de productivité sur votre travail.
