Le succès d’un projet est dû au bon travail effectué, mais découle à la base d’une planification minutieuse. Un gestionnaire qui se distingue de la moyenne prévoit chaque étape de façon méthodique. C’est avec une structure solide que tous les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur leurs tâches et assurer une continuité des activités.
Au cours de la planification, il est important de bien cerner les objectifs du projet et de détailler chacune des phases. Il faut voir au-delà du résultat attendu et penser à toutes les subtilités qui pourraient contribuer ou nuire à l’atteinte des objectifs. Identifier les personnes qui interviendront à différentes étapes, prévoir les budgets, anticiper les contretemps et établir un échéancier font partie intégrante du travail. D’ailleurs, une fois entamé, il est essentiel de suivre sa progression. En effet, en cas de problème, le chargé de projet doit réagir et être en mesure d’ajuster ce qui était prévu.
Afin de s’assurer que la planification se fait bien, un gestionnaire peut dresser les objectifs en se basant sur l’acronyme S.M.A.R.T. Il s’agit d’un terme facile à mémoriser et chaque lettre correspond à une ligne directrice à respecter en établissant les buts. Dans votre structuration, il faut avoir des ambitions spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limitées dans le temps.
S – pour objectifs spécifiques
Tout d’abord, pour s’assurer qu’un projet sera mené à terme, il faut définir les objectifs de façon précise. Puisqu’il y a plusieurs personnes qui interviennent à différents moments dans la réalisation, il est important que chaque étape soit claire. Pour ce faire, la planification doit répondre à cinq questions: qui, quoi, quand, où et pourquoi.
Premièrement, il faut identifier chaque individu qui est impliqué dans l’élaboration du projet. Il s’agit de la base pour se garantir de rejoindre tous ceux qui sont concernés. Deuxièmement, pensez aux ressources qui devront être exploitées afin d’accomplir les tâches. Qu’il s’agisse de matériel ou de budget, assurez-vous d’être bien outillé. Troisièmement, planifier une période de temps pour chaque corvée. Vous devez être précis pour respecter les échéanciers et livrer le projet à la date qui a été fixée avec le client. Quatrièmement, les endroits qui doivent être considérés pour la réalisation du travail. Que ce soit une rencontre avec le client ou bien le lieu où le l’ouvrage est effectué. Finalement, pensez aux raisons derrière chaque étape d’exécution. Pour être minutieux, il vous faut suivre une certaine logique.
M – pour objectifs mesurables
Par la suite, vous devez avoir des objectifs mesurables dans le but de suivre la progression du projet. En effet, c’est avec des mesures précises que vous pourrez vous assurer du bon cheminement des opérations. Si vous savez seulement que tout se déroule bien, vous aurez une idée trop subjective. Il faut que vous puissiez calculer l’avancement du travail objectivement.
Pour ce faire, vous pouvez quantifier chacune des étapes en y accordant des délais respectifs. Dans votre échéancier, indiquez vos attentes aux équipes et partagez-les. Fixer des objectifs mesurables, par exemple, d’avoir accompli 70 % des tâches d’ici la fin de la semaine.
A – pour objectifs atteignables
Évidemment, bien que vous soyez précis avec votre équipe, il est important que les objectifs fixés soient atteignables. Afin de garder une harmonie au sein de l’organisation, vous devez prendre conscience des forces de tous et attribuer les tâches de façon logique. Prenez le pouls de ceux qui effectuent le travail dans le but de vous assurer que vous comprenez leur réalité et que les délais établis ont du sens.
Ainsi, vous serez certains que votre échéancier peut être respecté. En bref, votre planification doit correspondre à la réalité de votre équipe.
R – pour objectifs réalisables
Dans le même ordre d’idée, vous devez être réaliste, vous rencontrerez probablement des problèmes! Que ce soit l’absence d’un membre de l’équipe, un manque de ressources ou des coûts imprévus, des contretemps peuvent survenir et retarder la réalisation de certaines tâches. Lors de la planification de votre projet, il est primordial d’anticiper les difficultés.
Vous pouvez réserver un délai supplémentaire ou même un budget alloué aux imprévus. De cette façon, vous serez assurés de répondre aux attentes de vos clients.
T – pour objectifs limité dans le temps
Conséquemment, bien qu’il soit intelligent de prévoir du temps supplémentaire, il est essentiel de fixer une date limite pour chaque étape. En effet, vous ne pouvez pas vous permettre d’accumuler du retard. Planifiez un échéancier, partagez-le avec votre équipe et assurez-vous que celui-ci soit respecté. Ajustez les délais de réalisation au besoin, mais conservez toujours une journée butoir en tête.
D’ailleurs, bien que vous ayez prévu des ressources additionnelles, il n’est pas nécessaire de les détailler à votre équipe. Vous devez être transparent tout en vous assurant que le projet avance bien. En effet, les délais ou coûts supplémentaires ne doivent pas être tenus pour acquis, mais plutôt utilisés en cas de situations inattendues.
L’utilisation d’outils appropriés
Vous savez comment fixer des objectifs, mais vous devez maintenant mettre vos connaissances en pratique. La gestion doit se faire avec des outils appropriés. L’utilisation d’un diagramme de Gantt est idéale puisqu’il vous permet d’observer l’ensemble de votre projet en temps réel. Vous pouvez lier les tâches dépendantes et assurez une chronologie logique. Divisez les travaux en différentes étapes et à différents membres de l’équipe. Ajoutez vos échéanciers, suivez vos budgets et surveillez les activités effectuées.
Pour conclure, gardez toujours en tête qu’une bonne planification de projet est la base de sa réussite, mais elle ne mène pas automatiquement à des résultats. En effet, c’est la réalisation de chaque étape qui conduira votre plan à terme. Pour cette raison, vous devez vous fixer des objectifs SMART. Travaillez de façon méthodique, surveillez ce qui est fait et ajustez votre gestion en fonction de l’avancement du projet. Identifiez les bonnes personnes et partagez des attentes claires et réalistes.
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