Une gestion du temps efficace tout au long du déroulement d’un projet est impérative! Tout débordement, tout dépassement des délais impartis peuvent rapidement mettre le projet en péril et engendrer des coûts importants. Le chef de projet se retrouve souvent à gérer un grand nombre de tâches à la fois, et il est facile de se perdre et au final, de ne plus avancer. Nous allons vous présenter dans cet article une gestion du temps efficace en quelques points qui devrait vous permettre de mener vos projets à bien.
Le temps, une notion complexe
Le temps est complexe, car il s’agit d’une notion élastique qui peut varier d’un individu à l’autre. Si la durée d’un projet est fixée avec généralement une date butoir pour sa livraison, sa durée peut néanmoins varier localement, en fonction du découpage des tâches qui a été effectué.
Il est donc important que le chef de projet se ménage du «temps à perdre» durant lequel il ne sera pas dérangé et pourra tranquillement réfléchir au déroulement du projet, au respect des délais, aux tâches à démarrer, aux compétences à améliorer… Nombreux sont les bénéfices puisqu’au final, tous les intervenants du projet vont en profiter.
1- Penser à long terme et contrôler fréquemment
Il est important de fixer un cap, une direction à long terme pour le projet. Néanmoins, il est tout aussi important de vérifier régulièrement que ce cap est tenu. Ce n’est pas à la fin du projet qu’il faudra s’apercevoir que l’on a dévié et que finalement, on n’obtiendra pas ce qui était attendu, ou encore que les délais seront largement dépassés. La pire des situations étant naturellement une combinaison des deux :
- livrer en retard,
- un produit ne correspondant pas à la demande initiale.
Un contrôle hebdomadaire est assez efficace pour prévenir toute dérive, et éventuellement fixer de nouveaux objectifs sans perturber le travail quotidien des équipes.
Même si le projet est programmé à long terme, il est important de prévoir dès le départ des étapes, des incréments à plus court terme. D’une part, ces jalons permettront de vérifier l’avancement du projet tout au long de son déroulement, et d’autre part, ils permettront à tous les intervenants d’avoir une vision précise de l’avancement. Il sera alors beaucoup plus facile de vérifier que les tâches prioritaires sont bien traitées dans les temps. Tout risque de dérive pourra ainsi être prévenu et pris en compte.
Plus le découpage sera fin, plus les contrôles réguliers seront efficaces, et plus nous aurons une gestion du temps efficace. Le travail de découpage en amont du projet en tâches et leur chiffrage doit donc être particulièrement soigné, parce qu’il déterminera grandement le déroulement du projet par la suite.
Une perception fine des étapes du projet permettra de détecter beaucoup plus facilement tout dérapage dans la réalisation d’une tâche, ainsi que les impacts éventuels sur étapes suivantes.
2- Planifier le travail de façon hebdomadaire
Afin de suivre les différents jalons fixés au début du projet, une programmation hebdomadaire des tâches à effectuer est indispensable. Toutes les semaines, toute l’équipe se réunit pour faire le point sur l’avancement des réalisations prévues. En fonction des résultats, les objectifs pour la semaine suivante sont réajustés et les tâches de nouveau réparties.
Il est ainsi beaucoup plus facile d’identifier les points de blocage potentiel, ainsi que les tâches qui nécessitent des renforts afin d’être terminées dans les temps. De plus, tous les membres de l’équipe ont le même niveau d’information et le projet se déroule dans la transparence.
3- Agir quotidiennement pour la réussite du projet
Si les tâches sont attribuées à chacun au début de la semaine, il est important que l’ensemble de l’équipe fasse un point quotidien. C’est le moment pour chacun d’expliquer où il en est, ce qu’il a fait la veille, ce qu’il prévoit de faire durant la journée et les éventuelles difficultés qu’il rencontre. Cela permet d’avoir une gestion du temps efficace, chacun étant conscient de l’avancement des autres et de l’aide éventuelle qu’il peut apporter.
Naturellement, le but n’est pas de passer deux heures chaque jour à faire un point d’avancement. Il s’agit avant de partager les informations pour anticiper les éventuels problèmes et les solutionner ensemble. Ce point ne devrait pas durer plus d’un quart d’heure.
Pour conclure sur la gestion du temps efficace
Comme nous l’avons vu, une gestion du temps efficace est un mélange de planification fine à court, moyen et long terme, de contrôles réguliers et de partage quotidien d’informations. En agissant ainsi, avec des délais courts et la transparence de l’information, nul doute que votre projet sera une réussite.
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