Le « onboarding » est le processus d’intégration d’une nouvelle recrue dans une entreprise ou une organisation. Ce processus s’accélère une fois l’offre d’emploi acceptée, et la vitesse peut ne pas ralentir jusqu’à ce que la nouvelle embauche atteigne sa marque de trois mois. L’objectif est d’aider les employés à se familiariser avec les produits, les services, la culture et le personnel de l’entreprise, tout en leur fournissant les outils et la formation nécessaires pour remplir leurs fonctions. Pour les gestionnaires de projet, par exemple, le processus d’intégration nécessite un plan d’action très efficace. Heureusement, cela est facilité par l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet et la création de lignes directrices pour la formation d’un bon gestionnaire de projet dès le départ.
Légèreté dans l’intégration des nouveaux gestionnaires de projet
Le premier jour dans un nouvel emploi peut être stressant, même pour quelqu’un qui a des années d’expérience en gestion de projet. Après tout, la personne sera de retour à la case départ et devra apprendre de nouvelles procédures, travailler avec une nouvelle équipe et se familiariser avec les politiques de l’entreprise. La meilleure façon d’atténuer la nervosité du premier jour est de désigner une sorte de « collègue guide » – quelqu’un qui peut répondre à toutes les questions que les chefs de projet peuvent avoir quant aux clients, aux avantages (sociaux), à la culture d’entreprise, à la structure interne et aux politiques de travail.
Un kit de bienvenue est un autre excellent moyen d’accueillir de nouveaux gestionnaires de projet. À leur arrivée, accueillez les entrepreneurs selon la politique de l’entreprise. Cela peut se traduire par un sac décoré du logo de la marque, un cahier, une tasse ou toute autre chose amusante qui marquera cet employé.
Préparez vos gestionnaires de projet avant le premier jour de travail
Personne ne veut se sentir comme un enfant maladroit et un nouveau venu à l’école, alors assurez-vous de soumettre des informations de base avant ce premier jour. Envoyez un e-mail à chaque nouvel employé avec une brève description de ce à quoi ressemblera leur premier jour afin qu’ils sachent exactement à quoi s’attendre – où garer leur voiture, comment entrer dans le bâtiment, codes vestimentaires, collations ou friandises gratuites disponibles au bureau, restaurants à proximité, etc.
Créez un projet d’intégration pour les superviseurs
Ne perdez pas de temps à donner aux nouvelles recrues une tonne de choses à mémoriser. Au lieu de cela, fournissez-leur une chose à laquelle ils peuvent se référer. Cette attitude permettra non seulement d’accélérer le processus administratif, mais aussi de faire gagner du temps à tout le monde. Nutcache est un excellent outil pour gérer des projets et unifier la communication, et il peut être utile pour le processus d’intégration. Les étapes sont simples :
1. Créez un projet : un exemple consiste à créer un projet appelé « Modèle d’intégration pour le leader X », vous dupliquez ensuite ce modèle et mettez à jour le nom pour qu’il contienne le nom de la personne embauchée.
2. Organisez le projet : remplissez les informations essentielles telles que les avantages sociaux, le régime de retraite, les informations du RH, les références de contact, etc. Ainsi, les employés peuvent trouver des réponses immédiates à des questions sur des sujets tels que les demandes de paie, les avantages sociaux, les congés, etc.
3. Ajoutez des tâches à chaque section : Cette section peut inclure des tâches de type administratif, telles que : enregistrer votre adresse mail à la base de données, indiquer les avantages sociaux que vous avez choisis, souscrire à un régime de retraite ou connecter des imprimantes d’entreprise à des ordinateurs personnels.
4. Créez un tableau de bord social : planifiez des réunions avec des personnes spécifiques, planifiez des présentations aux membres de l’équipe, etc. Cela garantit que chaque nouveau leader est familiarisé et présenté aux bonnes personnes et noue des relations au moment opportun.
Manuel de management pour les nouveaux employés
Bien que chacun ait son propre style de management, chaque gestionnaire de projet doit également suivre le même guide d’entreprise. Les gestionnaires de projet sont confrontés à des obstacles auxquels les autres employés ne sont pas confrontés. Il est donc très utile de définir des directives de base. Au cours des étapes de formation, fournissez un manuel de management auquel les nouveaux gestionnaires de projet peuvent se référer.
Le manuel devrait fournir des informations concernant les points suivants :
- Comment donner et recevoir des commentaires constructifs ;
- Comment motiver les employés de haut niveau ou non ;
- Gérer les conflits;
- Comment fonctionnent l’embauche, les entretiens et l’intégration ;
- Comment licencier un employé ;
- Gérer les congés et les absences ;
- Gestion à distance ;
- Donner une augmentation ou une promotion ;
- Comment dire non à une demande ;
- Comment et quand fournir des commentaires sur les performances ;
- Et d’autres sujets importants.
Il est également intéressant d’inclure dans le manuel des suggestions de livres pour améliorer les compétences en gestion (cela aide si l’entreprise a les livres disponibles au bureau !), les citations inspirantes et les statistiques sont également valables. Aussi, que diriez-vous de quelques suggestions de livres?
Moins de paperasse, plus de relations personnelles
En plus de l’intégration, il est important de fournir aux nouvelles recrues des informations sur les différentes équipes et rôles au sein de l’entreprise. Cela peut se faire par des réunions mensuelles avec les membres de chaque équipe donnant au nouveau collègue un bref aperçu de l’entreprise, ou des rencontres occasionnelles en face à face entre les employés. Comprendre les connexions qui transcendent les rôles permettra aux nouveaux gestionnaires de projet de vérifier quels sont les gestes qui peuvent provoquer un impact, ainsi que de les aider à comprendre comment leurs efforts s’intègrent dans l’entreprise dans son ensemble.
Sollicitez des retours et progressez
Le processus d’intégration est l’une des premières étapes de l’établissement de lignes directrices pour les gestionnaires de projet, et il peut nécessiter quelques ajustements pour s’affirmer. À mesure que de plus en plus de dirigeants se joindront à l’organisation, les processus devront continuer à s’adapter. La clé est de rechercher fréquemment des informations – d’apprendre ce qui fonctionne et de continuer à s’améliorer.
Conclusion
Bref, l’importance de l’intégration ne peut être négligée. Selon Urbanbound, une société américaine de solutions d’intégration, 75 % des employés satisfaits de l’expérience d’intégration restent fidèles à l’organisation. Épargnez-vous le fardeau de perdre un leader potentiellement formidable et le stress de trouver une nouvelle recrue.
