Chaque nouveau projet arrive avec des coûts, des livraisons, des délais et des exigences. Ne pas gérer toutes ces parties changeantes peut entraîner des pertes d’investissements, des ressources gaspillées et des projets échoués. Heureusement, suivre la méthodologie du cycle de vie du projet peut mettre de l’ordre dans le chaos.
L’Institut de Gestion de Projet (PMI), dans son Guide PMBOK (connu sous le nom de corpus de connaissances en gestion de projet) définit le cycle de vie du projet comme « un ensemble de phases généralement séquentielles dont le nom et le numéro sont déterminés par les besoins de contrôle de l’organisation ou des organisations impliquées dans le projet ». Le Guide PMBOK est une excellente référence pour tout professionnel cherchant à améliorer ses compétences en gestion de projet.
Quelle que soit sa taille ou sa portée, chaque projet comprend cinq phases : lancement, planification, exécution, suivi et clôture ou fermeture, dans cet ordre. De plus, lorsque tout est terminé, vous devrez créer des factures pour le client en fonction du temps et des dépenses enregistrés. Diviser vos efforts en six phases donnera au projet plus de structure et simplifiera les tâches importantes en étapes plus faciles à gérer.
Vous trouverez ci-dessous ces six étapes expliquées dans le détail.
1. Démarrage du projet
La phase initiale de la méthodologie de gestion de projet s’est concentrée sur la définition de projet à un niveau de base. Au cours de cette phase, les sponsors et les parties prenantes sont définis et la recherche initiale commence. Il n’est pas rare qu’une équipe démarre le projet par une « réunion de démarrage » comme moyen de communiquer l’objectif du projet et de décrire les avantages, les coûts et les facteurs de risque associés aux livraisons. Une fois évalué, une analyse de rentabilisation est développée pour définir les « pourquoi », « quoi », « comment » et « qui » du projet.
Voici un exemple de ce qui devrait être inclus dans une analyse de rentabilisation :
- Nom de l’entreprise : Wow World Media
- Nom du projet : Wow World Media
- Gestionnaire de projet : John Doe
- Objectif : Travailler avec le transfert de connaissances interorganisationnel, mettre en place des réseaux d’expertise professionnelle, optimiser le temps de formation d’un nouvel employé, ou former l’équipe à mieux performer, accélérer l’apprentissage sur le lieu de travail, simplifier la recherche d’informations pertinentes et éviter la perte de connaissances.
- Parties prenantes : Brett Anderson, Kerry Nolan et Eve Sherry.
- Période : du 1er novembre au 22 décembre 2021.
- Avantages : les avantages de ce rapport incluent la fourniture à Wow World Media des outils dont ils ont besoin pour passer moins de temps à gérer les procédures opérationnelles, ainsi qu’à les aider à obtenir un nouvel avantage concurrentiel.
- Risques : bien que nous envisagions plus d’avantages que de risques, l’entreprise évolue et peut nécessiter davantage de se concentrer sur la formation lors de l’intégration de nouveaux employés.
2. Planification du projet
Dans la phase de planification du cycle de vie du projet, les équipes créent et définissent clairement les objectifs. Bien qu’il existe plusieurs façons de planifier les objectifs, suivre les critères d’objectifs « SMART » est une excellente stratégie pour vous aider à démarrer.
Avec l’approche « SMART », chaque lettre renvoie à un critère différent d’analyse des objectifs (les lettres sont liées à des mots anglais). Pour vous assurer que vos objectifs sont clairs et accessibles, chacun doit être :
- S – Specific (spécifique) – simple, sensible, significatif.
- M – Measurable (mesurable) – significatif, motivant.
- A – Achievable (réalisable) – faire l’objet d’un consensus, d’un accord, réalisable.
- R – Relevant (pertinent) – raisonnable, réaliste et basé sur les résultats.
- T – Time-bound (limité dans le temps) – basé ou limité par le temps, coût, connaissances et opportunité sensible au facteur temps.
Une fois les objectifs clairement définis, vous pouvez créer un calendrier pour documenter les moments-clés, les délais et les livraisons du projet.
3. Exécution du projet
La phase d’exécution se concentre sur la mise en œuvre des théories des première et deuxième étapes pour créer et démarrer le projet dans le délai spécifié. Tout d’abord, des tâches spécifiques devront être attribuées aux membres appropriés de l’équipe, ainsi que leurs échéances respectives. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de projet, vous pouvez ajouter ces tâches à votre flux de travail de projet afin que votre équipe puisse accéder rapidement aux ressources et communiquer en un seul endroit. Savoir qui fait quoi et pendant combien de temps réduira les risques de problèmes ou d’obstacles imprévus.
4. Performance du projet
Quantifier le succès d’un projet est nécessaire pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, les membres de l’équipe doivent tirer des leçons du succès ou de l’échec, et vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Heureusement, il existe de nombreux indicateurs de performance clés (KPI) à utiliser pour définir, comparer et atteindre des objectifs stratégiques à l’aide d’un logiciel de gestion de projet.
5. Clôture du projet
Au cours de la phase finale du cycle de vie, les équipes effectueront une analyse pour vérifier si le projet a été un succès ou non. C’est également le moment de présenter les résultats aux parties prenantes et aux autres personnes impliquées dans le projet. À partir de là, il est important de vérifier avec le client afin de voir comment le produit ou le service fonctionne, la satisfaction du client, gérer et résoudre les problèmes, informer les projets futurs et identifier les opportunités futures.
6. Facturation de projet
Enfin et surtout, vous aurez besoin d’un rapport à la fin du projet. Si vous utilisez un outil de suivi du temps, les heures facturables et non facturables sont facilement accessibles. Cela permet de gagner du temps et facilitera grandement la création de factures et vous permettra d’obtenir des informations supplémentaires sur votre flux de travail. Définissez simplement le montant de l’heure technique, pour chaque projet et tâche spécifique, et décidez quel travail est facturable et non facturable. Une fois que vous avez défini un budget de vos heures facturables, vous pouvez créer des factures à partir de celles-ci. Vous pouvez personnaliser vos factures avec un logo, les informations de votre client, définir la devise et inclure la description du produit ou du service dans la facture totale.
Conclusion
La gestion d’un projet peut être compliquée, mais les outils de gestion peuvent aider votre entreprise à utiliser au mieux votre temps, vos ressources et votre argent. L’utilisation du guide du cycle de vie du projet avec un logiciel collaboratif aidera votre équipe à toujours fournir un excellent produit ou service.
