La gestion des congés et des vacances est un point important pour toute entreprise, qu’elle soit grande ou petite. Bien que cela puisse sembler une tâche facile, cela est bien plus que de simplement regarder une feuille de temps. Par exemple, vous devrez peut-être faire la distinction entre différents types de congés, tels que les vacances, les congés personnels, les congés de maternité, les congés de maladie ou le congé sabbatique. En outre, vous devrez peut-être suivre les vacances, les congés ou les congés payés des employés dans différents pays.
Cela signifie que vous aurez besoin de différentes politiques de congés payés pour chaque zone géographique afin de conserver toutes les données et les plages horaires de vos employés dans un seul système. Si cela ne suffit pas à semer la confusion, vous devrez également définir des quotas de licences, gérer les approbations automatiques, gérer les reports, et plus encore.
Avant d’aller plus loin, examinons les différents types de politiques de gestion des congés. Il est important de garder à l’esprit que les règles concernant ces politiques varient d’une entreprise à l’autre.
- Jours accumulés : Les jours de congé qu’un salarié peut prendre sont directement proportionnels au nombre de jours travaillés.
- Banque de congés payés : les employés se voient proposer un nombre fixe de jours de congés payés à la fois. Habituellement, la période repart à 0 le 1er janvier ou à la date où ils ont commencé à travailler. Avec cette politique, il n’y a pas de séparation entre les différentes catégories telles que les vacances, les congés de maladie ou les jours fériés.
- Congés payés illimités : les employés peuvent prendre des congés quand ils en ont besoin, à condition qu’ils fassent leur travail à temps.
- Banque d’heures : les employés gagnent des congés en fonction de leurs heures supplémentaires, au lieu de rémunérer celles-ci.
La gestion des congés rémunérés simplifiée
Heureusement, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à déclarer le temps de travail des employés et à gérer leurs congés. Cela permet aux managers d’être libres de se concentrer sur d’autres responsabilités telles que le soutien des employés, la formation et l’amélioration des processus d’équipe. Il existe également plusieurs avantages pour tous, tels que la simplification du processus de demande de congé et la possibilité d’identifier plus facilement qui est au bureau et qui ne l’est pas.
Nouveau chez Nutcache :
Nouvellement implémentée, la fonctionnalité de gestion des congés et des jours fériés vous permet d’automatiser le calcul des absences et de gérer les congés dans toute votre organisation. Avec une configuration simple, vous avez un accès facile aux demandes de congé des employés, à l’historique des congés, aux calculs et bien plus. Vous pouvez également:
Créer des types de congés
Avec le logiciel de Nutcache, la création d’un type de congé est simple. Dans le menu de l’application, il suffit de cliquer sur le signe « + » en haut à gauche de l’écran et de nommer le congé. Ex : « congé de deuil » et attribuez le temps d’absence, 24 heures par exemple.
Pour ajouter des membres spécifiques, cliquez sur « Assigner des membres » et ajoutez les employés souhaités.
Demander un congé
Les membres de l’équipe qui sont ajoutés peuvent demander un congé. Une fois la demande soumise via la feuille de temps, les gestionnaires ou la personne responsable de l’approbation de cette demande recevront une notification par courrier électronique pour approuver ou refuser la demande.
Une fois la demande approuvée ou rejetée, la personne qui l’a demandée recevra également un e-mail.
Gérer les congés
Un membre de l’équipe peut consulter son propre historique, tandis que les administrateurs ont accès à l’historique de tous les employés :
- Cumulé – nombre de jours ou d’heures qu’une personne a cumulés ;
- Utilisé – nombre de jours ou d’heures qu’une personne a utilisés ;
- Disponible – Nombre de jours ou d’heures qu’une personne peut encore demander.
Planification des jours fériés
Avez-vous des équipes réparties dans différents pays ? Ou des clients dans des zones géographiques différentes et des employés qui travaillent selon leurs horaires ? La gestion des congés pendant les vacances pour toute une équipe de travail peut être difficile. Certains employés sont payés pour l’absentéisme, tandis que d’autres sont incités à travailler les jours fériés, par exemple en étant payés plus pour la journée travaillée.
D’autres entreprises peuvent fixer des périodes de congés, pour s’assurer du bon fonctionnement de la compagnie lors des périodes de vacances, durant la haute saison. Heureusement, avec la fonction de gestion des jours fériés, vous pouvez réduire le stress lié à la gestion de vos congés.
Par exemple, vous pouvez créer un groupe de jours fériés appelé « Jours fériés – Canada » pour tous les membres de l’équipe qui partagent les mêmes fériés tout au long de l’année.
Pour créer un groupe de fériés, cliquez sur « + groupe de jours fériés ». Pour ajouter des membres spécifiques, cliquez sur « assigner des membres ».
Avantages des demandes de congés/congés automatisées
- Gagner du temps : vérifier constamment que vous disposez de suffisamment de personnel pour un projet à venir est inefficace et prend du temps. Pourquoi perdre un temps précieux à envoyer des emails dans une chaîne hiérarchique pour communiquer les demandes de congés ? Ou faire face à des jours d’attente (voire des semaines) pour une réponse? Avec un logiciel de gestion des congés rémunérés, vous pouvez vérifier la disponibilité de votre équipe dans un seul et même endroit. Les employés peuvent également consulter le temps qu’ils ont réservé ou qui a déjà été réservé par d’autres au cours de l’année, ainsi que vérifier leur solde restant sans avoir à contacter leur responsable.
- Minimiser le risque d’erreurs : non seulement le logiciel fait gagner du temps, mais il minimise également le risque d’erreur humaine lors du calcul des heures de travail des employés. Des erreurs dans le suivi des vacances/congés peuvent entraîner des erreurs de paiement, des absences et des conflits. Un calendrier des congés permet aux employés de gérer leurs demandes et leur historique de vacances, réduisant ainsi le nombre de tâches répétitives à effectuer. Dans le même temps, les erreurs telles que le dépassement des soldes de congés, la duplication et la demande de congés durant les jours fériés appartiendront au passé.
- Aie à éviter le désordre : des petites aux grandes entreprises, un processus de gestion des congés inefficace sur un lieu de travail finira par entraîner des disputes. Finalement, les règles de vacances seront enfreintes, que ce soit par accident ou par négligence. Sans un système transparent, les employés ne sauront pas s’ils ont chacun le même nombre de jours libres à utiliser, certains pourraient finir par prendre un jour de congé chaque semaine, tandis que d’autres font des heures supplémentaires, etc. Cela peut entraîner un désordre ou des conflits, ce qui peut affecter la livraison du projet.
- Évite les pénuries de personnel : une mauvaise gestion des absences peut entraîner des pénuries de personnel lorsque votre entreprise en a besoin. La personne responsable de l’approbation a accès au solde et au calendrier des congés de l’employé. Par conséquent, il est possible de prendre une décision plus ferme quant à l’approbation ou au refus de la demande.
- Rend l’équipe heureuse : tout le monde a besoin d’une pause ! Malheureusement, beaucoup de gens laissent des jours de congé accumulés de peur de faire mauvaise impression. Un processus numérique simple éliminera la pression d’avoir à postuler en personne, garantissant que les employés utilisent leurs jours de congé pour voyager, passer du temps avec leur famille et se détendre.
Prêt pour des vacances?
Si vous ne disposez pas des outils nécessaires pour suivre les présences et les congés, vous ne savez peut-être pas combien de jours de vacances vos employés prennent par an et dans quelle mesure cela affecte votre entreprise. Si vous utilisez déjà Nutcache pour enregistrer les heures de travail, vous pouvez également l’utiliser pour la gestion des congés et des vacances. En faisant cela, vous aurez les données de tout le monde au même endroit, ce qui facilitera le suivi à la fois du temps de congé et du temps de travail.
