La culture de travail moderne peut signifier n’importe quel cas de figure, de l’espace physique partagé au travail à distance, où les gens travaillent individuellement dans le monde entier tout en collaborant au sein d’une équipe. Quel que soit l’endroit où vous travaillez, la communication asynchrone signifie la même chose : le temps entre l’envoi du message et le moment où l’on y répond.
La communication asynchrone ne concerne pas nécessairement les outils que vous utilisez, mais l’approche que vous adoptez pour le travail. Le courrier électronique et la messagerie instantanée peuvent être utilisés à la fois de manière synchrone et asynchrone.
L’esprit de la communication asynchrone est, par exemple, un travailleur qui ne se sent pas prisonnier de son courrier électronique ou qui vit dans l’attente de répondre dans les cinq minutes qui suivent. Il peut planifier sa journée d’une manière qui lui convient, en choisissant des moments pour répondre plutôt que d’être « toujours disponible ».
La communication asynchrone ne doit pas être confondue avec le télétravail, qui fait souvent appel à des outils de communication simultanés tels que le chat ou la visioconférence.
Quel impact la communication asynchrone a-t-elle sur la productivité?
Il n’y a pas beaucoup de temps pour se concentrer sur des tâches réelles lorsque nous sommes dans un cadre de « bureau traditionnel », qui ne fait pas nécessairement référence uniquement à l’espace physique, mais surtout à l’état d’esprit.
Dans cette logique, l’accent n’est pas mis sur une production de qualité, mais sur des tâches banales telles que : assister à des réunions qui auraient pu être évitées, répondre instantanément à d’innombrables e-mails, répondre aux appels commerciaux d’un fournisseur de services, donner des mises à jour inutiles ou simplement être là pour parler à n’importe qui, au moment où l’on souhaite faire une pause de cinq minutes.
Cependant, lorsque nous ne sommes plus dans le contexte du « bureau traditionnel » et que nous laissons toutes ces distractions derrière nous, nous pouvons nous consacrer à un travail plus intense. Sans avoir à faire face à des situations comme la menace constante de quelqu’un qui demande notre temps ou l’obligation d’une communication synchrone, nous finissons par avoir plus de temps pour nous concentrer sur ce qui est vraiment important : la livraison. Et nous pouvons obtenir d’excellents résultats en nous concentrant sur la programmation, la stratégie et la planification.
L’utilisation d’outils tels que les logiciels de centre d’appels peut aider les équipes à mettre en œuvre une communication synchrone en cas de besoin, car, bien sûr, nous devons toujours communiquer rapidement et immédiatement. Cependant, nous concentrer davantage sur la communication asynchrone nous permet de continuer à le faire tout en étant plus productifs.
3 conseils pour vous aider à améliorer votre communication asynchrone
1. Soyez direct dans votre communication
Dans un bureau partagé, les gens se croisent souvent pour se dire bonjour et discuter de tout ce qui leur vient à l’esprit, de la météo aux incroyables outils d’analyse du commerce électronique qu’ils utilisent. Ils ne vont pas droit au but. Ce type de « petite conversation » peut aider à nouer des relations, mais l’objectif de la communication asynchrone est d’être efficace et précis.
Assurez-vous de rassembler toutes les informations nécessaires et de les transmettre simultanément au destinataire, plutôt que d’envoyer trop de messages décousus. Cela rend le contact plus facile à répondre et vous recevrez des commentaires plus cohérents. Il est également possible que votre collègue travaille dans un fuseau horaire différent, il vous remerciera donc de votre attention.
2. Prioriser uniquement ce qui est urgent
Une partie essentielle de la communication asynchrone consiste à faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui peut attendre. Au bureau ou au travail à distance, il y a toujours un besoin urgent de communication – c’est là que des outils comme un système téléphonique ACD (ainsi que les outils de communication décrits dans la section suivante) entrent en jeu.
Cependant, la plupart des choses ne sont pas urgentes, alors ne les traitez pas comme urgentes. Cela ne fera que faire perdre du temps aux collègues et créer des tensions au sein de l’équipe. Si cela peut attendre, attendez et rassemblez les communications non urgentes. Répondez ensuite par e-mail car il s’agit d’une méthode de communication de moindre priorité par rapport aux autres outils de communication d’entreprise.
3. Prenez l’écriture au sérieux
Fini le temps où il y avait tant de réunions que l’écriture n’était pas considérée importante. Communiquer vos véritables intentions se fait naturellement lorsque vous êtes en face-à-face, mais il est facile d’être mal interprété dans un e-mail ou un message instantané.
Cela signifie que vous devez prendre le temps d’analyser ce que vous écrivez. Avant d’agir spontanément, réfléchissez au ton et à la manière de parler. Cela peut construire ou détruire des relations.
La façon dont vous écrivez reflète votre personnalité aussi. Un message précipité avec une orthographe et une grammaire médiocres ne véhicule pas une bonne image. Cependant, en prenant le temps d’écrire de manière élaborée, vos collègues auront une meilleure impression de vous. N’oubliez pas qu’une fois que vous avez écrit, vous ne pouvez plus revenir en arrière.
Quelques outils pour une meilleure communication asynchrone
Outils vidéo
Lorsque vous devez fournir de nombreuses informations ou des données complexes aux membres de votre équipe, il peut être plus approprié et plus pratique d’enregistrer une vidéo plutôt que de passer du temps sur un document écrit, que l’on vous demandera probablement toujours d’expliquer.
Pourquoi ne pas utiliser une plateforme vidéo pour vous aider à créer, organiser et partager des instructions, des mises à jour hebdomadaires du personnel ou des mises à jour d’informations en un seul endroit auquel tout le monde a accès ? Cette méthode de communication est plus précise et vous fait gagner du temps. Il existe un certain nombre d’options disponibles sur le Web.
Outils de gestion de projet
Il existe de nombreux outils de gestion de projet disponibles à des prix différents. Les avantages de chacun varient et vous devez choisir le meilleur en fonction des besoins de votre entreprise et de votre équipe. Cependant, ils remplissent tous les mêmes fonctions de base : ils vous permettent de créer des tâches, de les affecter aux membres de l’équipe, de fixer des délais et de suivre les progrès.
Ils agissent également comme un canal où vous pouvez communiquer de manière asynchrone et collaborer plus efficacement. Vous pouvez utiliser n’importe lequel des outils pour donner votre avis ou publier des commentaires pour un accès facile et une référence future. Une fois de plus, toutes les informations seront centralisées et toute l’équipe y aura facilement accès pour aider à gérer le cycle de vie du projet.
Outils de communication
Semblable aux outils de gestion de projet, il existe une multitude d’outils de communication interne sur le lieu de travail. Certains peuvent être utilisés gratuitement, tandis que d’autres nécessitent des abonnements mensuels, notamment pour accéder à des fonctionnalités avancées. Tous peuvent être utilisés pour la communication asynchrone.
Une fonctionnalité utile dont disposent de nombreux outils est la possibilité de créer des canaux. L’une des principales critiques de l’e-mail est la nature désorganisée de l’outil, mais les canaux offrent aux utilisateurs la possibilité d’organiser les messages en fonction du projet ou du client. De cette façon, tout peut être conservé au même endroit pour une référence facile. Vous pouvez également inviter uniquement les personnes dont vous avez besoin sur ces canaux.
En outre, de nombreux outils offrent d’excellentes configurations, telles que GSuite Automation. Cela vous permet de personnaliser vos outils préférés et de réduire le travail manuel de la communication asynchrone à grande échelle.
Wiki de l’entreprise
Un « Wiki » interne est un environnement numérique où vous pouvez échanger, documenter et localiser des informations vitales. Au lieu d’encombrer vos calendriers, boîtes de réception et canaux de réunions en temps réel, vous pouvez utiliser un « Wiki » interne pour créer un référentiel d’informations et de connaissances auquel vos équipes peuvent accéder immédiatement chaque fois qu’il y a une mise à jour ou lorsqu’elles ont besoin de le consulter.
Comment créer un lieu de travail asynchrone
La mise en œuvre correcte de la communication asynchrone sur le lieu de travail implique plus que l’achat du dernier logiciel pour planifier et construire des projets réussis. Après tout, les outils de communication peuvent être utilisés à la fois de manière asynchrone et synchrone. Malheureusement, de nombreuses entreprises font l’erreur de croire qu’elles font la promotion d’une culture asynchrone simplement parce qu’elles disposent d’outils connexes.
Pour vraiment profiter des avantages de la communication asynchrone, il doit y avoir une transformation culturelle dans l’ensemble de l’organisation de haut en bas. Voici quelques idées finales pour promouvoir la productivité au travail en créant un environnement asynchrone.
Être adepte du télétravail
Si votre équipe souhaite travailler dans un endroit particulier ou dans un ensemble de lieux différents, vous devez leur donner cette option. Aujourd’hui, il n’y a qu’un petit pourcentage de personnes qui ont besoin d’être physiquement au travail. Les entreprises qui adoptent le télétravail sont plus susceptibles d’adopter la communication asynchrone, car les deux brisent le paradigme du « bureau traditionnel ». De plus, plusieurs études ont montré que le télétravail augmente la productivité.
Tenir des réunions silencieuses
Préparez et distribuez un ordre du jour avec un plan précis avant votre réunion. Demandez à votre équipe d’écrire leurs opinions, questions et commentaires avant la réunion. Ensuite, au début de votre réunion, prévoyez du temps pour une présentation sans tracas. Les participants lisent les remarques de leurs pairs et notent leurs pensées et leurs idées dans des cahiers.
En effet, les réunions sont un exemple de communication synchrone, mais en sortant de la structure du « bureau traditionnel », les réunions silencieuses servent à promouvoir de nouvelles idées telles que la communication asynchrone.
Évitez l’état d’esprit instantané
Évitez d’envoyer des messages qui contiennent : « Pouvez-vous me répondre dès que possible ? » ou « J’aimerais avoir de vos nouvelles dans l’heure qui vient. » La communication asynchrone ne fonctionne que lorsque tout le monde sait qu’il y a un intervalle de temps entre le moment où la communication est envoyée et le moment où elle reçoit une réponse. Établissez un ensemble de règles clair : par exemple, les messages du canal de communication peuvent recevoir une réponse dans un délai d’un jour et les messages électroniques dans les deux jours ouvrables.
Quels sont les avantages de la communication asynchrone?
Bien que nous sachions que la communication en présentiel n’est pas morte, nous pensons que tirer parti des avantages potentiels d’une stratégie de communication asynchrone présente des atouts pour une entreprise, ses employés et ses clients.
Cette stratégie peut également profiter aux entreprises de toutes tailles, d’une petite entreprise de tests de production avec seulement quelques employés à une entreprise de logiciels géante. En écartant toute distraction constante, les employés peuvent entrer dans un état de concentration profonde de travail, ce qui conduit à une plus grande productivité et à de meilleurs résultats.
Ils peuvent passer plus de temps à réfléchir, à créer et à analyser leurs demandes, et moins de temps à des réunions synchrones, qui sont largement reconnues comme étant souvent improductives.
L’expérience des employés est améliorée et les équipes peuvent travailler ensemble dans différentes zones géographiques et cultures, avec tous les avantages que cela implique. Les autres avantages incluent la promotion d’un lieu de travail plus inclusif et favorable qui favorise la diversité, permettant aux introvertis et aux extravertis de contribuer de la même manière, et permettant aux employés d’adapter leur travail à leurs propres préférences personnelles, plutôt que d’être menottés à un horaire fixe qui n’a plus de sens.
