Demandez à n’importe quel architecte ce qu’est de gérer un projet de construction, et il vous dira que ce n’est rien d’autre que complexe. Des petites entreprises aux grands bureaux d’architecture, chaque travail nécessite un ensemble de matériaux et des travailleurs ordonnés et planifiés pour terminer le projet dans les délais et dans les limites du budget.
Pour compliquer la situation, le mauvais temps, les retards de livraison et les conflits d’horaires ne sont que quelques-uns des facteurs qui peuvent faire déraper les projets de construction. Et avec plusieurs personnes impliquées, ainsi qu’une longue liste de documents à remplir, de rapports de terrain, d’estimations et de permis, les choses peuvent rapidement devenir épuisantes.
La meilleure façon de garder une trace de cet ensemble est d’investir dans un logiciel de gestion de projet qui gérera la complexité d’un projet architectural. Avec les bons outils, il est facile de suivre le temps de travail des employés, les coûts de main-d’œuvre, les budgets de construction et la priorisation des tâches.
Non seulement cela vous fera gagner du temps et vous permettra de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise, mais cela vous épargnera également des nuits blanches passées à enregistrer les feuilles de temps et les dépenses, à envoyer des factures ou identifier qui fait quoi et quand.
Gestion des tâches
Selon la définition de l’American Institute of Architects (AIA), les cinq phases architecturales communément appelées dans l’industrie sont : la conception schématique, l’élaboration de la conception, la documentation du contrat, les appels d’offres et l’administration du contrat. Ces phases contiennent une multitude de tâches différentes qui doivent être structurées par ordre chronologique, attribuées aux travailleurs respectifs et exécutées les unes après les autres.
Pour rendre la planification de projet plus gérable, les tâches de construction doivent être décomposées en sous-tâches plus petites. Une façon de le faire est d’utiliser un diagramme de Gantt. Un diagramme de Gantt est un type de diagramme à barres qui affiche les tâches et les jalons planifiés pour une certaine période de temps. C’est une pratique courante dans de nombreuses entreprises car elle est visuellement accessible, facile à utiliser et répond aux exigences de la plupart des projets architecturaux.
S’il peut sembler une bonne idée de progresser en effectuant certaines tâches avant d’autres, cela ne fait qu’augmenter le risque de commettre des erreurs. Vous ne pouvez pas poser la toiture d’une maison si elle n’a pas de murs! C’est pourquoi une fonctionnalité qui favorise la dépendance des tâches est vraiment utile lorsqu’il s’agit de votre planification. Par exemple, le premier segment d’un projet peut être la construction du site – ce segment est ensuite divisé en sous-tâches plus petites telles que le développement du site, l’excavation et les fondations. Ensuite, le deuxième segment peut être une charpente et se compose d’ouvrages tels que des colonnes, des poutres et des dalles de toit.
Gestion du temps
La meilleure façon de comprendre comment le temps est organisé est d’utiliser une minuterie intégrée pour mesurer le temps nécessaire à la réalisation du travail en cours. Le suivi du temps est une source fiable de transparence entre un architecte et un client. Avec le suivi du temps, vous pouvez facilement suivre les heures de travail et créer un rapport pour le présenter à tout moment. Ces chiffres peuvent aider à renforcer la confiance car ils permettent au client de vérifier comment il paie, ainsi que l’avancement des travaux ou s’il existe des obstacles qui pourraient retarder le projet. En outre, vous pouvez ajouter les coûts associés au nombre total d’heures travaillées, ajouter des heures de travail pour le compte des employés, suivre les heures facturables et non facturables et voir combien de revenus chaque personne génère par rapport au coût de son temps de travail ainsi que d’autres détails.
La collaboration d’équipe
L’industrie de l’architecture exige de la précision, une conformité légale totale et un strict respect des délais. Pour répondre à ces exigences, toutes les personnes impliquées doivent être sur la même longueur d’ondes et avoir en tête le même objectif. Mais comment? Comme mentionné, de nombreux contributeurs sont impliqués dans un projet de construction. Avec plus de personnes en déplacement, il y a un plus grand risque de malentendus et de mauvaise communication, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses et des retards frustrants.
Il va sans dire que des visites de site régulières ainsi que des rapports de terrain précis qui définissent clairement qui doit faire quoi et dans quel délai sont nécessaires pour un projet réussi. Ils réduisent les risques d’erreurs et de retards, ce qui augmente la rentabilité du projet.
Un logiciel de gestion de projet peut renforcer la collaboration d’une équipe déjà définie par un rapport de terrain. À l’aide d’un système, vous pouvez afficher toutes les tâches, actions et délais, et partager facilement ces informations avec toutes les personnes impliquées dans le projet. Les utilisateurs peuvent également commenter les tâches, recevoir des notifications lorsqu’elles sont modifiées et partager des documents.
En un seul coup d’œil, l’équipe peut savoir :
- Si les travaux sont exécutés correctement et conformément au plan ;
- Quels ajustements ou améliorations doivent être apportés ;
- Quels accords ont été conclus ;
- Si des travaux supplémentaires sont nécessaires.
Facturation et recouvrement
Comme vous le savez peut-être déjà, les cabinets d’architectes travaillent avec une variété de fournisseurs à divers niveaux et à différentes étapes du projet de construction. En matière de facturation, le processus peut rapidement devenir lourd et désorganisé. Heureusement, le logiciel de gestion de projet tout-en-un permet aux employés de conserver facilement un enregistrement détaillé de ce sur quoi ils travaillent, d’attribuer différentes notes par projet, de créer des objectifs de livraison et d’évaluer avec précision l’avancement de la construction.
Contrairement aux feuilles de temps papier encombrantes, ces données sont utilisées pour simplifier la création de factures et automatiser le suivi des factures. L’utilisateur peut facturer des phases de projets spécifiques, des services supplémentaires, des dépenses remboursables et bien plus encore. Les fonctionnalités de facturation et de recouvrement permettent actuellement les éléments suivants :
- Facture sur la base d’un forfait, horaire, coûts de production ou autres éléments
- Fournir un sous-texte pour chaque article facturé
- Enregistrer et appliquer les paiements des clients à plusieurs factures
- Saisir des paiements partiels
- Émettre des reçus de factures spécifiques
Conclusion
Vous cherchez à investir? Un logiciel de gestion de projet peut être la clé du succès de vos projets et de votre entreprise dans son ensemble. L’automatisation de ce qui est possible dans votre flux de travail fera passer votre entreprise au niveau supérieur, vous permettant de vous concentrer sur votre côté créatif et de mieux répondre aux besoins de vos clients.
