Lorsque vous roulez sur l’autoroute, vous pouvez voir quelle distance vous avez parcourue en regardant les bornes au bord des voies. Exactement de la même manière, les équipes de projet peuvent utiliser le jalon projet pour mesurer leurs progrès vers leurs objectifs.
Les jalons constituent un outil essentiel pour communiquer l’état du projet aux acteurs internes et externes. En fait, définir et identifier les jalons du projet, est l’une des compétences les plus importantes qu’un gestionnaire de projet doit posséder.
C’est une étape importante, par définition, qui constitue un événement important dans une tâche de projet ou un groupe de tâches. En plus d’aider les membres de l’équipe de projet et les autres parties prenantes à rester informés de l’état du projet, le jalon projet est souvent utilisé pour déterminer quand les paiements sont dus aux vendeurs et aux fournisseurs de services.
Si vous êtes nouveau dans le domaine de la gestion de projet ou que vous planifiez votre premier projet, cet aperçu vous aidera à comprendre les jalons typiques du projet que les gestionnaires de projet et les équipes utilisent au niveau de l’entreprise.
Comment sélectionner vos jalons projets ?
Pour déterminer les jalons qui conviennent à vos projets, voici quelques pistes :
• Identifiez les phases de transition. En effet, ce sont les étapes les plus connues et faciles à voir. Elles sont généralement utilisées pour des projets qui se concentrent sur le développement produit.
• Notez tous les moments où des phases se terminent. Ensuite, essayez d’y appliquer des taux d’achèvement. C’est très utile dans le cas de projets séquentiels, par exemple. Vous pouvez alors considérer que lorsque votre jalon projet atteint 100 %, il est achevé. C’est un modèle qui s’applique idéalement aux formations ou aux certifications.
• Les jalons de performance ne sont pas directement liés à l’avancement du projet. Mais ils permettent de reconnaître et d’évaluer la qualité du travail effectué. Prenons le cas de la construction d’une usine. Un jalon typique pourrait être de regarder périodiquement combien d’heures de travail ont été effectuées sans incident de sécurité.
• Enfin, vous pouvez vous concentrer sur tout ce qui concerne les livrables. En effet, c’est de loin le jalon projet le plus facile à utiliser. Parce qu’il représente une preuve tangible de progrès vers votre objectif, vous ne pouvez pas l’ignorer.
L’approbation du projet, un jalon projet primordial
Bien qu’il ne soit pas aussi communément souligné que d’autres exemples de jalon de projet, le premier jalon au cours de tout projet, est l’approbation initiale. En effet, il permet au projet d’être projeté dans l’avenir.
Pour les projets internes, ce jalon se présente souvent sous la forme d’une approbation d’un directeur du département ou d’un autre intervenant de haut niveau.
Pour d’autres projets, cette étape est habituellement marquée par l’achèvement d’un contrat de vente. C’est clairement le moment où le projet sera accepté. Une fois que le projet est approuvé, les gestionnaires de projet commencent à entrer les éléments du projet dans leur outil de gestion de projet choisi.
La revue de projet
La plupart des projets d’entreprise impliquent un long processus dans lequel les exigences du projet sont définies et rassemblées au moyen d’une série de réunions, de séances de révision et d’échanges de documents.
L’équipe de projet interprète et consolide généralement ses notes et présente au client une description détaillée des exigences. Ce travail se fait au fur et à mesure de l’appréhension du projet.
Lorsque le client ou le comité de pilotage accepte que les exigences soient documentées avec précision, une autre étape majeure du projet a été atteinte.
La mise en production
Après avoir récolté les besoins du client, une équipe de projet doit concevoir une solution qui répond aux exigences et qui remplira les termes de la portée du travail. Lorsque la conception initiale est terminée (qui prend souvent des mois ou même des années pour de gros projets), le client doit examiner la solution proposée. Ensuite, il confirmera qu’elle satisfait les objectifs du projet.
Cette mise en production est un jalon projet important pour l’ensemble d’une mission. Tous les domaines sont concernés, les logiciels, la construction et le marketing, pour n’en nommer que quelques-uns.
Le jalon gestion de projet de phase
C’est le jalon d’un projet qui intervient une fois que l’équipe de projet commence à mettre en production, ou à mettre en uvre la solution proposée. le gestionnaire de projet définira généralement des jalons spécifiques au projet liés aux composantes du travail en cours.
Par exemple, dans un projet de construction, le manager de projet aura plusieurs jalons à marquer. Ce seront des phases telles que l’encadrement, le bétonnage, l’installation de plomberie et la finition intérieure.
L’approbation finale
Le plus important de tous les jalons de la gestion de projet, bien sûr, est celui qui marque l’achèvement d’un projet. Ce jalon projet se situe généralement à la fin d’un vaste processus d’essais et de révisions.
Lors d’une dernière réunion, tous les intervenants conviennent que le travail est terminé et répond aux exigences du projet. En arrivant à cette étape, les gestionnaires de projets réussis tiennent également une réunion de suivi avec l’équipe pour discuter de ce qui a fonctionné. Ils abordent aussi ce qui aurait pu être mieux. Le but est de savoir comment fonctionner de manière encore plus efficiente et plus efficace, sur le prochain projet.
Pour conclure, vous devez hiérarchiser vos jalons projet
Chaque étape ne doit pas nécessairement être incluse dans le calendrier du projet et être transformée en jalon projet. En effet, toutes les phases du travail, ne doivent pas toujours mobiliser l’attention totale des équipes.
En fait, il faut savoir se baser sur les jalons principaux pour déterminer si le projet est sur la bonne voie. Le cas échéant, le manager de projet pourra apporter des ajustements nécessaires au calendrier. La stratégie derrière les jalons projets de la planification, est de s’assurer que les petites choses ne tombent pas dans l’oubli. En effet, cela pourrait aboutir à un échec du projet.
Cependant, le chef de projet doit s’assurer de ne pas noyer ses équipes sous les informations et de mettre en avant les choses réellement importantes.
