Un logiciel de gestion de projet, aussi appelé logiciel de productivité, est l’un des meilleurs outils qu’une entreprise puisse utiliser pour gagner du temps, travailler plus efficacement et s’assurer que tous les employés soient au fait des objectifs à atteindre. Avec la possibilité de gérer des tâches, de partager des fichiers et d’échanger des informations importantes avec les membres de l’équipe, vous pouvez être rassuré en sachant que le travail se passe comme prévu et que tout le monde est tenu informé. Après la pandémie, de nombreuses entreprises ont adopté le modèle de travail à distance ou hybride, et c’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est dorénavant plus importante que jamais. Dans le contexte d’une entreprise, il est crucial de s’assurer que la vue d’ensemble du travail à accomplir est exempte de tout goulot d’étranglement potentiel susceptible d’entraver les performances et la production. Un logiciel de productivité au sein de votre organisation aidera votre équipe à exécuter ses tâches aussi efficacement que possible, que ce soit à domicile ou au bureau. Voici en quelques exemples comment ce logiciel peut vous permettre, à vous et à votre équipe, de rester organisés et de rester productifs. Jetons-y un œil!
Communication
La communication est la pierre angulaire d’une collaboration efficace, et l’importance d’avoir des lignes de communication ouvertes ne peut être négligée. Que vous travailliez au sein d’une start-up, une agence de création ou une grande entreprise, tenir les employés informés et les mettre en contact avec la direction, les collègues et les partenaires externes est précieux dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Les réunions d’alignement, les visites pour connaître les structures et les appels vidéo entre les équipes sont quelques-uns des facilitateurs des communications au sein d’une organisation, et ils peuvent être combinés avec les puissants outils de Nutcache.
Avec notre logiciel de productivité, vous pouvez créer et gérer différentes équipes sur une seule plateforme, visualiser le travail en cours avec des diagrammes de Gantt, échanger des informations importantes et obtenir des commentaires de vos coéquipiers en utilisant la section des commentaires dans chaque tâche de votre projet et, avec cela, vous assurer que tous vos employés soient alignés avec autant d’informations que possible.
Culture du lieu de travail
Alors que le travail à distance ou hybride continue de devenir la nouvelle norme, posséder une solide culture de travail est encore plus important qu’auparavant. Cependant, lorsque les équipes travaillent à distance ou en hybride et n’ont pas suffisamment d’interactions directes, l’établissement d’une culture d’entreprise qui s’étend efficacement à tous les différents secteurs verticaux et emplacements peut devenir un énorme défi. Un environnement de travail agréable est un environnement où les gens sont encouragés à discuter de leurs préoccupations, à apporter leur contribution ou à partager leurs idées. Heureusement, Nutcache offre une solution à ce problème en supprimant les obstacles inutiles pour aider les gens à se connecter, collaborer et travailler facilement. Avec les bonnes stratégies et les bons outils, les bureaux peuvent faciliter le changement et garantir que le travail est à la fois rentable et satisfaisant, peu importe comment et où les employés travaillent.
1. Une culture de collaboration
Un bureau physique nous offre la possibilité de découvrir les aspects les plus personnels de la culture du lieu de travail, comme rendre visite à des collègues à leur bureau, sortir déjeuner, échanger des idées dans une salle de réunion et avoir des conversations informelles avec des collègues d’autres départements. Mais, avec la tendance à la hausse du travail à distance ou hybride, de nombreux travailleurs ne peuvent s’empêcher de sentir qu’ils perdent les liens avec leurs coéquipiers en dehors de leur service immédiat. De plus, beaucoup se sont isolés, travaillant seuls et hors de vue de leurs équipes. Heureusement, Nutcache est un outil puissant pour vous aider, vous et les autres employés, à vous connecter davantage tout en utilisant le logiciel et en échangeant des routines de travail et des pensées. Cela contribue à améliorer la confiance au sein des équipes, en veillant à ce qu’elles se sentent à l’aise pour partager de nouvelles suggestions ou exprimer des idées potentiellement controversées.
2. Une culture de responsabilité
Avec une plateforme de gestion de projet en ligne telle que Nutcache, chacun peut voir les rôles et devoirs de chacun. En utilisant des moyens spécifiques pour visualiser le travail en cours, les employés peuvent accéder à une vue d’ensemble du projet – comme les tâches, qui est responsable de chacune, les délais et les budgets, par exemple – ce qui signifie que personne n’est laissé dans l’ignorance de qui est responsable de livrer quoi et à quelle date. Une fois le travail lancé et fait, les responsabilités peuvent être facilement revues pour s’assurer que les bonnes tâches sont confiées aux bonnes personnes. De cette façon, il y a très peu de chances que quelque chose se passe mal – les progrès, les dates d’échéance et les commentaires de l’équipe sont là où tout le monde peut les voir.
Bien que chacun doive avoir une bonne compréhension de son rôle et de ses responsabilités, il est toujours utile de connaître également les devoirs des autres membres de l’équipe. Lorsque tout le monde sait qui fait quoi, cela minimise les risques de chevauchement inutile entre les tâches. De plus, les membres de l’équipe peuvent également se soutenir mutuellement en offrant de l’aide si nécessaire, dans l’intérêt d’atteindre un objectif commun. Les gestionnaires peuvent utiliser des outils comme le suivi du temps et la charge de travail pour voir qui travaille efficacement et effectuer des évaluations virtuelles pour les employés – la motivation rend les équipes plus heureuses!
3. Une culture de transparence
La transparence est peut-être devenue un mot à la mode sur le lieu de travail, mais la communication transparente crée un environnement où les gens sont tenus responsables de leur travail et n’ont pas peur d’apporter de nouvelles idées – et faire tout cela devient beaucoup plus facile avec Nutcache. Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires à la vue de tous, marquer des personnes spécifiques et échanger des informations précieuses. Et, avec un espace de stockage suffisant, vous pouvez conserver des notes autant que nécessaire et télécharger des fichiers dans l’espace de travail de l’équipe et les partager avec des utilisateurs invités tels que des travailleurs indépendants ou des clients. De cette façon, les clients participent également à la routine de travail et maintiennent un échange actif d’informations avec votre organisation. D’autres fonctions utiles pour organiser la routine incluent le regroupement de tout ce dont vous avez besoin pour créer un livrable dans la tâche elle-même : pièces jointes, champs personnalisés, dates de début et de fin, membres affectés etc. Cela aidera les travailleurs à sentir qu’ils font partie de la situation dans son ensemble. Après tout, plus il y a de perspectives sur un projet, meilleures sont ses chances d’atteindre son plein potentiel.
Logiciel de productivité pour le travail hybride
Un modèle de travail hybride comprend un mélange d’employés distants, semi-distants et de bureau. Selon la configuration de l’entreprise, les travailleurs hybrides peuvent se présenter au bureau certains jours, ou bien ils peuvent choisir. D’autres peuvent être en permanence au bureau ou travailler à distance à temps plein.
Pendant la pandémie, les entreprises ont découvert que la productivité reste élevée même si les employés ne travaillent pas depuis le bureau. Il est facile de comprendre pourquoi un nombre croissant d’entreprises optent pour des modèles de travail permanents à distance et hybrides. Cependant, sans les bons outils, les travailleurs de ces modèles de travail peuvent se sentir obligés de travailler de manière exhaustive. Nutcache permet aux travailleurs hybrides de collaborer et de partager des informations à portée de main. Où que vous soyez, vous pouvez facilement :
- Créer, attribuer et gérer des tâches et des sous-tâches
- Définir des dates d’échéance, des champs personnalisés et des tâches récurrentes
- Télécharger des pièces jointes
- Échanger des informations importantes à l’aide de commentaires et de fichiers
- Garder une trace de tout changement apporté à un projet grâce au Journal des activités
Si vous possédez ou travaillez pour une organisation qui a adopté un format de travail à distance ou hybride, le logiciel de productivité offre une multitude d’outils utiles pour aider les entreprises à mieux s’adapter aux deux modèles et à garantir que les équipes distantes peuvent rester organisées et productives lorsqu’elles ne partagent pas un bureau physique. Des employés indépendants aux cadres de niveau C, Nutcache aide à stimuler le travail d’équipe et permet aux employés de rester connectés en temps réel, où qu’ils se trouvent dans le monde.
Estimation du projet
Quelle que soit la portée d’un projet, il peut être difficile d’établir des estimations de coûts, de ressources et de temps. Des contretemps inattendus, comme des membres de l’équipe qui tombent malades ou des budgets réduits rendent la détermination des estimations de projet beaucoup plus difficile. Heureusement, grâce à l’analyse des données disponibles et à l’utilisation des informations fournies par le client, vous pouvez mieux prévoir le coût d’un projet, sa durée et les tâches à accomplir – et tout cela peut être réalisé en temps réel si vous utilisez Nutcache comme logiciel de productivité pour éviter les mauvaises surprises pendant le processus et à la fin de celui-ci.
Avec des organigrammes et des outils tels qu’un diagramme de Gantt, une gestion de la charge de travail et un suivi précis du temps, une budgétisation en temps réel et un système de facturation intégré, vous pouvez facilement configurer et estimer un projet potentiel pour avoir une idée du travail, du temps et des coûts nécessaires, ainsi qu’une interface intuitive avec des cartes de tâches mobiles de type Kanban qui se réfèrent à chaque étape impliquée pour vous aider à vérifier le temps passé sur chaque livraison. Vous pouvez également créer des échéanciers, affecter des ressources et programmer les membres de l’équipe pour qu’ils travaillent sur des tâches spécifiques. En vous organisant de cette manière, vous pouvez facilement savoir si vos projets sont sur la bonne voie ou s’ils s’éloignent de l’idée initiale et ainsi vous assurer de les remettre dans la bonne direction avant que tout ne tourne mal.
Gestion du temps
Si vous êtes comme M. Tout-le-Monde, vous ne pouvez pas vous empêcher de dire oui à des demandes comme celles-ci : pouvez-vous envoyer ce rapport d’ici la fin de la journée? Voulez-vous assister à l’entretien? Participerez-vous à la réunion de planification des fêtes de cet après-midi? Prendre des initiatives est un moyen facile de montrer que nous sommes dévoués au travail et que nous aidons l’équipe. Mais cela risque également de rendre nos listes de tâches ingérables.
À mesure que le lieu de travail continue d’évoluer, il ne fera que devenir plus difficile de gérer notre temps. Mais c’est une ressource trop précieuse pour que nous la gaspillions. Grâce aux outils de gestion du temps, nous pouvons augmenter notre concentration et notre productivité, cocher le dernier élément de nos listes de tâches et rentrer chez nous un peu plus tôt pour nous détendre et passer du temps avec nos amis et notre famille.
Il est facile de planifier votre journée avec un agenda à l’ancienne en utilisant un stylo et du papier. Mais il est beaucoup plus difficile de prévoir les bonnes circonstances pour se concentrer sur une feuille de calcul complexe ou écrire une présentation. Notre productivité est basée sur ce que nous faisons et la quantité que nous produisons sur une période donnée. Ce que nous pouvons accomplir en une journée dicte la rapidité avec laquelle nos projets peuvent progresser. Plus il y a de distractions et de tâches chronophages, moins nous faisons de progrès réels. Les logiciel de productivité peuvent vous aider à gérer vos projets et votre temps à partir d’une nouvelle perspective.
Gérez votre attention
Le logiciel de gestion de projet élimine les approximations de la productivité. Êtes-vous plus alerte et énergique le matin ou l’après-midi? Quand pourriez-vous profiter d’une pause pour vous ressourcer? À quel moment de la journée est-il préférable de faire quelque chose qui demande moins de matière grise? Au lieu de gérer votre temps, vous pouvez gérer votre attention. Chaque matin, consacrez quelques minutes à planifier vos tâches inévitables et à définir des blocs de temps spécifiques pour être seul et travailler sur un projet, faire un remue-méninges avec votre équipe ou gérer vos notifications téléphoniques, ou prendre des micro-pauses lorsque vous travaillez sur une grande tâche. Lorsque vous avez un plan, il est plus facile d’ignorer les distractions, de rester concentré et de respecter le calendrier.
Travaillez plus intelligemment, et non plus dur
Passer constamment d’une application à l’autre est une énorme perte de temps. Garder vos calendriers, documents et notes au même endroit facilitera l’exécution des tâches essentielles. En mettant tout au même endroit, votre équipe perdra moins de temps à essayer de se souvenir des mots de passe, à chercher des e-mails et des documents et à envoyer des informations importantes. Vous pouvez partager et collaborer sur des fichiers directement dans l’application, ainsi que partager des informations avec vos coéquipiers.
Et ce n’est pas seulement pratique pour les grandes équipes. Même pour les petites entreprises, l’utilisation de Nutcache apporte d’énormes avantages. Suivant ce point de vue, les réunions programmées tout au long de la journée nuisent également à la productivité en nous faisant constamment changer de vitesse toutes les heures, nous empêchant d’entrer dans un bon rythme de travail. En bref, des réunions qui auraient pu être un simple e-mail tuent la productivité. D’autre part, le temps passé assis lors de réunions superflues signifie moins de temps passé sur des projets qui nécessitent une véritable attention.
Moins de recherche, plus de travail
Une solution de gestion des tâches qui rassemble tout en un seul endroit est le meilleur moyen de maximiser l’efficacité, d’augmenter la productivité et d’améliorer la collaboration, et devinez qui vous propose tout cela? Eh oui, Nutcache! Vous pouvez profiter de fonctionnalités complètes de suivi du temps, de facturation et de gestion des dépenses qui, avec sa fonctionnalité de gestion de projet, fournissent un espace de travail intégré pour gérer les projets de l’idéation à l’achèvement, ce qui permet de rechercher facilement des informations, de suivre la gestion du temps et d’identifier les problèmes à un stade précoce.
Et après?
Maintenant que vous connaissez les puissants outils que Nutcache peut offrir à votre entreprise, ainsi que les techniques et les meilleures pratiques pour rendre votre équipe plus intégrée et productive, il est temps de les mettre toutes en pratique dans votre organisation. Jetez un œil à nos forfaits dès à présent et découvrez celui qui correspond le mieux à votre entreprise. Arrêtez de perdre du temps précieux et bénéficiez des avantages d’utiliser Nutcache pour gérer vos projets. C’est promis : vous ne le regretterez pas!
