Dans un milieu où la créativité est au centre du travail, il peut être difficile d’être assidue dans la gestion de tâches. Dans une firme d’architecture, où le but est de créer, l’équipe peut facilement se perdre dans ses idées et oublier les objectifs fixés. Il s’agit d’un domaine qui demande beaucoup de précision, des conformités strictes à respecter et des échéanciers définis à chaque étape. Le temps est le plus grand atout d’un architecte, s’il est en mesure de le gérer adéquatement. Il faut savoir trouver l’équilibre entre le processus de création et l’exécution des opérations. En effet, même si vous avez les idées les plus originales, vous ne ferez pas de profit si vous migrez constamment vers de nouvelles propositions.
Dans le but de travailler efficacement, vous devez superviser vos projets en les divisant en plusieurs étapes et en vous assurant que chaque tâche est distribuée au sein de l’équipe. Vous ne voulez pas perdre de temps en délaissant certaines obligations ou en en ayant plusieurs employés sur une seule. Il peut sembler difficile de structurer l’ouvrage de personnes créatives, mais c’est avec de l’expérience dans le domaine que vous comprendrez bien la réalité des architectes et que vous serez un bon chargé de projet.
Plusieurs astuces peuvent vous aider à avoir une organisation plus productive, ce qui vous permettra de livrer de meilleurs plans et de multiplier les contrats. Le but est de minimiser vos tâches administratives afin de vous concentrer davantage sur ce que vous aimez réellement, créer.
Optimisez votre temps
Tout d’abord, vous devez être en mesure d’identifier comment vous occupez la majorité de votre temps. En prenant conscience de votre horaire, vous pourrez cibler les tâches qui vous ralentissent et cherchez à optimiser vos journées. Aussi banal que cela puisse sembler, avez-vous déjà pensé à tous les moments que vous passiez à répondre à vos courriels, naviguer sur Internet ou même envoyer des messages à vos proches? Une tâche peut avoir l’air de prendre beaucoup de temps, mais c’est probablement parce que votre niveau de concentration n’est pas optimal. D’ailleurs, les corvées que vous aimez le moins sont souvent celles qui vous paraissent les plus longues à compléter. C’est peut-être l’intérêt que vous y accordez qui ralentit votre productivité. Un exercice simple à faire est d’utiliser une minuterie afin de prendre connaissance du temps que vous passez sur une tâche précise ou un projet complet. En plus d’être une bonne prise de conscience, vous serez plus objectif sur ce que vous facturez. Également, pour le futur, vous pourrez fixer des délais qui correspondent mieux à votre réalité. Nutcache vous permet d’utiliser un chronomètre à même la tâche sur laquelle vous travaillez. Ainsi, vous pouvez mesurer le temps que vous accordez à chaque étape et vous assurez que chaque minute travaillée sera facturée.
Pour ce qui est des tâches plus récurrentes, comme de répondre à vos courriels, l’idéal est de vous réserver des fenêtres de temps dans votre agenda. Vous pouvez, par exemple, commencer et terminer vos journées en vous réservant quelques minutes pour répondre à tous vos messages. Vous serez beaucoup plus efficaces ainsi! Vous pouvez également désactiver les notifications de votre messagerie afin d’éviter d’être dérangé dans votre processus créatif.
Suivez un échéancier strict
Une fois que vous connaissez la durée de vos différentes opérations, vous pouvez transformer ces données en informations de temps réel. Ainsi, vous pouvez être au fait de la valeur de votre travail, prendre conscience de votre niveau de rentabilité, identifier les outils qui vous sont plus pratiques et même savoir quelles sont les tâches qui vous demandent trop de temps. En prenant connaissance de cette réalité, vous pouvez la refléter en établissant vos échéanciers.
En utilisant un logiciel de gestion intuitif et complet, comme Nutcache, vous pouvez planifier vos opérations de façon précise et structurée. Dès qu’un projet se met à dévier, vous serez en mesure de réagir et de vous ajuster rapidement.
Utilisez un outil de gestion tout-en-un
Finalement, vous l’aurez compris, c’est en optant pour des outils appropriés que l’organisation de vos tâches sera plus efficace. En effet, si vous employez des programmes avancés pour votre travail de création, vous devriez faire de même pour votre planification. Un logiciel de gestion de projet tout-en-un, comme Nutcache, est la clé puisqu’il vous permet de suivre l’avancement de votre projet, tant au niveau des ressources humaines que financières, de gérer vos heures travaillées et celles de votre équipe, de gérer également les dépenses liées à votre projet et finalement, facturer le tout à votre client. Pensez aux moyens que vous utilisez actuellement pour réaliser vos obligations administratives. Probablement plusieurs feuilles de calculs, un agenda, des notes sur papiers et peut-être même votre mémoire. Vous devez faciliter votre travail afin de concentrer vos efforts sur votre création. D’ailleurs, en utilisant un programme de gestion, vous pourrez partager les listes de tâches avec vos collègues. Ainsi, en cas d’absence inattendue, les opérations pourront se poursuivre. Activez les notifications de Nutcache, ce qui vous assure de ne rien manquer et de réagir rapidement à toutes situations.
Votre calendrier est rempli, vos délais sont courts et les bâtiments sont de plus en plus complexes. Vous devez rester organiser afin d’assurer le succès de vos projets et c’est avec un bon logiciel que cette pression sera atténuée. D’ailleurs, vous aurez une meilleure communication et collaboration au sein de l’équipe puisque vos attentes seront clairement établies.
Pour conclure, dans le but d’améliorer la gestion des tâches dans votre cabinet d’architectes, vous devez apprendre à bien gérer votre temps sans laisser la créativité prendre le dessus sur votre rentabilité. Nutcache est l’outil qu’il vous faut afin de cibler vos efforts sur votre passion. En effet, le programme prend en charge le cycle complet de votre projet tout en vous offrant la possibilité d’automatiser certaines tâches administratives récurrentes. Du devis initial à la facturation finale, en passant par la budgétisation, la gestion de vos dépenses, le suivi et l’approbation du temps de vos employés, Nutcache est le seul outil dont vous avez besoin. Augmenter votre productivité et vos profits en utilisant un outil tout-en-un. Faites confiance à Nutcache et permettez à votre entreprise de grandir.
