Quel que soit le type de projet que vous pouvez être amené à gérer, il est indispensable d’être méthodique et rigoureux, sous peine de rapidement perdre la maîtrise des événements. Une absence de méthode est généralement synonyme d’échec. Un projet engage des moyens financiers, des personnes et du matériel, il ne peut y avoir de place pour l’improvisation. Toutes les méthodes ont deux points communs, une démarche de projet, et des outils. Dans ce billet, nous allons définir ce qu’englobe la démarche de projet et ce qu’elle peut vous apporter.
La démarche de projet : Définition
La démarche de projet englobe l’ensemble des actions réalisées par une équipe durant un projet ayant pour objectif de répondre aux besoins exprimés par un client. Depuis l’idée de base, ou l’expression des besoins, jusqu’à la livraison finale du produit ou de l’application au client, la démarche projet va définir un ensemble d’étapes qui vont structurer le projet. Cette structuration va permettre à l’ensemble des membres de l’équipe de savoir dans quelle direction aller et d’avoir une démarche cohérente pendant toute la durée du projet. Cela va permettre de définir des objectifs précis, les actions à entreprendre et les ressources à utiliser pour les atteindre.
Les étapes de la démarche de projet
La démarche de projet est généralement décomposée en cinq étapes qui se succèdent.
- Préparation / analyse de la situation
- Définition des objectifs
- Conception / spécifications
- Réalisation
- Évaluation
Préparation / analyse de la situation
L’objectif de cette étape est de cerner le mieux possible les besoins du client, l’environnement et le contexte auxquels il sera nécessaire de s’adapter.
Le projet peut par exemple s’inscrire dans un cadre juridique particulier, nécessiter le respect de règles particulières, ou de travailler avec des institutions nationales, régionales ou locales.
Lors de cette étape, les initiateurs du projet vont devoir identifier l’ensemble des acteurs avec lesquels ils auront à travailler, tous ceux qui pourront apporter des informations pour aider à la réalisation du produit. Il peut s’agir de décideurs, d’experts métier, de gestionnaires, de responsables de projet, d’architectes ou encore d’utilisateurs finaux.
Si la communication est indispensable tout au long du projet, elle l’est encore plus lors de cette étape. Identifier les bons interlocuteurs, ceux qui pourront fournir les informations nécessaires à l’étape suivante, est primordial. Ils permettront de définir précisément les contraintes dont il faudra tenir compte et les ressources dont vous pourrez disposer.
Définition des objectifs
Cette étape doit permettre, en collaboration avec les interlocuteurs identifiés lors de la première phase, de cerner plus précisément les objectifs à atteindre. Ils peuvent être multiples, et concernent le public cible, ses caractéristiques et ses attentes, les fonctionnalités attendues… Les différentes actions et communications entreprises seront adaptées aux différents interlocuteurs.
Afin d’être utilisables, un objectif doit être « SMART », à savoir :
- Spécifique : l’objectif doit être unique, précis, clair et compréhensible (non ambigu).
- Mesurable : il doit être possible de mesurer l’avancement jusqu’à sa réalisation complète.
- Acceptable : l’objectif doit être suffisamment complexe pour être motivant, et suffisamment petit pour être atteignable et accepté par l’ensemble des participants.
- Réaliste : l’objectif doit être réalisable.
- Temporellement défini : l’objectif doit être défini dans le temps. Pouvoir fixer une date butoir est indispensable pour pouvoir mesurer l’avancement de la réalisation.
Conception / spécifications
À partir des besoins exprimés et des objectifs fixés, et en collaboration avec les interlocuteurs métier, la conception de la solution peut commencer. La rédaction d’un cahier des charges, de spécifications fonctionnelles et de spécifications techniques vont permettre de définir plus précisément le périmètre de la solution.
C’est également à cette étape que seront définies les actions à mettre en œuvre, ainsi que les moyens à mettre en place, qu’ils soient humains, matériels ou financiers.
L’échéancier de réalisation basé sur les spécifications est également établi.
Réalisation
Le pilotage et la conduite du projet vont permettre de s’assurer de la réalisation du produit ou de l’application.
Le pilotage de projet est basé entre autre sur le cahier des charges et sur un ou plusieurs tableaux de bord.
La conduite de projet va permettre la gestion et l’organisation des différentes actions et tâches, ainsi que leur répartition entre les membres de l’équipe. Un suivi de l’avancement du projet sera réalisé de façon régulière, et les informations partagées avec l’ensemble de l’équipe.
Évaluation
Le projet doit être évalué depuis le tout début, jusqu’à sa fin. Des critères d’évaluation qualitatifs et quantitatifs des objectifs, ainsi que des indicateurs doivent être mis en place. Différents outils de recueil d’informations (entretiens, réunions quotidiennes et/ou hebdomadaires, statistiques…) peuvent être utilisés pour évaluer l’avancement des tâches.
L’évaluation aura lieu à intervalles réguliers (par exemple lors de réunions de rétrospective si la méthode agile/scrum est utilisée) et les résultats pourront être communiqués aux différents intervenants.
Pour conclure sur la démarche de projet
Suivre une démarche de projet est indispensable pour structurer son déroulement. La gestion d’un projet ne doit laisser aucune place à l’improvisation si l’on veut pouvoir l’amener à son terme et le transformer en succès. Toutes les phases sont d’égale importance et doivent être traitées avant le plus grand soin. Le processus d’évaluation, prendra de l’importance lors de la réalisation grâce à la mise en place d’un processus d’amélioration continue.
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