Vous avez franchi le pas pour devenir travailleur autonome et décroché votre premier contrat. Vous avez de bonnes relations avec votre client qui est satisfait du travail fourni. Voilà une première phase, parfois compliquée, brillamment terminée. Vous allez maintenant pouvoir passer à l’étape suivante : la facturation. Vous ne travaillez certainement pas gratuitement et il est temps maintenant de demander à votre client de vous rémunérer pour les prestations fournies. Établir une facture n’est pas très compliqué mais nécessite de suivre un certain nombre de règles et notamment de s’assurer que l’intégralité des mentions obligatoires sont bien présentes. L’utilisation d’un logiciel de facturation est un plus indéniables pour la création de factures comme pour leur suivi.
Comment facturer une prestation de services ?
Avant de démarrer votre prestation de service, vous avez établit un devis décrivant les livrables et le montant demandé qui aura été accepté et signé par le client. C’est sur ce document que vous vous baserez pour établir votre facture freelance. La première règle, toute simple, est que la facture doit correspondre au devis accepté. Le prix de chaque prestation facturée devra correspondre à celui annoncé dans le devis. Il est possible d’ajouter des prestations supplémentaires, à condition naturellement qu’elles aient été auparavant validées par le client et réalisées entièrement.
La partie la plus complexe de la facturation peut ensuite provenir du calcul de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).
Les différents taux de TVA
Nous trouvons quatre taux de TVA en France :
- Le taux standard de 20%, qui s’applique à la plupart des ventes de biens et de prestations de services,
- Le taux intermédiaire de 10%, qui s’applique à la restauration, à la vente de produits alimentaires préparés, au transport et aux travaux de rénovation dans l’ancien,
- Le taux réduit, qui s’applique aux produits de première nécessité, comme les produits d’alimentation, l’énergie mais aussi le transport de voyageurs, les spectacles ou certains travaux pour la résidence principale,
- Le taux particulier, qui s’applique aux médicaments remboursables, aux publications de presse…
Comment savoir quel taux de TVA appliquer ?
Le cas le plus simple est celui du micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur). Bénéficiant d’un régime micro-fiscal particulier, le micro-entrepreneur profite d’une franchise de TVA dès lors que son chiffre d’affaires annuel se situe en-dessous d’un certain seuil. Pour des prestations de services (artisanales, commerciales, location d’habitations meublées) le plafond est de 70 000 euros. Si le chiffre d’affaires du micro-entrepreneur dépasse le plafond, il peut continuer son activité, mais il sera alors soumis à la TVA.
Dans le cas d’un autre statut d’entreprise, la société est soumise à la TVA. Le principe est simple. L’entrepreneur facture la TVA à ses clients, la collecte, puis la reverse à l’Etat. Le taux de TVA appliqué dépend de la prestation facturée. Si une facture concerne plusieurs prestations différentes, plusieurs taux différents peuvent s’appliquer. L’entreprise de son côté paie également la TVA à ses fournisseurs, mais ce montant est déductible. Cette TVA déductible est donc soustraite de la TVA collectée auprès de ses clients. Si le solde est positif, l’entreprise verse la différence à l’Etat. Dans le cas contraire, elle bénéficie d’un crédit de TVA qui pourra être remboursé ou déduit des prochains excédents de TVA.
Quel délai pour émettre une facture ?
La facture correspondant à une prestation de services doit être émise et transmise au client dès la fin de la réalisation. Néanmoins, il n’est pas toujours possible de respecter cette règle, à cause d’un délai de gestion administrative par exemple. Dans ce cas, un différé de deux à quatre semaines est généralement toléré.
Dans le cas de prestations de services multiples pour un client durant un même mois, l’entreprise peut être dispensée d’émettre une facture à chaque prestation. En remplacement, un bon de livraison peut être délivré à l’issue d’une prestation. La facture récapitulative devra en revanche être émise à la fin du mois.
Comment faire un avoir sur une facture ?
Une facture adressée à un client pour obtenir un paiement est appelée « facture de doit ». Une « facture d’avoir » en revanche, correspond à l’annulation de tout ou une partie d’une facture précédente. Il peut s’agir d’une erreur de facturation qu’il faut rectifier, d’un avoir commercial ou d’un retour de marchandise. En créant une facture d’avoir, vous annulez en fait une partie de votre chiffre d’affaires. L’avoir se présente exactement de la même façon qu’une facture. Au lieu d’une somme à payer, il est indiqué qu’il s’agit d’un avoir. Il est particulièrement important d’avoir un suivi très précis des avoirs, car sinon vous risquez de déclarer un chiffre d’affaires qui n’aura pas été réellement encaissé et par conséquent de mettre en difficulté votre entreprise.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Certaines mentions doivent obligatoirement apparaître sur une facture pour que celle-ci soit valide.
Les mentions fiscales suivantes doivent figurer sur toute facture :
- Un numéro de facture unique,
- La date d’émission de la facture,
- Le nom complet et l’adresse du prestataire ainsi que du client,
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du prestataire,
- Le total hors taxes et le montant de la TVA,
- La date à laquelle le règlement doit être réceptionné,
- Les conditions éventuelles d’escompte,
- Les pénalités exigibles en cas de non règlement dans les temps,
- La mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
Chaque ligne de la facture désignant une prestation doit comporter les mentions suivantes :
- La date de réalisation de la prestation,
- La dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA applicable,
- Les rabais, remises ou escomptes directement liés à la prestation.
Certaines opérations particulières nécessitent en plus des mentions spécifiques :
- « TVA non applicable, article 293B du Code général des impôts » pour les entreprises soumises au régime de la franchise de TVA (comme les micro-entrepreneurs),
- Les numéros de TVA intracommunautaire du prestataire et du client et la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » pour les livraisons intracommunautaires de marchandise.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne ?
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour l’édition de factures. Il est possible de les éditer manuellement, d’utiliser un logiciel de facturation installé sur son ordinateur ou bien d’opter pour un logiciel de facturation en ligne.
L’avantage d’utiliser un logiciel de facturation est qu’il automatise un certain nombre de tâches répétitives et sécurise le processus. Un tel logiciel permet notamment la gestion d’un fichier client, d’un catalogue de prestations, la création de devis et leur conversion en factures et naturellement la numérotation automatique des factures. La gestion et le suivi des factures est simplifié, ainsi que la relance en cas d’impayés. Le logiciel permet également d’effectuer le calcul des impôts, la génération de documents comptables et de statistiques.
L’intérêt d’un logiciel de facturation en ligne est qu’il n’est pas dépendant du système d’exploitation que vous utilisez, Windows, iOS ou Linux. Le logiciel est hébergé dans le Cloud et est accessible où que vous soyez, à partir du moment où vous disposez d’un accès Internet et d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone.
Toutes vos données sont sécurisées. L’accès en est restreint et des sauvegardes régulières sont effectuées par l’hébergeur. Vous ne risquez plus ainsi de perdre toutes ces informations critiques comme cela pourrait être le cas avec un stockage local.
Modèle de facture freelance
Il n’est pas toujours facile de créer son modèle de facture personnalisé et professionnel. Afin de simplifier ce processus, il est possible d’utiliser un modèle de facture et de le personnaliser pour mettre en avant l’identité visuelle de l’entreprise.
Le logiciel de gestion de projet Nutcache propose notamment une fonctionnalité de facturation en ligne très complète. Ce module comprend plusieurs modèles de facture freelance professionnels qu’il est possible de personnaliser. Il est possible d’ajouter son logo, de choisir les couleurs…
Pour conclure sur la facture freelance
Dans le cadre de votre activité de travailleur freelance, vous serez forcément amené à rédiger des factures. Il est indispensable de respecter toutes les règles de mise en forme et d’apposer les mentions obligatoires afin de rester dans la légalité. L’utilisation d’un outil de facturation en ligne comme Nutcache permet de gérer l’intégralité du processus. N’hésitez pas à tester la version complète gratuitement durant 14 jours.
