La gestion du temps peut être un véritable casse-tête. On a souvent l’impression d’avoir trop de choses à faire et pas assez de temps pour les réaliser. La mise en place d’un système de gestion du temps peut aider à reprendre le contrôle de son temps.
Le problème est de trouver le système de gestion du temps qui vous convient. Il doit être à la fois :
- simple à utiliser et favorisé le passage à l’action;
- flexible pour permettre de gérer toutes sortes de tâches et les changements possibles;
- peu contraignant en maintenance du système;
- Supporté par un outil de suivi adapté.
Découvrez dans cet article, les 5 étapes qui assurent un système de gestion du temps efficace. L’application support la plus adaptée pour la mise en place de ce système est Nutcache.
1- Collecter les informations
La première étape de tout système de gestion du temps efficace est la collection d’informations. Les informations d’entrée dans votre système de gestion du temps peuvent être :
- des objectifs que vous vous êtes fixés;
- des actions que l’on vous a confiées;
- des tâches quotidiennes à réaliser;
- des rendez-vous auxquels vous devez participer;
- des demandes ponctuelles que l’on vous a faites;
- des idées que vous avez eu;
- et tout ce qui mérite d’être noté pour libérer votre esprit !
Dans Nutcache, créez un tableau « Gestion des Tâches ». Puis créez une liste « Données d’entrée ». C’est ici que vous pourrez noter toutes les choses qui vous passent à l’esprit et qui méritent d’être traitées. Créez une nouvelle « Carte » pour chaque idée/ action/ tâche/ rendez-vous.
Dans sa méthode « Getting Things Done », David Allen recommande de noter dans sa liste d’entrée toutes les tâches qui prennent plus de 2 minutes à faire. Pour celles de moins de 2 minutes, faîtes-les immédiatement pour en être débarrassé !
2- Décider de l’importance des tâches
La 2ème étape consiste à traiter votre liste d’entrée et de décider :
- quelles tâches méritent d’être traitées;
- à quel moment;
- et avec quelle priorité par rapport aux autres.
Ce travail de tri et de prise de décision doit être effectué au moins une fois par jour, idéalement le matin quand vous réorganisez votre système de gestion du temps. Cette étape est importante car elle va vous permettre de planifier vos tâches les plus importantes en premier, et d’améliorer ainsi votre efficacité au travail.
3- Organiser et planifier
Les listes de tâches (to-do lists) traditionnelles ne sont pas véritablement efficaces car les tâches sont ajoutées à la suite les unes des autres, sans tenir compte des priorités. Et la liste devient rapidement infinie, ce qui décourage et entraîne la procrastination.
Voici les listes que vous pouvez créer dans votre tableau Nutcache de « Gestion des Tâches » pour planifier efficacement vos tâches. La première liste à créer, que vous placerez à gauche de votre « liste d’entrée » est la liste de vos grands objectifs et projets. C’est la première liste de votre tableau. Vous pourrez la relire tous les matins pour garder le focus sur vos objectifs. Toutes les autres actions du tableaux doivent permettre une progression de l’un de ces projets.
Vient ensuite votre liste « Données d’Entrée » où vous notez au fur-et-à-mesure les nouvelles tâches à traiter. A côté de cette liste d’entrée, créez les listes suivantes :
- A faire aujourd’hui: Cette liste contient toutes les actions que vous avez décidé de réaliser dans la journée. Placez les actions les plus importantes en haut. Idéalement, vous avez planifié ces actions la veille au soir.
- A faire cette semaine: Il s’agit des actions à réaliser dans la semaine en cours, pour vous permettre d’atteindre vos objectifs mensuels et annuels.
- A faire ce mois: Cette liste contient toutes les actions à effectuer au cours du mois. Là aussi, placez toujours en première position les tâches prioritaires.
- En attente: Ces actions nécessitent l’intervention d’une tierce personne pour être complétées. Elles sont donc en attente jusqu’à ce que vous receviez une réponse de la personne concernée.
- Un jour peut-être: On retrouve dans cette liste des idées ou actions non prioritaires à l’heure actuelle, mais que l’on souhaite conserver pour une éventuelle exploitation future.
- Fait: Cette liste contient vos actions terminées. Vous pouvez créer une liste « Fait » globale ou une pour chaque mois ou encore une pour chaque semaine. Avec Nutcache, il suffit de déplacer la carte « Action » de votre liste « Aujourd’hui » vers la liste « Fait » dés que l’action a été réalisée.
Pour une planification plus précise, Nutcache permet d’associer à chaque carte une date butoir, une durée estimée, mais aussi le temps réellement consacré à la réalisation de cette tâche (grâce à une fonction de chronométrage) et qui pourra ensuite être facturé au client.
4- Passer à l’action
Chaque jour, ouvrez votre tableau Nutcache et commencez à travailler sur la première tâche de votre liste « A faire aujourd’hui ». Le risque principal d’échec en gestion du temps est dû aux distractions et interruptions. Si vous avez estimé à 30 minutes le temps d’exécution de votre première tâche, essayez de faire en sorte de ne pas être interrompu pendant cette période de temps. Fermez votre messagerie de courriels, éteignez votre téléphone et prévenez vos collègues que vous ne pouvez pas être dérangé pendant les 30 prochaines minutes.
Quand votre tâche est terminée, accordez-vous une petite pause. Puis retournez à votre liste et passez à la deuxième tâche du jour.
5- Revue des tâches
Pour garder votre système de gestion du temps performant, vous devez le maintenir à jour. Cela ne doit pas vous prendre trop de temps. L’objectif final étant de gagner du temps !
Faîtes un rapide bilan en fin de chaque journée. Déplacez les tâches effectuées dans la liste « Fait ». Et préparez votre liste de tâches du lendemain. Vous pouvez laisser dans la liste « A faire aujourd’hui » les tâches non achevées que vous voulez reprogrammer pour le lendemain et y ajouter quelques tâches de votre liste « A faire cette semaine ». Avec Nutcache, rien de plus simple, déplacer simplement les cartes d’une liste à l’autre en faisant un glisser-déposer avec votre souris.
En fin de semaine, faîtes un nouveau bilan afin de planifier la semaine à venir. Pour cela, déplacez les tâches de votre liste « A faire ce mois » vers la liste « A faire cette semaine ». Insérez notamment dans votre liste les actions ayant une date butoir la semaine à venir.
Une fois par mois, faîtes une revue un peu plus globale de vos différents projets. Planifiez les actions pour le mois à venir. Et redéfinissez vos priorités. Certains projets peuvent avoir évolué et ne plus être d’une importance prioritaire. Adaptez vos actions en fonction de vos nouvelles priorités. La revue mensuelle ne doit pas nécessairement être très longue mais elle est essentielle pour garder votre système de gestion du temps efficace et performant.
Conclusion
Votre système de gestion du temps n’a pas à être compliqué. Au contraire ! Plus il sera simple, plus vous aurez des chances de l’utiliser et de bénéficier de ses avantages en termes d’amélioration de l’efficacité et de la productivité.
Un outil simple et flexible comme Nutcache sera également un excellent support dans la mise en place de votre système de gestion du temps.
